consejos-teletrabajo-eficiente

Consejos para un teletrabajo eficiente y errores frecuentes

Definitivamente los tiempos han cambiado, pero se han originado nuevas modalidades de trabajo a distancia que permiten la continuidad de las operaciones y servicios de las empresas en forma remota, sin afectar la calidad de servicio al cliente.

Adicionalmente, para los trabajadores también representa una serie de ventajas, permitiéndoles llevar a cabo sus actividades desde diferentes espacios distintos a la empresa, como por ejemplo, el hogar.

Sin embargo, es imprescindible una adecuada organización y planificación del tiempo y de las tareas a realizar para garantizar la efectividad de las acciones, logrando además un equilibrio entre la vida personal y laboral.

En este post ofrecemos una serie de consejos para un teletrabajo eficiente, con los que, en otras palabras, se logra optimizar el tiempo dedicado al teletrabajo. Además, hablaremos de los errores frecuentes con el mismo.

1. Definir el área de trabajo y mantener el orden

Es indispensable asignar un área donde se puedan desempeñar las diversas labores del teletrabajo, instalar los equipos, y que ofrezca la privacidad necesaria para la tranquilidad y concentración del empleado.

Además de organizar el espacio de manera ordenada, con cada material y recurso en su lugar, de manera de facilitar las actividades y contribuir al bienestar mientras se trabaja.

De igual forma es importante la adecuada limpieza a fin de mantener espacios agradables y debidamente aseados para desempeñar las tareas asignadas. Para ello, se puede recurrir a los servicios de alguna buena empresa de limpieza en Madrid.

No se trata de sentarse en la cama o en el sofá con el portátil y trabajar desde allí, aunque son cosas que en momentos puntuales se pueden hacer, pero no resultan favorables establecerlas como hábitos.

Además que se debe garantizar la comodidad y el uso de elementos ergonómicos que favorezcan una correcta postura mientras se cumple con los deberes asignados.

2. Planificar la jornada

Será de gran utilidad elaborar un listado con las tareas a realizar en el día, para utilizarla como guía para el desarrollo de las funciones.

Se pueden fijar objetivos diarios con metas realistas y alcanzables, prestando atención al tiempo dedicado para alcanzar cada objetivo y así tomar acciones que hagan más eficiente la jornada.

En caso de que requieran ajustes o cambios en el plan de trabajo, comunícalo a tu supervisor inmediato.

Es necesario incluir paradas o descansos necesarios para tomar una merienda, ir al baño, despejar la mente, etc. Procurando respetar los horarios asignados, para  no afectar el rendimiento.

Si se cuenta con algún software especializado en el seguimiento de tareas, será estupendo, de lo contrario, es necesario acordar comunicación en determinados horarios con los supervisores para informar sobre la productividad alcanzada. 

3. Manejo de herramientas tecnológicas

Para el teletrabajo, es indispensable recibir la asesoría necesaria para el uso adecuado de las diversas herramientas tecnológicas que faciliten las actividades y la comunicación con la empresa y los clientes.

La empresa debe facilitar al  trabajador los equipos que requiera para llevar a cabo sus funciones.

El empleado debe ser capacitado en el uso de sistemas de conexión remota, participar en vídeo llamadas, entre otros.

Asimismo, es necesario tener acceso a las bases de datos actualizadas de la empresa para garantizar que todo sea canalizado eficientemente con los clientes y proveedores. Para ello será necesario contar con un servicio optimizado de normalización de direcciones.

4. Vestirse de forma adecuada

El hecho de estar en casa no implica relajar a la totalidad el vestuario que se use para el teletrabajo, resulta totalmente conveniente mantener el hábito de vestirse para trabajar ya que es una manera de mentalizarse que estaremos trabajando y debemos enfocarnos en eso, por lo tanto debemos concentrarnos en el cumplimiento de nuestras tareas.

consejos-para-teletrabajo

5. Evitar elementos distractores

Al estar trabajando desde casa es muy fácil que surjan diversos factores de distracción si no establecemos límites y una organización adecuada. 

Por ello es muy importante respetar el espacio asignado y el horario de trabajo para enfocarse en el trabajo, pidiendo colaboración y respeto a los miembros de nuestra familia.

6. Mantenerse conectado

Para una jornada de teletrabajo eficiente, se hace imprescindible comprender que se está trabajando y que se requiere contacto permanente con otros miembros del equipo, por lo que se debe estar disponible en los horarios de trabajo así como mantener la comunicación necesaria con los compañeros para asuntos de interés común, así consiguiendo la fluidez de las distintas labores.

7. Garantizar la seguridad y privacidad de los datos

Como el último de los consejos para un teletrabajo eficiente, en todo momento se debe respetar los datos confidenciales de la empresa donde se trabaja. Recordar que se tiene la responsabilidad de conservar información que solo le interesa a la empresa, por lo que su ubicación no debe estar al alcance de terceros ni ponerla en riesgos.

Las conversaciones de trabajo deben mantenerse de forma privada, bloquear el ordenador cuando no se esté en el lugar, etc.

