Qué información debe tener la portada de un fax

Muchas veces los documentos que enviamos por fax a nuestros clientes son muy largos y,  probablemente, no seamos los únicos que contactamos con ellos, por lo que el cliente puede encontrarse con un montón de documentos sin saber cuál es cuál. Si le ponemos las cosas más fáciles, seguro que nos lo agradecerá. Por eso es tan importante crear una portada para nuestro fax que contenga toda la información necesaria. También nos hace la vida más fácil para nosotros, ya que podremos organizar mejor los faxes enviados y tener siempre a mano la información de nuestros clientes. Pero, ¿qué debo incluir en la portada de mi fax? Os lo explicamos a continuación.

 

Información sobre el cliente

Puede parecer una tontería, pero es muy importante indicar a quién va dirigido el fax. Puede haber muchas personas que tengan acceso al fax, o simplemente pueden existir equivocaciones de número, por eso, al poner el nombre de la persona a quién va destinado el fax, nos aseguramos de que la persona que lo reciba sepa de quién es. Es recomendable poner todos los datos de contacto que tengamos: nombre, empresa, número de teléfono, correo electrónico, dirección, etc. Así, no sólo evitamos equivocaciones, sino que además, si nos quedamos con la portada, tendremos un fácil acceso a los datos de contacto de nuestro cliente.

Información sobre ti

Al igual que tú necesitas tener al alcance los datos de contacto de tu cliente, él los necesita sobre ti. Así que escribe tu nombre, teléfono, correo y dirección. Así le facilitas a tu cliente poder contactarte lo más rápido posible.

Resumen

Debemos poner un pequeño resumen de lo que contienen los documentos. Empieza por escribir qué tipo de documento es: si es una factura, un contrato o un formulario. También debes incluir el número de páginas, así el cliente va a saber qué esperar. Puedes también indicar si es un fax urgente, si es sólo para revisión, o para responder. Pon toda la información que te parezca relevante, pero no te olvides de que es sólo un resumen.

Fecha y hora de envío

Es muy importante poner la fecha y la hora en la que el fax haya sido enviado, ya que es posible que el cliente no lo lea al instante. Así, cuando vea el fax sabrá exactamente de cuándo es. También, al tener la fecha y la hora, tenemos una prueba de que los documentos se han enviado a tiempo.

Consejos

Con esta información tenemos más que suficiente para crear nuestra portada. Os aconsejamos que no hagáis un resumen demasiado largo, para que todo quepa en una sola página. Se recomienda utilizar la tipografía legible de tamaño estándar, por ejemplo Arial tamaño 12. Y el último consejo que os damos es que os paséis a un fax virtual, así podréis tener ordenados todos vuestros faxes, sin tener tantos papeles por toda la oficina. Además es una forma más segura de enviar documentos, y es sostenible con el medio ambiente.

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VENTAJAS DEL FAX VIRTUAL EN EL SECTOR SANITARIO

A pesar de que muchas empresas han sustituido el fax por otros sistemas más novedosos, sigue siendo uno de los principales medios de comunicación en el mundo laboral. Centrándonos un poco más en un sector concreto,  se puede decir que este servicio sigue siendo de gran utilidad por diversas razones en el sector de la sanidad.

Gracias a la evolución de las nuevas tecnologías, el fax ha dado un paso más y ahora llega a ser incluso una herramienta más útil de lo que era antes. ¿A qué me refiero con esto? Pues básicamente a la sustitución del fax tradicional por el fax virtual.

El sector sanitario siempre ha contado con el fax como medio para enviar y recibir documentos, pero, con la llegada del fax virtual, son muchos los negocios que en los años 90 han dejado atrás las anticuadas y pesadas máquinas de fax tradicionales, incorporando como sustituto el fax online. Y desde luego, no han podido tomar una mejor decisión.

 

¿Qué es el fax virtual?

El fax virtual es un sistema que ofrece el servicio de enviar y recibir información desde un correo electrónico.  Se utiliza habitualmente para encargar pedidos a otras empresas, o para el envío o recibo de documentos legales de manera rápida y cómoda. Pero, por supuesto, se le pueden dar otros muchos usos.

El fax virtual, al funcionar de manera online sin requerir la compra de ninguna máquina física, evita el problema de los faxes tradicionales de atascos de papel. Además, es totalmente ecológico ya que reduce considerablemente el consumo de papel y tinta, y solo imprimirás los faxes que realmente lo necesiten.

 

¿Qué ventajas ofrece el fax virtual en el sector sanitario?

Si alguna vez ha necesitado revisar los datos de un paciente mientras estaba fuera de la oficina, ha esperado demasiado tiempo por una autorización media, u otras situaciones similares, el fax virtual te trae la solución. Ahora podrás enviar y recibir faxes directamente a tu móvil, tablet u ordenador estés donde estés.

Si lo que te preocupa es el cambio de número de fax, olvídate de esa preocupación. Puedes conservar el número de fax con el que tus compañeros sanitarios ya cuentan, o puedes solicitar uno nuevo en caso de que no tuvieras uno o prefieras cambiarlo.

