Todas las entradas de: moises

¿Por qué un e-mail no puede sustituir al fax?

Un fax parece ser una tecnología del siglo XX, y puede sorprender que en muchas industrias todavía hay gente que se comunica a través de este medio. Ahora ya todo el mundo tiene una dirección de correo electrónico, y además ésta es muy fácil de utilizar. Entonces, ¿por qué hay gente que sigue utilizando fax? ¿Es que son personas que se niegan a la revolución tecnológica? No, por supuesto que no. Si el fax todavía no se ha extinguido, es porque tiene algunas características muy importantes que un correo electrónico no nos puede garantizar.

 

Seguridad

Primero de todo, la seguridad es donde más cojea un correo electrónico. Es un medio de comunicación muy vulnerable a ataques de los hackers. Pueden obtener información confidencial de tu empresa o enviar mensajes en tu nombre que pueden destruir tu imagen. Con un fax virtual no pasa eso, ya que te da la opción de encriptar tus mensajes de dos formas diferentes. Puedes comprimirlo en un archivo zip creando una clave de acceso, o bien, para los verdaderos maníacos de seguridad, utilizar la encriptación Pretty Good Privacy (PGP), que utilizan tanto las técnicas de criptografía asimétrica como la simétrica, aprovechando lo mejor de los dos mundos.

 

Legalidad

La legalidad es otro de los temas en los que el fax le da mil vueltas al correo electrónico. Entre otras cosas por el tema de seguridad que hemos comentado antes, pero también por otros motivos. Si por ejemplo, tenemos que enviar una notificación de un acto administrativo, el destinatario puede negar su recepción o decir que nunca lo haya recibido. Con un fax se elimina este problema, ya que nada más el destinatario recibe el fax, se emite un acuse de recibo que justifica que el mensaje se haya entregado correctamente e indica la fecha y hora de su envío. Y aunque existan aplicaciones que te permiten saber si tu correo electrónico se ha entregado, no tiene la misma validez jurídica que un acuse de recibo del fax.

 

¿Por qué un fax virtual?

 

 

Como podéis ver, el uso de un fax sigue siendo imprescindible en una empresa, pero también sabemos que una máquina de fax tradicional puede traer muchos problemas. No es tan fácil de utilizar como un correo electrónico, y además, muchos de los mensajes pueden quedarse desapercibidos en la bandeja. También nos llena la oficina de los papeles, haciendo que sea difícil tener los documentos ordenados. Como ayuda aparece el servicio de fax virtual, que permite recibir todos los faxes en tu e-mail, aprovechando la rapidez y eficacia de un correo electrónico y la seguridad de un fax.

Descubre más ventajas que trae tener un fax virtual en nuestra página web  ¡No dudes más y contrata nuestro servicio por tan sólo 2,99€ al mes! Si todavía no estás seguro y quieres hacernos alguna pregunta, no dudes en contactarnos.

LA VITAL SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA

Saber cómo gestionar los documentos de la empresa es esencial para mantener la información de la misma privada y segura. Los datos registrados en cualquier ordenador de la oficina describen cada transacción hecha por el negocio, y mantener toda esa información organizada y precisa es la herramienta para el éxito. Sin embargo, no todas las empresas mantienen un proceso continuo de gestión de sus documentos con sus empleados.

Ser eficiente a la hora de gestionar documentos implica tener un sistema informático que consiga clasificar la información con el fin de facilitar su recuperación y permitir varios niveles de seguridad en el acceso a los documentos. No obstante, son muchas las empresas que continúan teniendo documentos físicos, y se deben asegurar de la misma manera que los que están compartidos en un ordenador.

Las empresas que comparten una gran cantidad de documentos, incluyendo socios comerciales corporativos o correos electrónicos, por ejemplo, corren más riesgo a la hora de asegurar la información que otras empresas que no comparten tanta información interna y externamente.

 

Cómo prevenir las amenazas a la información confidencial de tu empresa.