Errores frecuentes en el teletrabajo que evitar

Resulta muy común relajarse en exceso y caer en condiciones que no favorecen la productividad del teletrabajo, por lo que se debe prestar la atención necesaria a estos factores para evitar que nos afecten:

1. Quedarse en pijama

Permanecer con ropa de cama durante la jornada laboral lejos de ser cómodo y relajado, es un factor que juega en nuestra contra, ya que podemos caer en una sensación de extrema relajación donde no habrá separación de las responsabilidades y será muy fácil sentir sueño aburrimiento o cansancio del teletrabajo, afectando el rendimiento y productividad.

Lo ideal será levantarse, ducharse y cambiarse de ropa, además se debe estar bien presentado ante cualquier necesidad de conexión por video llamada con la empresa o con algún cliente o proveedor.

2. No fijar horarios para el teletrabajo

Se puede creer que no hay necesidad de establecer un horario para llevar a cabo las actividades, ya que si estamos en casa a cualquier hora nos podemos conectar, pero esto es un error que puede afectar el rendimiento y el equilibrio con nuestra vida personal.

3. Trabajar desde lugares con dificultad para la conexión

Se puede pensar que aunque nos vayamos unos días de vacaciones nos podremos conectar desde cualquier lugar como la playa o la montaña, pero hay sitios donde las conexiones a internet no son tan eficientes y es importante respetar el compromiso adquirido con el teletrabajo, garantizando las óptimas condiciones para el cumplimiento de las actividades.

4. Realizar tareas del hogar mientras se trabaja

Podemos llegar a pensar que como estamos en casa, podemos hacer varias cosas a la vez, mientras nos conectamos al teletrabajo, como cocinar, poner la lavadora, entre otros.

Esto resultará terrible para nuestro rendimiento, ya que el teletrabajo eficiente requiere concentración y dedicación. Si organizamos el tiempo diario, tendremos oportunidad de cumplir con todas las actividades oportunamente, no hay necesidad de pretender hacer varias cosas a la vez que nos distraen de las responsabilidades.

5. Improvisar por no tener recursos

En momentos puntuales podemos resolver con los recursos que tengamos disponibles, pero si se trata de cumplir jornadas regulares de teletrabajo, se hace imprescindible contar con los equipos necesarios para realizar eficientemente las funciones, incluyendo mobiliario que ofrezca la comodidad necesaria a nuestro cuerpo.El teletrabajo puede resultar totalmente eficiente si seguimos estos consejos y evitamos los errores frecuentes, de hecho, puede resultar incluso más productivo que las jornadas tradicionales por todos los beneficios que representa para los trabajadores.

fax-virtual-correo

¿Tienes nuevos clientes? Envía correo de bienvenida

Si eres dueño de una empresa, tienes un cargo gerencial o comienzas un emprendimiento es importante que mantengas felices a tus clientes. Y aunque hay muchas técnicas y métodos para ello un buen recibimiento siempre marca una diferencia. Si tienes nuevos clientes, envía correos de bienvenida de esta manera le está dando a cada uno de ellos la importancia que se merece. 

Por otra parte, un correo de bienvenida da siempre una buena impresión. Demuestra que valoras que te hayan elegido en medio de la competencia. Además, te coloca como un buen anfitrión que te acerca mucho más a los clientes y te da la oportunidad de llegar a más clientes potenciales. 

Cuando alguien visita tu sitio web o tienda y envía tu dirección de correo electrónico de forma voluntaria, literalmente te ha pedido que te comuniques con él. La mejor manera de atraer nuevos suscriptores de correo electrónico es enviándoles un «correo electrónico de bienvenida» automatizado tan pronto como se registren.

El no hacerlo puede tomarse como que el cliente ha sido ignorado y obviamente, buscará otro lugar que sea más cálido. Un correo de bienvenida, por una suscripción a un servicio o simplemente si se ha solicitado información es una excelente táctica para iniciar una relación.  

Razones por la que debes enviar correos de bienvenida

Hemos simplificado la información en 4 razones que no debes pasar por alto, y que a corto plazo te dará muchos beneficios. Estás son:

1. Los correos electrónicos de bienvenida «SI» funcionan

Se ha demostrado que los correos electrónicos funcionan porque son mucho más atractivos que otros correos electrónicos de marketing. Te mostramos por qué:

Los correos electrónicos de bienvenida tienen tasas de apertura un 86% más altas que otros correos electrónicos de marketing.

El 74% de los nuevos clientes esperan recibir un correo electrónico de bienvenida.

Los suscriptores que reciben correos electrónicos de bienvenida muestran un 33% más de compromiso con la marca a largo plazo que los que no lo reciben.

Entonces, si deseas aumentar tus métricas de correo electrónico y tus ventas, prueba los correos electrónicos de bienvenida.

2. Te harán ahorrar tiempo

No tienes que estar mandando uno a uno un correo de bienvenida, este tipo de correo se envía automáticamente a los nuevos clientes. Al mismo tiempo evitan que tenga que conectarse manualmente con nuevos clientes potenciales, un proceso tedioso y que requiere mucho tiempo incluso para las empresas más pequeñas.

