Las tecnologías van cambiando el mundo y esto trae consigo nuevas formas de hacer las cosas para cumplir los mismos objetivos. Acá dejaremos toda la información para que no quede duda de cómo enviar y recibir un fax virtual. Es un proceso sencillo, rápido y seguro que todos en la oficina deben conocer. 

El fax virtual tradicional necesitaba tener toda la información en papel y que remitente y destinatario tuvieran una línea telefónica fija, la máquina de faxes, tinta y  más papel para recibir la información. Con el fax virtual todo es más sencillo, solo es cuestión de estar conectado a internet y tener disponible un proveedor de correos electrónicos. 

¿Cómo enviar un fax virtual?

El procedimiento es fácil y rápido que permite poner información importante en manos del remitente desde cualquier parte del mundo y en el momento que desee. 

1. En principio se necesita un proveedor servicio de fax virtual para acceder a una dirección de correo que contenga los datos requeridos. Esta información es la que permite que el correo electrónico no sea solo un simple E-mail sino que lo convierte en un fax virtual con las debidas propiedades de seguridad

La dirección que los proveedores emiten está formada por una serie de números y un dominio de servidor de fax virtual. Por ejemplo 123456789@servidor.fax

1. Una vez que se cuenta con el servicio con solo acceder a la aplicación desde tu ordenador o desde el móvil que se identifica con el número de fax asignado
2. Al igual que el correo electrónico lleva un asunto en el que es habitual colocar la clave que se usará para desencriptarlo la información por tanto solo la debe conocer el destinatario
3. Se escribe la portada que antecede al documento en el campo del cuerpo del fax
4. Se adjunta en archivo de la información que se quiere enviar que debe haber sido guardada con anterioridad en formato no editable .zip, .pdf o .tif
5. Una vez que el archivo es parte de la información en el fax, solo queda hacer clic en “Enviar”
6. Se espera el recibo de acuse que llega una vez que el destinatario haya accedido a la bandeja de entrada y haga clic sobre el mensaje 

¿Cómo recibir un fax virtual?

Para recibir un fax virtual es necesaria una suscripción a una plataforma de servicios de fax virtual. Tal y como se explicó en el procedimiento para enviar.

1. En principio se recibe la notificación de un nuevo fax en la bandeja de entrada
2. Se recibe el correo con solo hacer un clic sobre el nuevo mensaje
3. Para abrir la información se debe desencriptar usando la clave que envió el remitente
4. Seguir las instrucciones para descargar la información en el equipo donde deba recibirse
5. Responder por la misma vía si se considera necesario

Las formas de envío y recepción del fax virtual son muy sencillas y parecidas a las que usamos habitualmente con un correo electrónico ordinario. Las pequeñas diferencias se ven marcadas en el proveedor de servicios que se encarga de mantener la información segura y el la posibilidad de proteger bajo contraseña de acceso la descarga de los archivos recibidos.

Es muy fácil y una vez que se adquiere un plan de fax virtual la plataforma propia del proveedor suelen ser sencillas y fáciles de entender. 

Existe ya en el mercado buena cantidad de empresas de telecomunicaciones que se suman a ofrecer este servicio haciendo que los usuarios protejan la información como es debido y están siempre atentos a brindar soporte en línea de ser necesario. 

Garantizar la seguridad de la comunicación a través del Fax Online es un esquema mundial  que persiguen reconocidas empresas financieras ubicadas en España, las cuales tratan de adoptar las  mejores prácticas para proveer el mejor servicio.

El almacenamiento y respaldo de registros electrónicos (incluidos los faxes online) por  un período de al menos siete años es una práctica en tendencia.

El  Fax Virtual es un sello que da seguridad

Como bien sabes, el fax virtual es una herramienta para la comunicación muy bien posicionada en el mundo financiero, destacados directivos del mundo de la banca y de las compañías de seguros, así lo reconocen.

De hecho, confían en el sinfín de opciones para almacenar pistas de auditorías, gracias a la  trazabilidad que generan las transmisiones de los faces virtuales en la nube o a través del correo electrónico.

Recordemos que las notificaciones  de entrega y/o recepción de faces electrónicos se consideran una pista de auditoría fiable y junto con otros campos se puede conocer la actividad  completa del fax virtual.