 

 

  1. Asegúrate de que el entorno en el que vas a guardar tus documentos físicos es fiable y está controlado, para así evitar riesgos de pérdida, robo, o deterioro de los registros. Un buen área de almacenamiento será seguro para que los documentos se conserven a lo largo del tiempo.

2. Aunque pueda resultar espantoso, muchos de los fraudes contables y de otros tipos son perpetrados por los propios empleados de la compañía. Por ello, dejar documentos a la vista es una mala práctica para la gestión de registros. Una buena opción en estos casos es almacenar los documentos confidenciales en una instalación de almacenamiento de registros externa, segura, y que esté bien protegida.

3. Es importante, si hablamos de documentos guardados en el ordenador, clasificarlos en diferentes carpetas de manera ordenada. Así sabrás dónde se encuentra cada cosa cuando necesites acceder a ellas.

4. Crea un programa de seguridad para la información. Éste te proporcionará un marco para mantener tu empresa con una seguridad elevada a partir de la evaluación de los riesgos a los que te enfrentas, la decisión de cómo mitigarlos, y la planificación de cómo mantener el programa actualizado así como sus prácticas de seguridad.

La administración de registros juega un papel vital en un negocio que quiere tener éxito, por eso la empresa Faxirtual te ofrece el sistema de fax online que es totalmente seguro. Gracias al envío y recibo de documentos a través del correo electrónico, ya no tendrás la inseguridad de saber si tu fax que contiene información importante ha llegado a su destinatario. Es un medio tan fiable que obtendrás un acuse de recibo cada vez que envíes un fax, por lo que los intercambios de documentos ya no deberán preocuparte más.

La imagen de una empresa ecológica es la clave del éxito

Ser una empresa ecológica ya hace unos años que dejó de estar de moda y se convirtió en una obligación. La ecología y los negocios van cada vez más de la mano. Y no es una sorpresa, ya que la situación del medio ambiente va empeorando y hay que hacer algo con ello. Son múltiples las grandes empresas que declararon la guerra a la alta emisión de CO2.

¿Por qué las empresas deben cuidar el medio ambiente?

La sociedad es cada vez más consciente de la influencia que tienen los seres humanos y nuestra civilización sobre el medio ambiente. Es una situación que preocupa a muchos consumidores ya que empiezan a sentirse culpables, y las organizaciones no pueden permitirse un posicionamiento en la mente de las personas como el culpable de los cambios climáticos negativos. Muchas personas van a elegir los productos de las empresas ecológicas, aunque esto implique pagar un precio más alto. Podemos estar seguros de que cuidar el planeta sólo nos puede ayudar a ganar la confianza de los clientes, nunca perderla. Y no se trata sólo de los clientes. Si queremos hacer negocios con otras compañías o encontrar un inversor, algunos de ellos se niegan a crear alianzas o invertir en empresas no sostenibles con el medio ambiente.

 

¿Cómo convertirse en una empresa eco-friendly?

Uno podría pensar que es sólo una cosa de grandes empresas que pueden gastarse millones en asesores de ecología o en campañas de marketing centradas en el cuidado del medio ambiente. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas también pueden poner un granito de arena y ayudar a salvar el planeta.

Muchos empresarios asocian ser ecológico con un gasto muy grande, pero eso no es cierto. Más bien lo contrario, tener un pensamiento ecológico nos a ayuda a buscar soluciones que requieren menos recursos y mejoran la eficiencia de las actividades de la empresa. El ejemplo más claro puede ser nuestro servicio de fax virtual.

El fax todavía sigue siendo un servicio imprescindible en la vida empresarial, pero tenerlo implica un gasto enorme de papel y podría ser fácilmente eliminado gracias a darle un uso  virtual. Por tan sólo 2,99€ al mes no sólo ayudarás a salvar el planeta al despreciar menos papel, pero además podrás ahorrar dinero al no tener que comprar una máquina de fax y no gastar tanta tinta de la impresora.