Siempre que adquieras un buen software de automatización de marketing detrás de ti, no tendrás problemas para configurar tu primera campaña de bienvenida. Y una vez hecho, solo te toca sentarte a esperar resultados. 

3. Crean expectativas a los clientes 

¿Alguna vez ha deseado tener un minuto para contarle a un cliente potencial sobre tu empresa, totalmente en sus términos?

En un correo electrónico de bienvenida, tu toma las decisiones. “El cliente siempre tiene la razón”, claro, pero antes de que tengan la oportunidad de pedir algo, tú tienes la oportunidad de establecer tus expectativas sobre lo que ofreces, por qué lo ofreces y cómo haces negocios.

Más específicamente, los correos electrónicos de bienvenida también deben establecer expectativas para tus métodos de comunicación por correo electrónico. ¿Qué tipo de correos electrónicos enviados? ¿Con qué frecuencia los enviará?.

Estas aclaraciones no solo pueden entusiasmar a los clientes con lo que está por venir, sino también evitar que se sorprendan con tu contenido en el futuro, que es donde comienzan a llegar las quejas de spam y las cancelaciones de suscripción.

4.  Un correo de bienvenida siempre mantendrá la atención

¡Es cierto! Los correos electrónicos de bienvenida tienen una tasa de lectura un 10% más alta que otros correos electrónicos de marketing. No desperdicies esta oportunidad única de involucrar a tus clientes potenciales mientras ya están comprometidos.

Tu correo electrónico de bienvenida debería sorprender. Crea un correo electrónico atractivo y bien diseñado que no solo dé una primera impresión positiva, sino que también ofrezca a los nuevos clientes algo que no pueden obtener en ningún otro lugar.

Y recuerda, el camino no se detiene en el pie de página del correo electrónico. Una vez que un contacto hace clic en su correo electrónico, debes seguir impresionando con una página de destino llamativa, correos electrónicos de seguimiento oportunos y otros esfuerzos de marketing que se adapten a ellos personalmente.

operador-faxvirtual

Mejor operador para tu fax virtual

Aunque parezca extraño en medio de este mundo online y las comunicaciones puedes tener la necesidad de enviar un fax. Sin embargo, lo más probable es que no tengas una gran máquina de fax porque ya se consideran obsoletas. Aunque también tienes la opción de comprar alguna de las magníficas impresoras que hay actualmente en el mercado capaces de las impresoras con un montón de servicios incluidos. Pero, más allá de modernizar la experiencia te costará mucho dinero.

Lo que puedes hacer de entrada es buscar el mejor operador para tu fax virtual. Un servicio que te ofrezca la oportunidad de enviar y/o recibir los faxes, a través de una plataforma eficiente.

Este servicios te proporciona un número de fax que puedes utilizar para enviar o recibir faxes a través de un portal web, por correo electrónico. 

Fax directo de la web

Al momento de elegir una de las opciones que se ofrecen a nivel de la web debes enfocarte en ciertos detalles. Para nosotros, el mejor operador para tu fax virtual debe tener un software que inspire confianza apenas ingreses. 

Por otra parte, debe tener muchas funciones alternativas para poder cubrir tu necesidad actual de comunicarte. Pero, sobretodo debe brindar tarifas, diversidad de planes y varios métodos de pago.  Debes pensar, que si usas un servicio con frecuencia tienes que dar con alguno que no te complique, sino que al contrario te simplifique las tareas. 

Si andas en la búsqueda de un mejor operador para tu fax virtual, has llegado justo al lugar indicado. Nuestros servicios lideran el paquete con interfaces web bien diseñadas y altamente funcionales que no inhiben tu flujo de trabajo.

A diferencia de otras empresas que tienen interfaces complicadas y se limitan solo a enviar faxes, nosotros te ofrecemos una plataforma confiable y fácil de usar. Donde no solo vas recibir y enviar fax, sino que puedes recibir correos electrónicos, gestionar llamadas y decenas de funciones más. 

Ventajas de los servicios de faxvirtual.com

La principal ventaja de nuestros servicios es que nuestra interfaz es muy fácil de manejar. De esta manera evitas la molestias que pueden causarte ver tutoriales de uso. Simplemente, al afiliarte la misma web te va indicando cuales son los pasos a seguir. 

Si te afilias a nuestro servicios te damos una libreta de direcciones en línea, lo que facilita mucho el envío de faxes al mismo contacto en el futuro. Si lo deseas, también puedes incluir una portada con tu fax en la mayoría de los casos. 

En términos de archivos adjuntos, todos los servicios de fax que proveemos admiten una amplia gama de tipos de archivos, aunque el límite de tamaño del archivo varía. Es posible obtener una vista previa de los archivos adjuntos antes de enviarlos.

Envío de faxes móviles

En pro de buscar mejoras ofrecemos ligar el servicio directo a tu correo donde podrás saber en tiempo real cuando te llegó un fax a través de tu misma bandeja de correo electrónico. 

