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Consejos para un teletrabajo eficiente y errores frecuentes

Definitivamente los tiempos han cambiado, pero se han originado nuevas modalidades de trabajo a distancia que permiten la continuidad de las operaciones y servicios de las empresas en forma remota, sin afectar la calidad de servicio al cliente.

Adicionalmente, para los trabajadores también representa una serie de ventajas, permitiéndoles llevar a cabo sus actividades desde diferentes espacios distintos a la empresa, como por ejemplo, el hogar.

Sin embargo, es imprescindible una adecuada organización y planificación del tiempo y de las tareas a realizar para garantizar la efectividad de las acciones, logrando además un equilibrio entre la vida personal y laboral.

En este post ofrecemos una serie de consejos para un teletrabajo eficiente, con los que, en otras palabras, se logra optimizar el tiempo dedicado al teletrabajo. Además, hablaremos de los errores frecuentes con el mismo.

1. Definir el área de trabajo y mantener el orden

Es indispensable asignar un área donde se puedan desempeñar las diversas labores del teletrabajo, instalar los equipos, y que ofrezca la privacidad necesaria para la tranquilidad y concentración del empleado.

Además de organizar el espacio de manera ordenada, con cada material y recurso en su lugar, de manera de facilitar las actividades y contribuir al bienestar mientras se trabaja.

De igual forma es importante la adecuada limpieza a fin de mantener espacios agradables y debidamente aseados para desempeñar las tareas asignadas. Para ello, se puede recurrir a los servicios de alguna buena empresa de limpieza en Madrid.

No se trata de sentarse en la cama o en el sofá con el portátil y trabajar desde allí, aunque son cosas que en momentos puntuales se pueden hacer, pero no resultan favorables establecerlas como hábitos.

Además que se debe garantizar la comodidad y el uso de elementos ergonómicos que favorezcan una correcta postura mientras se cumple con los deberes asignados.

2. Planificar la jornada

Será de gran utilidad elaborar un listado con las tareas a realizar en el día, para utilizarla como guía para el desarrollo de las funciones.

Se pueden fijar objetivos diarios con metas realistas y alcanzables, prestando atención al tiempo dedicado para alcanzar cada objetivo y así tomar acciones que hagan más eficiente la jornada.

En caso de que requieran ajustes o cambios en el plan de trabajo, comunícalo a tu supervisor inmediato.

Es necesario incluir paradas o descansos necesarios para tomar una merienda, ir al baño, despejar la mente, etc. Procurando respetar los horarios asignados, para  no afectar el rendimiento.

Si se cuenta con algún software especializado en el seguimiento de tareas, será estupendo, de lo contrario, es necesario acordar comunicación en determinados horarios con los supervisores para informar sobre la productividad alcanzada. 

3. Manejo de herramientas tecnológicas

Para el teletrabajo, es indispensable recibir la asesoría necesaria para el uso adecuado de las diversas herramientas tecnológicas que faciliten las actividades y la comunicación con la empresa y los clientes.

La empresa debe facilitar al  trabajador los equipos que requiera para llevar a cabo sus funciones.

El empleado debe ser capacitado en el uso de sistemas de conexión remota, participar en vídeo llamadas, entre otros.

Asimismo, es necesario tener acceso a las bases de datos actualizadas de la empresa para garantizar que todo sea canalizado eficientemente con los clientes y proveedores. Para ello será necesario contar con un servicio optimizado de normalización de direcciones.

4. Vestirse de forma adecuada

El hecho de estar en casa no implica relajar a la totalidad el vestuario que se use para el teletrabajo, resulta totalmente conveniente mantener el hábito de vestirse para trabajar ya que es una manera de mentalizarse que estaremos trabajando y debemos enfocarnos en eso, por lo tanto debemos concentrarnos en el cumplimiento de nuestras tareas.

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5. Evitar elementos distractores

Al estar trabajando desde casa es muy fácil que surjan diversos factores de distracción si no establecemos límites y una organización adecuada. 

Por ello es muy importante respetar el espacio asignado y el horario de trabajo para enfocarse en el trabajo, pidiendo colaboración y respeto a los miembros de nuestra familia.