 

 

Descubre más ventajas que te proporciona un fax virtual en nuestra página web y si tienes alguna pregunta, no duden en ponerse en contacto con nosotros.

MANTENTE AL TANTO DE TUS FAXES ESTÉS DONDE ESTÉS

 

Todos sabemos lo importante que es estar conectado a internet hoy en día, pero cuando hablamos en términos de negocios, lo es aún más. Vivimos en un mundo global en el que no estar conectado puede traer graves consecuencias, y entre ellas se puede encontrar tu peor pesadilla: la pérdida de un cliente.

Las barreras ya no existen, por mucho que los clientes de una empresa se encuentren al otro lado del mundo, ya nadie puede hablar de problemas de comunicación, y eso es gracias a las tecnologías e innovaciones existentes hoy en día.

¿Y por qué es importante que la relación que tengas con tus clientes vaya más allá de una simple operación comercial? Pues por el hecho de que la relación empresario – cliente debe estar conectada por los valores, por la confianza que generes, por la perspectiva que tienes hacia el mundo de los negocios.  

Realmente, existen numerosas maneras de estar siempre conectado en tu negocio sin necesidad de estar presente en tu oficina. Ya sea a través de llamadas telefónicas, de redes sociales instaladas en tu teléfono móvil, o vía Skype si lo que necesitas hacer es una videollamada, entre otros, son formas de permanecer al corriente de lo que ocurre en tu empresa.

 

Ten a mano todos tus faxes

 

 

Cierto es, que cuando lo que se necesita es enviar un fax o leer uno que te han mandado de manera urgente, parece que la cosa se complica, ya que, como es lógico, no vas a llevar una máquina de fax contigo allá donde vayas.

El fax virtual puede ser la solución que estabas buscando. Consiste en enviar o recibir documentos a través del correo electrónico, por lo que te permite tener acceso al mismo desde cualquier lugar, ya que funciona a través de internet. ¡Tu móvil se convertirá en tu nueva máquina de fax! Ya no tendrás que esperar a llegar a tu oficina para mandar un fax o para ver si has recibido alguno.

Es realmente útil cuando necesitas mandar un fax urgente a algún cliente. Solo necesitarás disponer del correo electrónico en tu móvil o tablet, y ¡listo!, ya podrás realizar envíos o lees los faxes que recibas estés donde estés.

El simple hecho de estar conectado con tus clientes de forma personal, aporta al mismo una seguridad y confianza en ti que no se pensarán dos veces si seguir con tu servicio, ¡lo tendrán clarísimo!.

Cómo enviar documentos firmados mediante fax virtual

Si existe alguna razón por la que todavía sigamos utilizando el fax como medio de comunicación, es porque probablemente sea la manera más segura de enviar documentos importantes. Y por supuesto todos los documentos han de ir acompañados de nuestra firma, si no, no tienen ninguna validez. Mientras que con un fax tradicional eso no suponía ningún problema, si queremos seguir ahorrando dinero y cuidando el medio ambiente con un fax virtual, tenemos que pensar en otra solución. Por suerte no es nada difícil, y a continuación os explicamos qué debéis hacer para firmar vuestros documentos.

Escanear los documentos

Si tenemos nuestros documentos ya impresos, lo más fácil es firmarlos como siempre y escanearlos, para poder enviarlos por nuestro fax virtual. Sin embargo, eso implica tener un escáner en nuestra oficina. Pero, ¿qué podemos hacer si no lo tenemos? Comprar una máquina de escáner puede resultar costoso. Por suerte existen aplicaciones móviles que pueden hacer su función. Sólo necesitamos descargar una de las múltiples aplicaciones y con una foto “escaneamos” nuestros documentos. Podemos elegir si lo queremos en blanco y negro o en color. También podemos hacer todos los ajustes necesarios para que no se note que realmente es una foto. Si lo hacemos todo bien, nadie se dará cuenta que los documentos no hayan sido fotocopiados por un escáner.