Sabemos que muchas Pymes y trabajadores independientes se familiarizan con los diferentes métodos de comunicación, siendo el  correo electrónico y el servicios de fax lo que más que se utilizan. Por ello, nos enfocamos en mantener activas ambas herramientas, aunque ofrecen capacidades similares siempre va a interactuar el fax virtual hacia el correo electrónico o viceversa. 

Simplificando lo antes mencionado, el fax virtual va a convertir toda la información que envíes en archivos adjuntos independientes en tu bandeja de correo. Y de la misma forma todos los archivos que desees enviar a través del fax lo puedes hacer. 

De tal forma, que siempre vas a tener varias alternativas para poder recibir y enviar información desde cualquier parte del mundo, a la hora que desees. Y lo mejor, es que los costes del servicio son más bajos en relación a los gastos mensuales de papel, electricidad y al mismo tiempo ayudar a preservar el planeta.

fax-virtual-pymes

Fax virtual para PYME

Con la aparición de las nuevas tecnologías, las aplicaciones informática y la información digital, han surgido nuevos canales de comunicación que limitan el uso de los métodos tradicionales como el uso de la telefonía analógica y el correo postal.

El fax virtual es la solución más viable para tu empresa para ahorrar dinero, tiempo y sobre todo digitalizar tu compañía. Este servicio se puede ofrecer en dos modalidades: su versión actual y más utilizada que es en la nube (Cloud) o en On Premise.

En estos tiempos donde la pandemia del coronavirus ha afectado la economía a nivel mundial, es importante contar con herramientas que te permitan mantener la comunicación con los empleados proveedores y clientes.

Con el uso del Fax virtual para pyme, puedes realizar el envío o recibir un fax donde quiera que te encuentres.

Ventajas que le ofrece el  Fax virtual para pyme

Aún cuando el Fax no se utiliza con frecuencia en algunas empresas, es de gran ayuda contar con un software de Fax virtual para pyme. Con una mínima inversión te mantendrás en contacto con los proveedores y clientes de tu empresa, así no cuenten con el servicio de fax virtual y posean un sistema de comunicación obsoleto.

Por eso te queremos mostrar algunas de las muchas ventajas que te ofrece el Fax virtual para pyme.

Mínima inversión inicial

Lo que puedes invertir es totalmente inferior al que deberías realizar en el caso de que quisieras adquirir una máquina de fax.

Podrías necesitar un poco más de dinero en la inversión si además de pagar el software de la aplicación debes pagar la tarifa de un proveedor de VoIP, en el caso que no cuentes con una.

Te olvidas del coste por mantenimiento

Con el uso del Fax virtual para pyme te olvidas de tener que gastar dinero en mantenimiento. Mientras que si utilizas un fax convencional debes gastar en consumibles.

Con el uso del Fax virtual para pyme te olvidas de imprimir, por lo que no vas a tener que gastar el dinero de tu empresa en tintas.

Las máquinas de fax además necesitan de un mantenimiento preventivo para evitar que se puedan dañar, por lo que debes añadir un  gasto adicional.

Contribuimos con el cuidado del medio ambiente

El Fax virtual para pyme es una forma de enviar y recibir información de una manera ecológica, ya que al realizarlo de manera virtual no vas a necesitar imprimir. Esto permite que el gasto de papel se reduzca.

Al disminuir el uso de fax disminuyes el uso del fax los cartuchos se consumen menos, por lo que ahorras dinero y contaminas menos, ya que los cartuchos son difíciles de reciclar.

Es muy fácil de manejar

No es nada complejo recibir y enviar faxes de manera virtual. Es casi igual que enviar la información a través de un email.

Tienes más libertad de movimiento

Con una máquina de fax debes recibir y enviar faxes en el lugar donde se encuentra el aparato. Con un Fax virtual para pyme puedes realizar la misma operación donde te encuentres, solo vas a necesitar de la ayuda de un dispositivo móvil y de una conexión a internet.

Enviar Fax Online desde el email de tu empresa

Puedes enviar faxes vía email o desde el navegador web de tu preferencia. La mejor solución en la nube (cloud) o servicio On Premise.

Te permite ahorrar significativamente en el uso del papel, consumo eléctrico, toner o cartuchos, línea y por supuesto no vas a necesitar gastar para adquirir una máquina.

La recepción de la información es en formato PDF editable, así que no vas a tener problemas si necesitas realizar algunas modificaciones al documento.

También puedes recibir y enviar información en múltiples formatos como: tif, png, Microsoft Office, jpeg, txt, html, entre otros.

Puedes utilizar el mismo número de tu fax o puedes elegir otro número nacional o local.

Para mayor seguridad recibes un SMS para la confirmación de la entrega de la información o alguna alerta.

Para garantizar la integridad y autenticación del documento, cuentas con una firma digital externa.