Cuando las personas expresan la preocupación de que el  e-mail esperado no ha llegado al buzón de entrada, sin duda alguna, no se tiene una constancia de que este fallo de entrega sea del todo real.

Y estos momentos embarazosos pueden evitarse con el fax virtual, blindando y garantizando la seguridad en la comunicación.

El mundo financiero apuesta por el Fax Virtual

Los sectores financieros generan un centenar de datos con niveles de criticidad altos y de extrema confidencialidad y esta información requiere estar disponible oportunamente en cualquier país del mundo de forma segura.

Estos datos deben ser transmitidos bajo un mecanismo que garantice confidencialidad de los datos económicos, por ejemplo: Informes bancarios, hipotecas,  hallazgos de auditorías, facturas, entre otros.

Considerando que el formato que ofrece un e-mail  no goza del 100% de aceptación en el sector financiero, el fax virtual es la opción, así que los faxes virtuales se consideran registros electrónicos que el sello de seguridad que buscan los empresarios.

La implementación de recursos tecnológicos como el Fax Virtual  mitiga en una buena medida la posibilidad de alteraciones de registros,  como mecanismo de control ante posibles actos de corrupción. 

En este sentido, las compañías Españolas  al contratar el proveedor de servicios para transmitir faces  virtuales deben verificar que dispongan de la plataforma tecnológica para dar seguridad y garantía a la comunicación.

Considera estos puntos al momento de contratar la compañía de Fax Virtual:

1. Debe disponer de la opción de envió y recepción  de faxes  directamente a cualquier aplicación y al número de fax del destinatario.
2.  Ofrecer notificaciones de recepción.
3. Permitir el enrutamiento de los faxes entrantes a las bandejas de entrada de correo electrónico o impresoras seguras.
4. Garantizar la transmisión de fasces seguros y en tiempo real.
5.  Flexibilidad para una integración segura del fax virtual con otros sistemas corporativos de gestión empresarial financiera.
6.  Disponer de un paquete empresarial y gozar de un historial de clientes que le otorguen niveles de credibilidad.

Sin duda  alguna, las funcionalidades del fax online  ayudan a evitar actividades fraudulentas y apalancar comunicaciones a través de un canal  seguro y transparente.

El mundo está necesitado de personas que deseen cuidarlo y manejen sus consumos con responsabilidad. Las empresas por su parte usan el fax virtual para cuidar el medio ambiente y van desarrollando estrategias que ayuden a disminuir el consumo en fábricas, oficinas y hogares.

Las empresas  se adueñan de nuevas tecnologías que convierten a su personal y a sus clientes en mejores ciudadanos para el mundo. Con miras a dejar un planeta habitable para las generaciones futuras los pequeños cambios traerán grandes resultados.

Responsabilidad empresarial al usar fax virtual

Las empresas de todo tipo de servicios y canal de producción tienen la responsabilidad de trabajar causando el menor daño posible al ambiente. Deben estudiar muy bien el impacto que causan al planeta cuando producen y se enfrentan a la sociedad y considerar cualquier estrategia que minimice su consumo. 

El uso del fax virtual brinda la posibilidad de movilizar de un lado a otro la información importante entre las empresas y sus contactos, ya sean proveedores, aliados comerciales, empleados o clientes sin gastar recursos naturales en productos que hoy en día son innecesarios. 

El fax tradicional al que estaban acostumbradas las empresas requiere un habitual consumo de papel, de tinta, de cables y de una línea fija de teléfono para su funcionamiento. Todo esto mantenía un alto coste por un sistema de envío de información sobre todo por ofrecer garantías de seguridad. 

En organismos de estado o empresas de información confidencial podía apreciarse al lado de la máquina de faxes una demoledora de papel para destruir inmediatamente cantidades innumerables de hojas que no debían ser leídas por más nadie que los interesados. Esto generaba otro coste y despilfarro para la empresa. 

Fax virtual es el mejor medio de comunicación para cuidar el ambiente

Fax virtual deja todo esto atrás, la idea de consumo se elimina por completo y ahora solo se necesita del ordenador habitual o de un teléfono inteligente con señal de Internet. Específicamente para el uso del fax virtual se requiere un número de línea digital y disponibilidad de acceso a la nube.