 

 

Firmar de manera digital

Si no tenemos nuestros documentos en papel, tener que imprimirlo y escanearlo puede resultar muy trabajoso, y además vamos a tener más papeles por nuestra oficina, y eso es algo que queremos evitar. Eso tampoco va a ser un problema, ya que existen varios programas que nos permiten firmar los documentos directamente en el ordenador. El más fiable sería, por supuesto, el Adobe Reader. Sólo necesitamos tener un certificado y ya podemos utilizar nuestra firma digital. Podemos subir nuestra firma de diferentes maneras, como por ejemplo, podemos utilizar la webcam para capturar la firma, podemos escribir nuestro nombre y crear una firma automática, podemos subir un archivo con nuestra firma digitalizada o dibujarla con el ratón. Por supuesto, son sólo unas de las opciones que existen. Existen otros muchos programas más que nos permiten hacer nuestra firma electrónica, entre otros el mismo Word o Excel.

Como veis, no es nada difícil firmar nuestros documentos utilizando el ordenador, así que ya no tenéis excusa para no pasarse a fax virtual y seguir utilizando un fax tradicional. El fax virtual os ofrece más eficiencia a la misma vez que cuidáis el medio ambiente. Descubre nuestro servicio en faxvirtual.com y si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos.

 

FAX EN LA NUBE VS OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

En la sociedad actual en la que vivimos existen numerosas maneras de comunicarte con los demás. Ya sean familiares, amigos, clientes, u otras empresas, hoy en día nadie tiene el problema que existía antiguamente en cuanto a la comunicación. Y es que, las tecnologías van evolucionando a una velocidad de vértigo, y nosotros junto a ellas.

En este artículo te vamos a enseñar lo útil que puede ser el fax en la nube, es decir, el fax virtual, en determinadas ocasiones en las que, quizás, otras formas de comunicación no sirvan de ayuda.

En primer lugar, haremos un breve resumen de lo que es un fax virtual. Consiste, como su propio nombre indica, en el envío y recibo de faxes de manera online. El medio que utiliza es el correo electrónico, por lo que, a diferencia del fax tradicional, no requiere de papel ni de tinta para el envío o recibo de faxes. Así mismo, no es necesario disponer de máquinas, de ningún tipo de software, ni de líneas telefónicas para su correcto funcionamiento, por lo que es un medio muy sencillo y rápido para enviar o recibir documentos. ¿Por qué se le llama fax en la nube? Porque el envío o recibo se hace a través de internet, con la enorme ventaja de que siempre tendrás acceso a él.

 

 

Ahora que conoces bien el significado del fax virtual, se van a hacer distinciones respecto a otros medios de comunicación para las empresas.

1. En primer lugar, cabe mencionar al medio de comunicación por excelencia actual:
el teléfono. Es indiscutible que las llamadas telefónicas son una manera de hablar con otras personas realmente útiles y comunes, pero si lo que estás buscando es enviar y recibir documentos, el teléfono no te lo permite, en cambio el fax online sí.

2. Otra manera de comunicarte es mediante los mensajes instantáneos, es decir, whatsapp, messenger de facebook, etc. Este medio se basa en el intercambio de mensajes en tiempo real, sin importar la distancia que exista entre las personas que lo utilizan. ¿Cuál es el problema? A pesar de que en este caso, y a diferencia del teléfono, si se puedan mandar textos, así como determinados documentos, da muchos errores y la calidad no es excelente. Por lo tanto el fax virtual sigue predominando en cuanto al envío o recibo de documentos PDF de calidad.

3. Pasamos al tercer medio, y probablemente con el que mejor veas la utilidad del fax virtual. Este es el fax tradicional, las máquinas de siempre ruidosas y pesadas para enviar y recibir documentos que tantos problemas ha dado en las empresas. El fax tradicional necesita de máquina, papel, tinta, y estar conectado a una red eléctrica para que pueda funcionar. El fax en la nube, además de no necesitar nada de eso, es ecológico, no tiene costes adicionales, y es totalmente seguro.