6. Mantenerse conectado

Para una jornada de teletrabajo eficiente, se hace imprescindible comprender que se está trabajando y que se requiere contacto permanente con otros miembros del equipo, por lo que se debe estar disponible en los horarios de trabajo así como mantener la comunicación necesaria con los compañeros para asuntos de interés común, así consiguiendo la fluidez de las distintas labores.

7. Garantizar la seguridad y privacidad de los datos

Como el último de los consejos para un teletrabajo eficiente, en todo momento se debe respetar los datos confidenciales de la empresa donde se trabaja. Recordar que se tiene la responsabilidad de conservar información que solo le interesa a la empresa, por lo que su ubicación no debe estar al alcance de terceros ni ponerla en riesgos.

Las conversaciones de trabajo deben mantenerse de forma privada, bloquear el ordenador cuando no se esté en el lugar, etc.

Errores frecuentes en el teletrabajo que evitar

Resulta muy común relajarse en exceso y caer en condiciones que no favorecen la productividad del teletrabajo, por lo que se debe prestar la atención necesaria a estos factores para evitar que nos afecten:

1. Quedarse en pijama

Permanecer con ropa de cama durante la jornada laboral lejos de ser cómodo y relajado, es un factor que juega en nuestra contra, ya que podemos caer en una sensación de extrema relajación donde no habrá separación de las responsabilidades y será muy fácil sentir sueño aburrimiento o cansancio del teletrabajo, afectando el rendimiento y productividad.

Lo ideal será levantarse, ducharse y cambiarse de ropa, además se debe estar bien presentado ante cualquier necesidad de conexión por video llamada con la empresa o con algún cliente o proveedor.

2. No fijar horarios para el teletrabajo

Se puede creer que no hay necesidad de establecer un horario para llevar a cabo las actividades, ya que si estamos en casa a cualquier hora nos podemos conectar, pero esto es un error que puede afectar el rendimiento y el equilibrio con nuestra vida personal.

3. Trabajar desde lugares con dificultad para la conexión

Se puede pensar que aunque nos vayamos unos días de vacaciones nos podremos conectar desde cualquier lugar como la playa o la montaña, pero hay sitios donde las conexiones a internet no son tan eficientes y es importante respetar el compromiso adquirido con el teletrabajo, garantizando las óptimas condiciones para el cumplimiento de las actividades.

4. Realizar tareas del hogar mientras se trabaja

Podemos llegar a pensar que como estamos en casa, podemos hacer varias cosas a la vez, mientras nos conectamos al teletrabajo, como cocinar, poner la lavadora, entre otros.

Esto resultará terrible para nuestro rendimiento, ya que el teletrabajo eficiente requiere concentración y dedicación. Si organizamos el tiempo diario, tendremos oportunidad de cumplir con todas las actividades oportunamente, no hay necesidad de pretender hacer varias cosas a la vez que nos distraen de las responsabilidades.

5. Improvisar por no tener recursos

En momentos puntuales podemos resolver con los recursos que tengamos disponibles, pero si se trata de cumplir jornadas regulares de teletrabajo, se hace imprescindible contar con los equipos necesarios para realizar eficientemente las funciones, incluyendo mobiliario que ofrezca la comodidad necesaria a nuestro cuerpo.El teletrabajo puede resultar totalmente eficiente si seguimos estos consejos y evitamos los errores frecuentes, de hecho, puede resultar incluso más productivo que las jornadas tradicionales por todos los beneficios que representa para los trabajadores.

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Mejor operador para tu fax virtual

Aunque parezca extraño en medio de este mundo online y las comunicaciones puedes tener la necesidad de enviar un fax. Sin embargo, lo más probable es que no tengas una gran máquina de fax porque ya se consideran obsoletas. Aunque también tienes la opción de comprar alguna de las magníficas impresoras que hay actualmente en el mercado capaces de las impresoras con un montón de servicios incluidos. Pero, más allá de modernizar la experiencia te costará mucho dinero.

Lo que puedes hacer de entrada es buscar el mejor operador para tu fax virtual. Un servicio que te ofrezca la oportunidad de enviar y/o recibir los faxes, a través de una plataforma eficiente.