El tema de la seguridad va ganando cada vez más confianza en los usuarios y poco a poco son más las empresas que adoptan y aceptan esta estrategia de comunicación. Ya se conoce el sistema de seguridad y encriptación más a fondo y se da paso a una nueva generación de mejores habitantes en el planeta. 

Poco a poco el fax virtual va dejando saber que su sistema de transito de información es seguro. La información solo está disponible para el remitente y el destinatario quienes bajo previo acuerdo encriptan sus paquetes de información en formato no editable y con clave de acceso. 

Es necesario por el bien del planeta dejar de devorar los recursos naturales para uso indiscriminado. Ha llegado el momento de comenzar a usar la tecnología no solo para beneficio personal sino también para bien de todos en el mundo. 

Poco a poco se va sintiendo la satisfacción al saber que se está ahorrado un poco de lo que las generaciones futuras necesitarán para vivir. A la vez que se va a prendiendo de las nuevas tecnologías y haciendo uso útil de ellas, mejorando los sistemas de comunicación entre todos. 

El espacio de almacenamiento de la nube es hasta ahora incuantificable por lo que todos tenemos una opción de poner nuestras informaciones en esa cesta bajo el debido resguardo. Es cada uno quien escoge si envía un correo electrónico ordinario o convierte su información en un fax virtual sabiéndole seguro y agradable con el medio ambiente. 

Con la aparición del E-mail fueron muchas las máquinas de fax tradicional que comenzaron a dejar de sonar. Esto marcó un gran crecimiento dentro del marco ecológico para muchas empresas pero hoy en día el fax virtual es mucho más que un correo electrónico.

El correo enviado desde el ordenador habitualmente fue de mucha ayuda para dejar de consumir papel y tinta. Siempre en empresas de poca rigurosidad en cuento a seguridad y mucha confianza al saber a dónde se destinaban sus comunicaciones. Es una gran herramienta de comunicación y sin mayor gasto se podía llegar a cualquier parte del mundo con inmediatez. 

Pero también es cierto que las organizaciones más estrictas no abandonan el fax tradicional tan fácilmente. Se cuida cada detalle de posibles filtraciones de información por la web y no se tiene certeza de que la información se recibida únicamente por el destinatario. 

Otro tema importante es que muchos destinatarios expresaban no haber recibido la información. Esto causaba mucha inquietud y lo más confiable era seguir detrás de la máquina gastadora de papel y tinta.

Diferencias entre el fax virtual y el correo electrónico

La red es muy amplia en todo lo que tiene que ver con el direccionamiento de la información. El correo electrónico por su parte amerita en el campo de entrada. El destinatario lleva un nombre de dirección electrónica seguido de arroba y un dominio con su respectiva extensión como por ejemplo nombreyapellido@dominio.ext. 

Este aspecto de la dirección de correo debía tener la especificación exacta en cada detalle para que la información llegara a donde se debía. Fueron muchos casos en los que cualquier descuido podía hacer que la información fuera  a otro destino. 

Por su parte el fax virtual contiene el direccionamiento muy parecido al E-mail pero se forma por un numero seguido de arroba y luego existe el dominio y la extensión del mismo. Por ejemplo 0123456789@faxvirtual.ext . De igual forma invita al usuario a tener cuidado con el número a donde se marca. Ahora bien para que la información salga al mundo aún faltan otros parámetros.

El fax online espera al igual que la máquina tradicional por la confirmación de poder ser recibido por el destinatario. Para ello se crea previo acuerdo entre las partes una clave dual de encriptación de la información para que solo pueda ser decodificada y leída por el remitente y el destinatario.

Existen otros dos aspectos que convierten al fax en la solución para desechar al fin la máquina de consumo. Uno es la encriptación de la información en formatos no editables como .pdf, .tif y .zip donde el remitente cuida las posibles modificaciones que pudieran surgir durante el tránsito.

Y otra importante opción a elección del remitente es el recibo de acuse. Esta opción es controlada por el remitente y se activa una vez que el destinatario inserta los datos acordados en la clave dual. Es así como el sistema de fax virtual envía de retorno un correo de recibo de acuse y se tiene constancia de que la información fue recibida correctamente. 