La eficiencia que ofrece el fax virtual es incomparable, ya que te resultará mucho más fácil leer cualquier documento que recibas desde cualquier lugar, incluso pudiendo llegar a archivar o reenviar faxes a través de internet. Además, como muchos médicos, enfermeros u otros trabajadores del sector sanitario requieren, podrás contar con varias cuentas de correo electrónico donde incluir tu fax online, lo que facilitará la organización en el trabajo.

Una de las mayores preocupaciones en la sanidad es la seguridad de la documentación. El servicio de fax proporciona medidas de seguridad técnica, física, y procedimental. Tras haber enviado un fax, recibirás de forma inmediata un acuse de recibo indicando si el fax se ha recibido correctamente, por lo que ya no tendrás de qué preocuparte.

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Seguridad para tu empresa con faxvirtual

Tener tu propia empresa es como tener un hijo. Queremos lo mejor para ella, que se pueda desarrollar y que siempre esté a salvo. No queremos que le pase nada malo y por eso siempre nos preocupamos por su seguridad. Siempre hay que tener cuidado, ya que nunca sabemos cómo pueden dañar a nuestro negocio, sobre todo ahora con la llegada de nuevas tecnologías. Por eso hoy, os presentamos cómo utilizar un fax virtual os puede ayudar a mantener la seguridad de vuestra empresa. Seguir leyendo Seguridad para tu empresa con faxvirtual

Los millennials no son maestros de las tecnologías

Desde hace mucho tiempo los millennials son considerados como expertos en el mundo digital por naturaleza; es lógico, ya que han nacido y crecido en la era de la revolución tecnológica. Esto lleva a que muchas empresas se asusten al ver que las nuevas generaciones profesionales manejan las tecnologías a niveles bastantes más avanzados que los propios directivos.

Ahora bien, ¿estas jóvenes promesas digitales realmente se encuentran a la altura cuando hablamos de la tecnología empresarial? Seguir leyendo Los millennials no son maestros de las tecnologías

Despídete de los problemas que genera el fax tradicional

El Fax, a pesar de ser un servicio muy antiguo, se sigue utilizando hoy en día ya que ofrece ciertas funciones y comodidades que son indispensables en una empresa. Pero cuando fue inventado en 1843, Alexander Bain contaba con pocas herramientas como para que fuera completamente funcional, ya que causaba numerosos problemas.

Tras muchas modificaciones, y gracias a la tecnología de la que disponemos, se ha logrado crear una máquina de fax que ha resultado ser realmente útil durante muchos años. Pero como la tecnología avanza cada vez más rápido, incluso el enviar material escaneado impreso con la necesidad de disponer de una máquina física, se ha quedado obsoleto. Seguir leyendo Despídete de los problemas que genera el fax tradicional

El mejor fax virtual ya a tu alcance

Todos hemos tenido alguna vez la fantasía de adquirir un producto o servicio de calidad e innovador a un precio de ensueño; pues ha llegado tu momento. En faxvirtual.com podrás tener a tu alcance lo que estabas buscando, un fax virtual barato pero que te ofrece los mejores servicios. Hoy en día, el mundo online lo es todo, por lo que es imprescindible contar con elementos y servicios digitales que te ayuden a vivir de una manera más eficiente pero que a su vez sean respetuosos con el medio ambiente. Seguir leyendo El mejor fax virtual ya a tu alcance

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Asegura tus comunicaciones con Faxvirtual

Una de los principales ventajas que presenta el servicio de fax virtual frente al correo electrónico es la seguridad que este proporciona en las comunicaciones, ya que el servicio de fax nos permite conocer con fiabilidad si el destinatario lo ha recibido efectivamente. Esto es especialmente útil en el marco de comunicaciones importantes, como es el caso de la notificación de requerimientos o el envío de documentación importante. Esta característica precisamente es la que hace que sean muchísimos los profesionales del sector jurídico que emplean el fax para llevar a cabo sus comunicaciones, por la fiabilidad y trazabilidad de la que permite disfrutar. Seguir leyendo Asegura tus comunicaciones con Faxvirtual

El fax virtual libre de sustancias dañinas para nuestra salud

Muchos dispositivos tecnológicos tienen un efecto negativo en nuestra salud debido a diversas sustancias nocivas que diversos elementos de los mismos contienen.

Hace relativamente poco tiempo, la sociedad no era consciente de los efectos que podían provocar en el organismo ciertos compuestos. Sin embargo, en la actualidad, la sociedad está mucho más concienciada acerca de estos productos peligrosos gracias a los estudios diarios que se realizan para eliminar aquello que nos hace mal. Seguir leyendo El fax virtual libre de sustancias dañinas para nuestra salud

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Fax virtual, comprometido con la ecología

Los servicios de fax tradicional requieren para su funcionamiento de determinados suministros como son el papel, la tinta y la luz para que funcione la máquina de fax. Esto supone incurrir constantemente en gastos para la empresa, por no mencionar la necesidad de la inversión inicial en maquinaria así como el mantenimiento necesario para que todo funcione correctamente.

Por el contrario, el servicio de fax virtual permite que tu empresa ahorre muchísimo en comparación con el servicio de fax tradicional, ya que no necesita de inversión ni instalación para disfrutar del servicio, ni requiere ningún tipo de suministro. ¡Olvídate del papel, tóner y factura de la luz! Seguir leyendo Fax virtual, comprometido con la ecología