Este servicios te proporciona un número de fax que puedes utilizar para enviar o recibir faxes a través de un portal web, por correo electrónico. 

Fax directo de la web

Al momento de elegir una de las opciones que se ofrecen a nivel de la web debes enfocarte en ciertos detalles. Para nosotros, el mejor operador para tu fax virtual debe tener un software que inspire confianza apenas ingreses. 

Por otra parte, debe tener muchas funciones alternativas para poder cubrir tu necesidad actual de comunicarte. Pero, sobretodo debe brindar tarifas, diversidad de planes y varios métodos de pago.  Debes pensar, que si usas un servicio con frecuencia tienes que dar con alguno que no te complique, sino que al contrario te simplifique las tareas. 

Si andas en la búsqueda de un mejor operador para tu fax virtual, has llegado justo al lugar indicado. Nuestros servicios lideran el paquete con interfaces web bien diseñadas y altamente funcionales que no inhiben tu flujo de trabajo.

A diferencia de otras empresas que tienen interfaces complicadas y se limitan solo a enviar faxes, nosotros te ofrecemos una plataforma confiable y fácil de usar. Donde no solo vas recibir y enviar fax, sino que puedes recibir correos electrónicos, gestionar llamadas y decenas de funciones más. 

Ventajas de los servicios de faxvirtual.com

La principal ventaja de nuestros servicios es que nuestra interfaz es muy fácil de manejar. De esta manera evitas la molestias que pueden causarte ver tutoriales de uso. Simplemente, al afiliarte la misma web te va indicando cuales son los pasos a seguir. 

Si te afilias a nuestro servicios te damos una libreta de direcciones en línea, lo que facilita mucho el envío de faxes al mismo contacto en el futuro. Si lo deseas, también puedes incluir una portada con tu fax en la mayoría de los casos. 

En términos de archivos adjuntos, todos los servicios de fax que proveemos admiten una amplia gama de tipos de archivos, aunque el límite de tamaño del archivo varía. Es posible obtener una vista previa de los archivos adjuntos antes de enviarlos.

Envío de faxes móviles

En pro de buscar mejoras ofrecemos ligar el servicio directo a tu correo donde podrás saber en tiempo real cuando te llegó un fax a través de tu misma bandeja de correo electrónico. 

Sabemos que muchas Pymes y trabajadores independientes se familiarizan con los diferentes métodos de comunicación, siendo el  correo electrónico y el servicios de fax lo que más que se utilizan. Por ello, nos enfocamos en mantener activas ambas herramientas, aunque ofrecen capacidades similares siempre va a interactuar el fax virtual hacia el correo electrónico o viceversa. 

Simplificando lo antes mencionado, el fax virtual va a convertir toda la información que envíes en archivos adjuntos independientes en tu bandeja de correo. Y de la misma forma todos los archivos que desees enviar a través del fax lo puedes hacer. 

De tal forma, que siempre vas a tener varias alternativas para poder recibir y enviar información desde cualquier parte del mundo, a la hora que desees. Y lo mejor, es que los costes del servicio son más bajos en relación a los gastos mensuales de papel, electricidad y al mismo tiempo ayudar a preservar el planeta.

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Fax virtual para PYME

Con la aparición de las nuevas tecnologías, las aplicaciones informática y la información digital, han surgido nuevos canales de comunicación que limitan el uso de los métodos tradicionales como el uso de la telefonía analógica y el correo postal.

El fax virtual es la solución más viable para tu empresa para ahorrar dinero, tiempo y sobre todo digitalizar tu compañía. Este servicio se puede ofrecer en dos modalidades: su versión actual y más utilizada que es en la nube (Cloud) o en On Premise.

En estos tiempos donde la pandemia del coronavirus ha afectado la economía a nivel mundial, es importante contar con herramientas que te permitan mantener la comunicación con los empleados proveedores y clientes.

Con el uso del Fax virtual para pyme, puedes realizar el envío o recibir un fax donde quiera que te encuentres.