El utilizar el servicio de Fax virtual para pyme, no vas a tener problemas legales, ya que cumple con las regulaciones legales europeas, internacionales y americanas CCPA, Dodd-Frank, GDPR, PCI-DSS y MiFID II.

fax-virtual-teletrabajo

Fax virtual en teletrabajo

A nivel mundial las empresas se están enfrentando a desafíos debido al confinamiento que ha causado el coronavirus. Por lo que algunas compañías actualmente han tenido que implementar el uso del Fax virtual en teletrabajo.

Muchas de ellas se han visto en la necesidad de utilizar las nuevas tecnologías para que los empleados puedan continuar trabajando desde sus hogares de manera normal.

Se ha notado significativamente un aumento del uso del internet, las soluciones en la nube han tenido una gran demanda y se están utilizando aplicaciones remotas para que los trabajadores puedan tener capacidades de un flujo de trabajo continuo y eficiente.

Las empresas que utilizaban las máquinas de fax, han recurrido a las soluciones virtuales como el uso del fax virtual como una herramienta del teletrabajo, para de esta manera poder evitar la pérdida de la comunicación.

Debido a la pandemia, muchas empresas se encuentran cerradas físicamente y sus empleados no pueden acudir a las oficinas.

Esto puede causar la perdida o retraso de faxes importantes o de urgencia, ya que no serán recibidos en tiempo real, si no hasta que alguno de los empleados o el dueño pueda recuperar la información que ha llegado. Indudablemente se retrasa el tiempo de respuestas.

La solución a dichos inconvenientes es el uso del fax virtual. La modalidad de trabajo virtual, sin duda alguna están creciendo y los servicios de telefonía fija están permitiendo que las empresas puedan implantar el teletrabajo como una solución a sus problemas. Con este modelo pueden ahorrar una gran cantidad de dinero en costes y la productividad de los trabajadores aumenta.

¿Cómo utilizar fax virtual en el teletrabajo?

El fax virtual le permite a los trabajadores mantenerse en comunicación continua y en tiempo real de la misma manera como se haría en la oficina. No importa donde te encuentres, puedes utilizar cualquier dispositivo móvil, lo importante es que tengas conexión a internet para poder enviar y recibir la información.

Con el uso del fax virtual, te podemos asegurar que las tareas y los documentos importantes llegarán a tiempo y no se quedarán arrumados en una mesa hasta que alguien llegue a recogerlos.

Los faxes se pueden visualizar de manera digital como un adjunto que se encuentra en el correo de la empresa o del trabajador y si necesita devolver una respuesta, puede utilizar el mismo número del remitente.

El uso del Fax virtual de la mano con el teletrabajo es la solución perfecta para que una empresa continúe trabajando con fluidez y sus ingresos no se vean afectados por que los trabajadores no puedan asistir a la oficina.

Beneficios del fax virtual y el teletrabajo

Las empresas se ven muy beneficiadas con el uso de estos dos métodos de trabajo. Debido a la pandemia producida por el COVID – 19, las operaciones digitales y las notificaciones certificadas han tenido un crecimiento de aproximadamente el 25% y el 70% respectivamente.

Tanto los trabajadores como los dueños de la empresa no dejan de trabajar y están en constante comunicación.

Flexibilidad del uso del fax virtual.

Los trabajadores tienen libertad de trabajo, es decir, pueden cumplir con sus labores donde quiera que se encuentren.

enviar-fax-virtual

¿Cómo enviar y recibir un fax virtual?

Las tecnologías van cambiando el mundo y esto trae consigo nuevas formas de hacer las cosas para cumplir los mismos objetivos. Acá dejaremos toda la información para que no quede duda de cómo enviar y recibir un fax virtual. Es un proceso sencillo, rápido y seguro que todos en la oficina deben conocer. 

El fax virtual tradicional necesitaba tener toda la información en papel y que remitente y destinatario tuvieran una línea telefónica fija, la máquina de faxes, tinta y  más papel para recibir la información. Con el fax virtual todo es más sencillo, solo es cuestión de estar conectado a internet y tener disponible un proveedor de correos electrónicos. 

¿Cómo enviar un fax virtual?

El procedimiento es fácil y rápido que permite poner información importante en manos del remitente desde cualquier parte del mundo y en el momento que desee. 

  1. En principio se necesita un proveedor servicio de fax virtual para acceder a una dirección de correo que contenga los datos requeridos. Esta información es la que permite que el correo electrónico no sea solo un simple E-mail sino que lo convierte en un fax virtual con las debidas propiedades de seguridad

La dirección que los proveedores emiten está formada por una serie de números y un dominio de servidor de fax virtual. Por ejemplo 123456789@servidor.fax

  1. Una vez que se cuenta con el servicio con solo acceder a la aplicación desde tu ordenador o desde el móvil que se identifica con el número de fax asignado
  2. Al igual que el correo electrónico lleva un asunto en el que es habitual colocar la clave que se usará para desencriptarlo la información por tanto solo la debe conocer el destinatario
  3. Se escribe la portada que antecede al documento en el campo del cuerpo del fax
  4. Se adjunta en archivo de la información que se quiere enviar que debe haber sido guardada con anterioridad en formato no editable .zip, .pdf o .tif
  5. Una vez que el archivo es parte de la información en el fax, solo queda hacer clic en “Enviar”
  6. Se espera el recibo de acuse que llega una vez que el destinatario haya accedido a la bandeja de entrada y haga clic sobre el mensaje 
recibir-fax-virtual

¿Cómo recibir un fax virtual?