Se ha hecho de vital importancia en el mundo informático crear e innovar sobre las soluciones que terminan de una vez por todas con el consumismo despilfarrado que se arrastraba desde la década de los años 80. Sin dejar de lado las exigencias de los usuarios que demandan los nuevos servicios. 

Internet se sigue nutriendo de estrategias de seguridad y compromiso por el respaldo de información hasta alcanzar que todos se sientan en el campus más seguro  como si los datos viajaran de puerta a puerta y de ser necesario de mano a mano. 

Parte de la abstención para cambiarse del fax tradicional al virtual está en que los usuarios desconocen los términos legales que rigen el uso de la firma electrónica para respaldar un fax virtual.

Aparte del sistema de envío de información utilizado para el fax virtual otro aspecto de gran importancia es la seriedad y respaldo. Es necesario que la información aunque se trabaja solo de forma digital esté debidamente firmada. 

La legalidad es un aspecto importante al momento de enviar una información corporativa. Para esto existen los diseños de hoja membretadas tanto en el encabezado como en el pie de página y la firma electrónica. 

¿Es lo mismo firma electrónica y firma digital?

En principio nació la firma digital cuando se tuvo la idea de capturar en imagen la firma autógrafa. Una vez que pasaba por unos arreglos desde el punto de vista digital se creaba un archivo .gif o .jpg de la imagen y esto pasaría a ser un archivo de uso exclusivo de su autor. Sin embargo no era un sistema confiable dado que cualquier truco informático podía hacer que esa firma se colara por la red. 

Se quiere dejar clara esta diferencia porque no es lo mismo firma digital que electrónica. Esta última describe un proceso digitalizado en su totalidad y la encriptación de este dato es rigurosa. 

La firma electrónica es una imagen generada a partir de un algoritmo informático. Tiene un particular concepto jurídico y se usa para respaldar información. Se usa como partida una firma manuscrita estampada de forma digital pero es codificada y almacenada por un software comparativo con una firma existente el sistema biométrico. 

Pasos para crear una firma electrónica

1. Se autografía sobre un sistema digital ya se con un lápiz óptico, con el mouse o incluso directamente con el dedo.
2. Se realiza la biometría identificado de forma física y biológica de la firma.
3. Se comparan las características propias de la firma con el resto de las que ya se encuentran almacenadas en el sistema biométrico y de ser posible crearla se respalda con la lectura de la huella, el reconocimiento facial o la voz. 
4. Seguidamente el proceso pasa la firma por un sistema de cifrado que genera una clave de confidencialidad mediante un proceso matemático. Esto hace imposible que la firma sea usada por un tercero ya que es intransferible y se debe mantener con el debido resguardo. 
5. Una vez que se ha creado el archivo que se quiere enviar se guarda en formatos no editables como .zip, .pdf  o ,tif. Se firma de forma electrónica por la autoridad correspondiente y enviada bajo sistema de claves simétricas

El sistema de cifrado sobre la firma hace que el fax virtual sea seguro. Este genera una clave simétrica de previo acuerdo entre el emisor y el receptor del mensaje para que viaje por la red sin ser decodificado por intrusos y llegue con total discreción a su destino. 

Se debe tener especial cuidado cuando se usa la firma electrónica ya que da validez y confiabilidad de la misma hace auditable toda información que la contenga. 

El sistema avanzado de la firma electrónica o firma biométrica permite identificar al firmante y vincular todos los datos suministrados cada vez que se hace uso de ella. Y se supone los datos son fidedignos y de absoluto conocimiento del firmante. 

En España según la Ley 59/2003 y en la Directiva del Parlamento Europeo (1999) la firma electrónica y todos los datos adjuntos a ella pueden ser utilizados para conocer para asuntos de legalidad la identificación del autor. 

La atención médica hospitalaria, es uno de los  sectores de extrema sensibilidad al factor tiempo. Las prácticas hospitalarias de emergencia o de rutina llevan intrínsecas una serie de confirmaciones o validaciones que acarrean que el personal médico y administrativo emplee un número significativo de horas al día.