Ventajas que le ofrece el  Fax virtual para pyme

Aún cuando el Fax no se utiliza con frecuencia en algunas empresas, es de gran ayuda contar con un software de Fax virtual para pyme. Con una mínima inversión te mantendrás en contacto con los proveedores y clientes de tu empresa, así no cuenten con el servicio de fax virtual y posean un sistema de comunicación obsoleto.

Por eso te queremos mostrar algunas de las muchas ventajas que te ofrece el Fax virtual para pyme.

Mínima inversión inicial

Lo que puedes invertir es totalmente inferior al que deberías realizar en el caso de que quisieras adquirir una máquina de fax.

Podrías necesitar un poco más de dinero en la inversión si además de pagar el software de la aplicación debes pagar la tarifa de un proveedor de VoIP, en el caso que no cuentes con una.

Te olvidas del coste por mantenimiento

Con el uso del Fax virtual para pyme te olvidas de tener que gastar dinero en mantenimiento. Mientras que si utilizas un fax convencional debes gastar en consumibles.

Con el uso del Fax virtual para pyme te olvidas de imprimir, por lo que no vas a tener que gastar el dinero de tu empresa en tintas.

Las máquinas de fax además necesitan de un mantenimiento preventivo para evitar que se puedan dañar, por lo que debes añadir un  gasto adicional.

Contribuimos con el cuidado del medio ambiente

El Fax virtual para pyme es una forma de enviar y recibir información de una manera ecológica, ya que al realizarlo de manera virtual no vas a necesitar imprimir. Esto permite que el gasto de papel se reduzca.

Al disminuir el uso de fax disminuyes el uso del fax los cartuchos se consumen menos, por lo que ahorras dinero y contaminas menos, ya que los cartuchos son difíciles de reciclar.

Es muy fácil de manejar

No es nada complejo recibir y enviar faxes de manera virtual. Es casi igual que enviar la información a través de un email.

Tienes más libertad de movimiento

Con una máquina de fax debes recibir y enviar faxes en el lugar donde se encuentra el aparato. Con un Fax virtual para pyme puedes realizar la misma operación donde te encuentres, solo vas a necesitar de la ayuda de un dispositivo móvil y de una conexión a internet.

Enviar Fax Online desde el email de tu empresa

Puedes enviar faxes vía email o desde el navegador web de tu preferencia. La mejor solución en la nube (cloud) o servicio On Premise.

Te permite ahorrar significativamente en el uso del papel, consumo eléctrico, toner o cartuchos, línea y por supuesto no vas a necesitar gastar para adquirir una máquina.

La recepción de la información es en formato PDF editable, así que no vas a tener problemas si necesitas realizar algunas modificaciones al documento.

También puedes recibir y enviar información en múltiples formatos como: tif, png, Microsoft Office, jpeg, txt, html, entre otros.

Puedes utilizar el mismo número de tu fax o puedes elegir otro número nacional o local.

Para mayor seguridad recibes un SMS para la confirmación de la entrega de la información o alguna alerta.

Para garantizar la integridad y autenticación del documento, cuentas con una firma digital externa.

El utilizar el servicio de Fax virtual para pyme, no vas a tener problemas legales, ya que cumple con las regulaciones legales europeas, internacionales y americanas CCPA, Dodd-Frank, GDPR, PCI-DSS y MiFID II.

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Fax virtual en teletrabajo

A nivel mundial las empresas se están enfrentando a desafíos debido al confinamiento que ha causado el coronavirus. Por lo que algunas compañías actualmente han tenido que implementar el uso del Fax virtual en teletrabajo.

Muchas de ellas se han visto en la necesidad de utilizar las nuevas tecnologías para que los empleados puedan continuar trabajando desde sus hogares de manera normal.

Se ha notado significativamente un aumento del uso del internet, las soluciones en la nube han tenido una gran demanda y se están utilizando aplicaciones remotas para que los trabajadores puedan tener capacidades de un flujo de trabajo continuo y eficiente.

Las empresas que utilizaban las máquinas de fax, han recurrido a las soluciones virtuales como el uso del fax virtual como una herramienta del teletrabajo, para de esta manera poder evitar la pérdida de la comunicación.