Para recibir un fax virtual es necesaria una suscripción a una plataforma de servicios de fax virtual. Tal y como se explicó en el procedimiento para enviar.

  1. En principio se recibe la notificación de un nuevo fax en la bandeja de entrada
  2. Se recibe el correo con solo hacer un clic sobre el nuevo mensaje
  3. Para abrir la información se debe desencriptar usando la clave que envió el remitente
  4. Seguir las instrucciones para descargar la información en el equipo donde deba recibirse
  5. Responder por la misma vía si se considera necesario

Las formas de envío y recepción del fax virtual son muy sencillas y parecidas a las que usamos habitualmente con un correo electrónico ordinario. Las pequeñas diferencias se ven marcadas en el proveedor de servicios que se encarga de mantener la información segura y el la posibilidad de proteger bajo contraseña de acceso la descarga de los archivos recibidos.

Es muy fácil y una vez que se adquiere un plan de fax virtual la plataforma propia del proveedor suelen ser sencillas y fáciles de entender. 

Existe ya en el mercado buena cantidad de empresas de telecomunicaciones que se suman a ofrecer este servicio haciendo que los usuarios protejan la información como es debido y están siempre atentos a brindar soporte en línea de ser necesario. 

fax-virtual-garantia-seguridad

Fax online: Garantía de seguridad

Garantizar la seguridad de la comunicación a través del Fax Online es un esquema mundial  que persiguen reconocidas empresas financieras ubicadas en España, las cuales tratan de adoptar las  mejores prácticas para proveer el mejor servicio.

El almacenamiento y respaldo de registros electrónicos (incluidos los faxes online) por  un período de al menos siete años es una práctica en tendencia.

El  Fax Virtual es un sello que da seguridad

Como bien sabes, el fax virtual es una herramienta para la comunicación muy bien posicionada en el mundo financiero, destacados directivos del mundo de la banca y de las compañías de seguros, así lo reconocen.

De hecho, confían en el sinfín de opciones para almacenar pistas de auditorías, gracias a la  trazabilidad que generan las transmisiones de los faces virtuales en la nube o a través del correo electrónico.

Recordemos que las notificaciones  de entrega y/o recepción de faces electrónicos se consideran una pista de auditoría fiable y junto con otros campos se puede conocer la actividad  completa del fax virtual.

Cuando las personas expresan la preocupación de que el  e-mail esperado no ha llegado al buzón de entrada, sin duda alguna, no se tiene una constancia de que este fallo de entrega sea del todo real.

Y estos momentos embarazosos pueden evitarse con el fax virtual, blindando y garantizando la seguridad en la comunicación.

fax-virtual-seguridad

El mundo financiero apuesta por el Fax Virtual

Los sectores financieros generan un centenar de datos con niveles de criticidad altos y de extrema confidencialidad y esta información requiere estar disponible oportunamente en cualquier país del mundo de forma segura.

Estos datos deben ser transmitidos bajo un mecanismo que garantice confidencialidad de los datos económicos, por ejemplo: Informes bancarios, hipotecas,  hallazgos de auditorías, facturas, entre otros.

Considerando que el formato que ofrece un e-mail  no goza del 100% de aceptación en el sector financiero, el fax virtual es la opción, así que los faxes virtuales se consideran registros electrónicos que el sello de seguridad que buscan los empresarios.

La implementación de recursos tecnológicos como el Fax Virtual  mitiga en una buena medida la posibilidad de alteraciones de registros,  como mecanismo de control ante posibles actos de corrupción. 

En este sentido, las compañías Españolas  al contratar el proveedor de servicios para transmitir faces  virtuales deben verificar que dispongan de la plataforma tecnológica para dar seguridad y garantía a la comunicación.

Considera estos puntos al momento de contratar la compañía de Fax Virtual:

  1. Debe disponer de la opción de envió y recepción  de faxes  directamente a cualquier aplicación y al número de fax del destinatario.
  2.  Ofrecer notificaciones de recepción.
  3. Permitir el enrutamiento de los faxes entrantes a las bandejas de entrada de correo electrónico o impresoras seguras.
  4. Garantizar la transmisión de fasces seguros y en tiempo real.
  5.  Flexibilidad para una integración segura del fax virtual con otros sistemas corporativos de gestión empresarial financiera.
  6.  Disponer de un paquete empresarial y gozar de un historial de clientes que le otorguen niveles de credibilidad.

Sin duda  alguna, las funcionalidades del fax online  ayudan a evitar actividades fraudulentas y apalancar comunicaciones a través de un canal  seguro y transparente.

eco-friendly-fax

Eco-friendly fax: el servicio de mensajería que cuida el medio ambiente

El mundo está necesitado de personas que deseen cuidarlo y manejen sus consumos con responsabilidad. Las empresas por su parte usan el fax virtual para cuidar el medio ambiente y van desarrollando estrategias que ayuden a disminuir el consumo en fábricas, oficinas y hogares.