En algunos casos el tiempo en la industria médica, es un factor clave para preservar la vida de los pacientes, por esto, se estima que el 90% de los recintos del sector salud han dado el paso al fax virtual.

Del mismo modo está demostrado que al utilizarlo  se ha logrado reducir casi en un 89% el tiempo que los trabajadores invertían en conseguir el total de la documentación clínica preoperatorio. El fax virtual está presente en los macro procesos de trabajos propios y externos a la industria médica

Cuando una máquina de fax fallaba, se ponía en riesgo la  vida del paciente en espera de confirmación de claves. Las empresas aseguradoras necesitan conocer a tiempo la documentación para aprobar la cobertura del paciente a ingresar de emergencia. 

Posterior a esto, se debe transmitir los datos preoperatorios como electrocardiogramas, listas de alergias e información sobre anestesia de forma rápida y todo esto ocurre casi en tiempo real con el unso de este tipo de faxes.

Cifras alarmantes y desafíos clínicos con la máquina de fax

Anteriormente,  administrar una máquina de fax en una clínica u hospital era una pesadilla, se trataba de todo un desafío, verifiquemos estas métricas:

• Se estima que en un hospital tipo III, en promedio solo el 85% de las fases salientes se entregaban exitosos, usando las maquinas tradicionales.
• Alrededor de 150 faxes fallidos se tenían al día, sin posibilidades de modificación de estatus con error. 
• EL personal de soporte técnico pasaba entre ocho o diez horas trabajando en la cola de fax fallidos.
• No existían días en los hospitales o clínicas, sin presentar problemas en el envió o recepción de faces por la maquina.
• Se estima de cuatro personas en espera por clave de emergencia de parte de las empresas de pólizas de seguro, una presentaba complicaciones por el retraso. 

Beneficios del Fax virtual en los recintos médicos 

Definitivamente el fax virtual acorto los tiempos en la industria médica y con esto mejoro significativamente la calidad del servicio.

Así como también,  ayudo a minimizar la tasa de  complicaciones médicas en las salas de emergencia, gracias a que el porcentaje  de faxes exitosos se ha disparado con un tasa aproximada de 99.3%

De este modo, queda más que demostrado los beneficios  del uso del fax virtual para optimizar los tiempos y aumentar la productividad en los recintos de salud. 

Evidentemente el procesamiento online de fax reduce los costos, lo cual representa otro beneficio eliminando rubros de los pasivos contables. Por otra parte ayuda a reducir las facturas telefónicas de larga  y corta distancia.

La facilidad de uso del fax virtual permite que el personal administrativo de la clínica pueda rotarse, es un proceso rápido y sin problemas.

La gestión de envió y recepción de fax virtuales cumple una función vital en la industria de la logística. 

Dentro del mundo de las logísticas de emergencias, el fax virtual es el medio ideal de comunicación  para realizar despachos o entregas en tiempo real, para atender emergencias o siniestros. 

Por lo general las solicitudes de emergencia de partes y piezas se realizan bajo el esquema de fax virtual vía correo electrónico.

Tan pronto los fabricantes y/o proveedores de partes y piezas (no triviales) reciben el fax virtual con dicho pedido, se dispara un proceso en los inventarios de almacenes.

De igual forma se activan logísticas aéreas o terrestres (con aviones o camiones) y entra en marcha una serie de confirmaciones o validaciones, todas a través del fax virtual.

En la industria de logística de partes y piezas no convencionales se maneja él envió de emergencia para las principales marcas a nivel mundial.

¿Cómo es un servicio de solicitud de emergencia vía Fax Virtual?

Las compañías de logísticas que proveen servicios de envíos urgentes trabajan horario corrido con turnos rotativos, es decir laboran los 365 días del año (24 horas, los siete días de la semana).

Al recibir fax virtual vía correo electrónico con el pedido de emergencia, inmediatamente las empresas confían en la veracidad del  fax y distribuyen información de la logística.

Con la información que contiene el fax virtual se realizan: Protocolos de confirmación de rutas críticas, validaciones de tiempos y recorridos, se establece hora exacta del retiro y entrega de la pieza y  hasta se pueden entregar instrucciones con calves estrictamente confidenciales.