Debido a la pandemia, muchas empresas se encuentran cerradas físicamente y sus empleados no pueden acudir a las oficinas.

Esto puede causar la perdida o retraso de faxes importantes o de urgencia, ya que no serán recibidos en tiempo real, si no hasta que alguno de los empleados o el dueño pueda recuperar la información que ha llegado. Indudablemente se retrasa el tiempo de respuestas.

La solución a dichos inconvenientes es el uso del fax virtual. La modalidad de trabajo virtual, sin duda alguna están creciendo y los servicios de telefonía fija están permitiendo que las empresas puedan implantar el teletrabajo como una solución a sus problemas. Con este modelo pueden ahorrar una gran cantidad de dinero en costes y la productividad de los trabajadores aumenta.

¿Cómo utilizar fax virtual en el teletrabajo?

El fax virtual le permite a los trabajadores mantenerse en comunicación continua y en tiempo real de la misma manera como se haría en la oficina. No importa donde te encuentres, puedes utilizar cualquier dispositivo móvil, lo importante es que tengas conexión a internet para poder enviar y recibir la información.

Con el uso del fax virtual, te podemos asegurar que las tareas y los documentos importantes llegarán a tiempo y no se quedarán arrumados en una mesa hasta que alguien llegue a recogerlos.

Los faxes se pueden visualizar de manera digital como un adjunto que se encuentra en el correo de la empresa o del trabajador y si necesita devolver una respuesta, puede utilizar el mismo número del remitente.

El uso del Fax virtual de la mano con el teletrabajo es la solución perfecta para que una empresa continúe trabajando con fluidez y sus ingresos no se vean afectados por que los trabajadores no puedan asistir a la oficina.

Beneficios del fax virtual y el teletrabajo

Las empresas se ven muy beneficiadas con el uso de estos dos métodos de trabajo. Debido a la pandemia producida por el COVID – 19, las operaciones digitales y las notificaciones certificadas han tenido un crecimiento de aproximadamente el 25% y el 70% respectivamente.

Tanto los trabajadores como los dueños de la empresa no dejan de trabajar y están en constante comunicación.

Flexibilidad del uso del fax virtual.

Los trabajadores tienen libertad de trabajo, es decir, pueden cumplir con sus labores donde quiera que se encuentren.

El fax sigue siendo indispensable en las empresas

Hoy en día se percibe el fax como un invento pasado de moda. Las nuevas tecnologías y la digitalización, parecen cubrir ampliamente las necesidades de intercambio de información, superando al fax tradicional.
Pero si consideramos el fax como un medio sin viabilidad actualmente, nos estaremos equivocando, ya que dicho invento ha ido evolucionando con las nuevas tecnologías, para poder ofrecer un sistema más adaptado a las herramientas de la digitalización y dio como resultado el fax por correo electrónico.
El fax por electrónico difiere del fax tradicional en que ya no es un medio de comunicación aislado sino que se ha integrado en un sistema de comunicación unificado. Este sistema reúne nuevos servicios destinados a profesionales de empresa. Gracias a las nuevas tecnologías, se juntan fax y otros medios de comunicación interpersonal en tiempo real, así como herramientas informáticas para ahorrar en costes y tiempo de gestión de multitud de aparatos.
Gracias a la facilidad del uso del fax como un simple correo, este medio ha podido conservar su atractivo en cuanto a las utilidades que le son propias.
El fax posee las mismas ventajas que cualquier otro medio de comunicación digital en cuanto al intercambio rápido de información. El fax se adapta a la movilidad de su utilizador con la única condición de que este disponga de Internet.
Y en cuanto a confidencialidad de los documentos intercambiados, el fax por correo mantiene las misma seguridad que el fax tradicional en lo que respecta el envío y recepción de documentos.
Por otra parte el fax tiene un éxito importante en cuanto a ahorros. Las empresas que eligen un sistema de fax por correo ahorran en aparatos físicos así como en su mantenimiento. El fax por correo electrónico implica también un ahorro en la impresión de documentos en cuanto a tinta y papel.
El fax sigue manteniendo su base sólida, y continúa siendo indispensable, y debe de seguir funcionando en las empresas.