Las empresas  se adueñan de nuevas tecnologías que convierten a su personal y a sus clientes en mejores ciudadanos para el mundo. Con miras a dejar un planeta habitable para las generaciones futuras los pequeños cambios traerán grandes resultados.

Responsabilidad empresarial al usar fax virtual

Las empresas de todo tipo de servicios y canal de producción tienen la responsabilidad de trabajar causando el menor daño posible al ambiente. Deben estudiar muy bien el impacto que causan al planeta cuando producen y se enfrentan a la sociedad y considerar cualquier estrategia que minimice su consumo. 

El uso del fax virtual brinda la posibilidad de movilizar de un lado a otro la información importante entre las empresas y sus contactos, ya sean proveedores, aliados comerciales, empleados o clientes sin gastar recursos naturales en productos que hoy en día son innecesarios. 

El fax tradicional al que estaban acostumbradas las empresas requiere un habitual consumo de papel, de tinta, de cables y de una línea fija de teléfono para su funcionamiento. Todo esto mantenía un alto coste por un sistema de envío de información sobre todo por ofrecer garantías de seguridad. 

En organismos de estado o empresas de información confidencial podía apreciarse al lado de la máquina de faxes una demoledora de papel para destruir inmediatamente cantidades innumerables de hojas que no debían ser leídas por más nadie que los interesados. Esto generaba otro coste y despilfarro para la empresa. 

fax-virtual-medio-ambiente

Fax virtual es el mejor medio de comunicación para cuidar el ambiente

Fax virtual deja todo esto atrás, la idea de consumo se elimina por completo y ahora solo se necesita del ordenador habitual o de un teléfono inteligente con señal de Internet. Específicamente para el uso del fax virtual se requiere un número de línea digital y disponibilidad de acceso a la nube.

El tema de la seguridad va ganando cada vez más confianza en los usuarios y poco a poco son más las empresas que adoptan y aceptan esta estrategia de comunicación. Ya se conoce el sistema de seguridad y encriptación más a fondo y se da paso a una nueva generación de mejores habitantes en el planeta. 

Poco a poco el fax virtual va dejando saber que su sistema de transito de información es seguro. La información solo está disponible para el remitente y el destinatario quienes bajo previo acuerdo encriptan sus paquetes de información en formato no editable y con clave de acceso. 

Es necesario por el bien del planeta dejar de devorar los recursos naturales para uso indiscriminado. Ha llegado el momento de comenzar a usar la tecnología no solo para beneficio personal sino también para bien de todos en el mundo. 

Poco a poco se va sintiendo la satisfacción al saber que se está ahorrado un poco de lo que las generaciones futuras necesitarán para vivir. A la vez que se va a prendiendo de las nuevas tecnologías y haciendo uso útil de ellas, mejorando los sistemas de comunicación entre todos. 

El espacio de almacenamiento de la nube es hasta ahora incuantificable por lo que todos tenemos una opción de poner nuestras informaciones en esa cesta bajo el debido resguardo. Es cada uno quien escoge si envía un correo electrónico ordinario o convierte su información en un fax virtual sabiéndole seguro y agradable con el medio ambiente. 

fax-virtual-correo-electronico

Fax virtual: mucho más que un correo electrónico

Con la aparición del E-mail fueron muchas las máquinas de fax tradicional que comenzaron a dejar de sonar. Esto marcó un gran crecimiento dentro del marco ecológico para muchas empresas pero hoy en día el fax virtual es mucho más que un correo electrónico.

El correo enviado desde el ordenador habitualmente fue de mucha ayuda para dejar de consumir papel y tinta. Siempre en empresas de poca rigurosidad en cuento a seguridad y mucha confianza al saber a dónde se destinaban sus comunicaciones. Es una gran herramienta de comunicación y sin mayor gasto se podía llegar a cualquier parte del mundo con inmediatez. 

Pero también es cierto que las organizaciones más estrictas no abandonan el fax tradicional tan fácilmente. Se cuida cada detalle de posibles filtraciones de información por la web y no se tiene certeza de que la información se recibida únicamente por el destinatario. 

Otro tema importante es que muchos destinatarios expresaban no haber recibido la información. Esto causaba mucha inquietud y lo más confiable era seguir detrás de la máquina gastadora de papel y tinta.

Diferencias entre el fax virtual y el correo electrónico

La red es muy amplia en todo lo que tiene que ver con el direccionamiento de la información. El correo electrónico por su parte amerita en el campo de entrada. El destinatario lleva un nombre de dirección electrónica seguido de arroba y un dominio con su respectiva extensión como por ejemplo nombreyapellido@dominio.ext

Este aspecto de la dirección de correo debía tener la especificación exacta en cada detalle para que la información llegara a donde se debía. Fueron muchos casos en los que cualquier descuido podía hacer que la información fuera  a otro destino. 

correo-electronico-fax

Por su parte el fax virtual contiene el direccionamiento muy parecido al E-mail pero se forma por un numero seguido de arroba y luego existe el dominio y la extensión del mismo. Por ejemplo 0123456789@faxvirtual.ext . De igual forma invita al usuario a tener cuidado con el número a donde se marca. Ahora bien para que la información salga al mundo aún faltan otros parámetros.