El fax virtual desempeña un rol  fundamental en cada uno de los hitos relevantes del proceso de envío de piezas urgentes y exclusivas.

Los envíos importantes siempre van acompañados de una nota por fax virtual, así funciona el mundo de las logísticas de emergencias. 

No pueden existir lagunas o vacíos y la máquina de fax tradicionalmente siempre ha acompañado estas entregas de emergencia pero con ciertos retrasos o encolamientos.

En los actuales tiempos, se siguen realizando logísticas de emergencia en todo el mundo pero con las funcionalidades del fax virtual, garantizando entrega de partes y piezas criticas para las empresas a nivel mundial. 

En los movimientos de emergencia un retraso no es la opción, gracias a que el fax virtual viaja con los protocolos de internet y las plataformas tecnológicas la información se conoce casi en tiempo real.

Casos de gestión de logísticas de emergencia con el fax virtual

1. Cuando ocurren huracanes de categoría mayor a cinco, un volumen significativo de la población afectada queda sin energía, automáticamente las autoridades activan la compra de generadores.

La actividad comercial de la compra de estos equipos, debe realizarse de emergencia y es aquí donde las compañías de logísticas aéreas y terrestres explotan al máximo la inmediatez  de envió y recepción de un fax virtual para minimizar los tiempos.

1. En la pandemia de la gripe H1N1, fue necesario distribuir medicamentos con extrema urgencia en los focos de la infección  y en el control de la logística asociada y sus confirmaciones de entrega, intervino el fax virtual en todas sus modalidades. 

1. En los centros de datos con grandes servidores, los UPS no pueden fallar  y deben restablecerse en cuestión de segundos para no comprometer perdida de datos críticos. 

En estos casos se activan protocolos de compra y traslados de emergencia donde, este repuesto o pieza critica debe llegar en  tiempo perentorio y aquí entra nuevamente el fax virtual. 

La compra de turbinas, el envió de contraseñas para reactivar plataformas de comunicación, todo esto conlleva una logística y el fax virtual destaca en estos momentos cumbres. 

La facturación electrónica es una realidad ya implantada por muchas empresas en toda Europa. Países como Portugal, Italia, España y Alemania son pioneros en el uso de este nuevo esquema de facturación.

Ahora bien, el envió y recepción de las facturas electrónicas frente a los ataques cibernéticos preocupa a casi toda los empresarios. Y estos han encontrado en el servicio de envío y recepción de faxes virtuales un aliado, en este camino de la digitalización empresarial de forma segura.

Cabe destacar, que el apalancamiento de la facturación electrónica se basa en el marco normativo que la Unión Europea formulo (B2G) para que las empresas adapten sus sistemas de facturación.

En este sentido, las funcionalidades del fax Virtual en la implantación de la facturación electrónica ayudan de forma segura a realizar las transacciones e el intercambio de documentos electrónicos B2B, B2G y B2C.

El plan Digital 2025

La CEOE Confederación de Española de Organizaciones Empresariales, ha formulado un macro-plan para impulsar la digitalización de las Pymes españolas.

Dentro de los objetivos de este plan se busca conseguir la facturación digital y la implantación de soluciones o herramientas tecnológicas para la gestión empresarial y un de estas podría ser con toda seguridad el uso del fax virtual.

Sin embargo, algunas micropymes no son consientes de la importancia y ventajas de la digitalización.

Por esta razón, para los proveedores de soluciones de fax virtual vía e-mail, que deseen apalancar el Plan Digital 2025 en España. Esta apatía, podría resultar una gran oportunidad de negocio para captar nuevos clientes, ofreciendo los paquetes de fax virtual, bajo modalidad de prueba o gratuita.

Protección para el envió recepción de facturas electrónica en la empresa

Las empresas, al intercambiar facturas electrónicas requieren implementar herramientas de protección para mitigar desvíos o fraudes electrónicos y uno de los servicios que protege esta información es el fax virtual.

Tradicionalmente las facturas emitidas en papel eran enviadas y recibidas a través de la máquina de fax.

Hoy en día, todos los eslabones que intervienen en el proceso de facturación de las empresas (pequeñas y medianas) están automatizados, pues la facturación electrónica y su envió a través del fax virtual vía email, es un hecho.

Destacados asesores tecnológicos, emiten sus valoraciones en materia de digitalización empresarial, en función de la cantidad de papel que utilizan.

Y es precisamente con el resultado de esta valoración donde recomiendan implementar ecosistemas de software seguros para el envió y recepción de facturas electrónicas de la empresa a través del fax electrónico.

Los proveedores de software de faces virtuales y de facturación electrónica, han comprendido que la compatibilidad y globalización de sus funcionalidades es necesaria, para ir pro del éxito de la implantación de mecanismos seguros en las empresas españolas.
Y la sustitución de prácticas manuales de facturación y de las máquinas físicas de fax, aunque parezca controversial para algunos empresarios, es una realidad que requiere de un acompañamiento en el camino de la gestión digital para  envió y recepción de facturas electrónicas de las empresas, así como de presupuestos e impuestos.

Las comunicaciones evolucionan a un ritmo acelerado. De las cartas se pasó de forma gradual al correo electrónico, y de los fax tradicionales se pasó a los fax por Internet. 

La transición hacia el correo electrónico resultó práctica y paulatina, haciendo que los destinatarios adoptaran la herramienta con total tranquilidad. 

De esta manera, las máquinas tradicionales de fax que llevaban años en funcionamiento se dejaron atrás, dando paso a un sistema de mucho ahorro puesto que ya no era necesario enviar mensajes a través de máquinas de fax utilizando tinta y papel.  

Sin embargo cuando se habla del sistema de envío de fax virtual aún se encuentra con un una resistencia corporativa. Esto radica en el tema de la seguridad y confidencialidad de la información. Muchas organizaciones del Estado y empresas privadas no conocen el sistema de privacidad que ofrece un fax virtual y por ello no se atreven a desechar esa máquina consumidora de papel. 

Sistema de Privacidad del fax virtual

Hoy en día el mundo de las telecomunicaciones esta cargado de virtualidad. Muchas empresas y clientes ni siquiera tienen un espacio físico para su funcionamiento. Ya se está de frente al momento de cambiar todos los sistemas  de comunicación por la digitalización de la información. 

Los que aún no sueltan la máquina de faxes se están quedando atrás. Las empresas que ya han evolucionado requieren la información organizada en la nube. El mundo necesita dejar atrás el gasto de papel y consumo de tintas que tanto daño le hacía. 

Con el nacimiento del nuevo siglo han surgido nuevas herramientas y los expertos garantizan la confidencialidad y seguridad al respecto. Las grandes organizaciones del mundo ya han migrado al sistema de fax virtual para el envío y recepción de información

Cuando se habla de un fax virtual no se refieren a un simple correo electrónico que pudiera estar siendo hackeada por cualquier intruso que se lo proponga en la web. Esto se refiere a una posibilidad de configuración dentro de un sistema de E-mail. 

Garantías de seguridad del fax virtual

El destinatario del fax virtual genera un correo electrónico y adjunta un documento con características de no edición para resguardar que la información no sea alterada. Esto lo hace mediante formatos .zip, .pdf o .tif. Otro modo usado es capturando la imagen del documento físico si ya existe. 

El destinatario debe ser usuario de una cuenta de fax virtual contentiva de un número de teléfono seguido por arroba y el dominio de la compañía que le provee del mismo. 

Adicionalmente existe un sistema de cifrado denominado comúnmente como PGP que funciona bajo un algoritmo matemático durante su tránsito en los servidores de Internet y que serán descifrados una vez en los correos electrónicos de destino bajo contraseña si así lo acuerdan ambas partes. 

Ha llegado el momento de apropiarse de todo ese avance tecnológico que siempre ha ofrecido. Dejar las excusas que mantienen a la empresa en el tradicionalismo y la van enterrando en la antigüedad. 

Es momento de salir a la virtualidad que envuelve al mundo en estos momentos donde no hay límites al momento de alcanzar nuevos clientes y existir ante la globalización. El fax virtual es una de las herramientas más sencillas y seguras, junto a la firma y sello digital y los sistemas de encriptación la información viaja segura. 

Asociarse a un buen proveedor de servicios que ofrezca la capacitación y el soporte adecuado será muy importante para disfrutar con tranquilidad de la mejor comunicación.