El fax online espera al igual que la máquina tradicional por la confirmación de poder ser recibido por el destinatario. Para ello se crea previo acuerdo entre las partes una clave dual de encriptación de la información para que solo pueda ser decodificada y leída por el remitente y el destinatario.

Existen otros dos aspectos que convierten al fax en la solución para desechar al fin la máquina de consumo. Uno es la encriptación de la información en formatos no editables como .pdf, .tif y .zip donde el remitente cuida las posibles modificaciones que pudieran surgir durante el tránsito.

Y otra importante opción a elección del remitente es el recibo de acuse. Esta opción es controlada por el remitente y se activa una vez que el destinatario inserta los datos acordados en la clave dual. Es así como el sistema de fax virtual envía de retorno un correo de recibo de acuse y se tiene constancia de que la información fue recibida correctamente. 

Se ha hecho de vital importancia en el mundo informático crear e innovar sobre las soluciones que terminan de una vez por todas con el consumismo despilfarrado que se arrastraba desde la década de los años 80. Sin dejar de lado las exigencias de los usuarios que demandan los nuevos servicios. 

Internet se sigue nutriendo de estrategias de seguridad y compromiso por el respaldo de información hasta alcanzar que todos se sientan en el campus más seguro  como si los datos viajaran de puerta a puerta y de ser necesario de mano a mano. 

firma-electrónica

Firma electrónica para respaldar un fax virtual

Parte de la abstención para cambiarse del fax tradicional al virtual está en que los usuarios desconocen los términos legales que rigen el uso de la firma electrónica para respaldar un fax virtual.

Aparte del sistema de envío de información utilizado para el fax virtual otro aspecto de gran importancia es la seriedad y respaldo. Es necesario que la información aunque se trabaja solo de forma digital esté debidamente firmada. 

La legalidad es un aspecto importante al momento de enviar una información corporativa. Para esto existen los diseños de hoja membretadas tanto en el encabezado como en el pie de página y la firma electrónica. 

¿Es lo mismo firma electrónica y firma digital?

En principio nació la firma digital cuando se tuvo la idea de capturar en imagen la firma autógrafa. Una vez que pasaba por unos arreglos desde el punto de vista digital se creaba un archivo .gif o .jpg de la imagen y esto pasaría a ser un archivo de uso exclusivo de su autor. Sin embargo no era un sistema confiable dado que cualquier truco informático podía hacer que esa firma se colara por la red. 

Se quiere dejar clara esta diferencia porque no es lo mismo firma digital que electrónica. Esta última describe un proceso digitalizado en su totalidad y la encriptación de este dato es rigurosa. 

La firma electrónica es una imagen generada a partir de un algoritmo informático. Tiene un particular concepto jurídico y se usa para respaldar información. Se usa como partida una firma manuscrita estampada de forma digital pero es codificada y almacenada por un software comparativo con una firma existente el sistema biométrico. 

Pasos para crear una firma electrónica

  1. Se autografía sobre un sistema digital ya se con un lápiz óptico, con el mouse o incluso directamente con el dedo.
  2. Se realiza la biometría identificado de forma física y biológica de la firma.
  3. Se comparan las características propias de la firma con el resto de las que ya se encuentran almacenadas en el sistema biométrico y de ser posible crearla se respalda con la lectura de la huella, el reconocimiento facial o la voz. 
  4. Seguidamente el proceso pasa la firma por un sistema de cifrado que genera una clave de confidencialidad mediante un proceso matemático. Esto hace imposible que la firma sea usada por un tercero ya que es intransferible y se debe mantener con el debido resguardo. 
  5. Una vez que se ha creado el archivo que se quiere enviar se guarda en formatos no editables como .zip, .pdf  o ,tif. Se firma de forma electrónica por la autoridad correspondiente y enviada bajo sistema de claves simétricas

El sistema de cifrado sobre la firma hace que el fax virtual sea seguro. Este genera una clave simétrica de previo acuerdo entre el emisor y el receptor del mensaje para que viaje por la red sin ser decodificado por intrusos y llegue con total discreción a su destino. 

Se debe tener especial cuidado cuando se usa la firma electrónica ya que da validez y confiabilidad de la misma hace auditable toda información que la contenga. 

El sistema avanzado de la firma electrónica o firma biométrica permite identificar al firmante y vincular todos los datos suministrados cada vez que se hace uso de ella. Y se supone los datos son fidedignos y de absoluto conocimiento del firmante. 

En España según la Ley 59/2003 y en la Directiva del Parlamento Europeo (1999) la firma electrónica y todos los datos adjuntos a ella pueden ser utilizados para conocer para asuntos de legalidad la identificación del autor.