Si quieres ahorrar dinero, no dudes en visitar nuestra página web y consultar nuestras tarifas. Fax virtual te ofrece distintos paquetes que se adaptan a tus necesidades.

 

Qué información debe tener la portada de un fax

Muchas veces los documentos que enviamos por fax a nuestros clientes son muy largos y,  probablemente, no seamos los únicos que contactamos con ellos, por lo que el cliente puede encontrarse con un montón de documentos sin saber cuál es cuál. Si le ponemos las cosas más fáciles, seguro que nos lo agradecerá. Por eso es tan importante crear una portada para nuestro fax que contenga toda la información necesaria. También nos hace la vida más fácil para nosotros, ya que podremos organizar mejor los faxes enviados y tener siempre a mano la información de nuestros clientes. Pero, ¿qué debo incluir en la portada de mi fax? Os lo explicamos a continuación.

 

Información sobre el cliente

Puede parecer una tontería, pero es muy importante indicar a quién va dirigido el fax. Puede haber muchas personas que tengan acceso al fax, o simplemente pueden existir equivocaciones de número, por eso, al poner el nombre de la persona a quién va destinado el fax, nos aseguramos de que la persona que lo reciba sepa de quién es. Es recomendable poner todos los datos de contacto que tengamos: nombre, empresa, número de teléfono, correo electrónico, dirección, etc. Así, no sólo evitamos equivocaciones, sino que además, si nos quedamos con la portada, tendremos un fácil acceso a los datos de contacto de nuestro cliente.

Información sobre ti

Al igual que tú necesitas tener al alcance los datos de contacto de tu cliente, él los necesita sobre ti. Así que escribe tu nombre, teléfono, correo y dirección. Así le facilitas a tu cliente poder contactarte lo más rápido posible.

Resumen

Debemos poner un pequeño resumen de lo que contienen los documentos. Empieza por escribir qué tipo de documento es: si es una factura, un contrato o un formulario. También debes incluir el número de páginas, así el cliente va a saber qué esperar. Puedes también indicar si es un fax urgente, si es sólo para revisión, o para responder. Pon toda la información que te parezca relevante, pero no te olvides de que es sólo un resumen.

Fecha y hora de envío

Es muy importante poner la fecha y la hora en la que el fax haya sido enviado, ya que es posible que el cliente no lo lea al instante. Así, cuando vea el fax sabrá exactamente de cuándo es. También, al tener la fecha y la hora, tenemos una prueba de que los documentos se han enviado a tiempo.

Consejos

Con esta información tenemos más que suficiente para crear nuestra portada. Os aconsejamos que no hagáis un resumen demasiado largo, para que todo quepa en una sola página. Se recomienda utilizar la tipografía legible de tamaño estándar, por ejemplo Arial tamaño 12. Y el último consejo que os damos es que os paséis a un fax virtual, así podréis tener ordenados todos vuestros faxes, sin tener tantos papeles por toda la oficina. Además es una forma más segura de enviar documentos, y es sostenible con el medio ambiente.

Descubre más ventajas de los servicios que ofrece faxvirtual.com y si os queda alguna duda, siempre os podéis poner en contacto con nosotros.

 

VENTAJAS DEL FAX VIRTUAL EN EL SECTOR SANITARIO

A pesar de que muchas empresas han sustituido el fax por otros sistemas más novedosos, sigue siendo uno de los principales medios de comunicación en el mundo laboral. Centrándonos un poco más en un sector concreto,  se puede decir que este servicio sigue siendo de gran utilidad por diversas razones en el sector de la sanidad.

Gracias a la evolución de las nuevas tecnologías, el fax ha dado un paso más y ahora llega a ser incluso una herramienta más útil de lo que era antes. ¿A qué me refiero con esto? Pues básicamente a la sustitución del fax tradicional por el fax virtual.

El sector sanitario siempre ha contado con el fax como medio para enviar y recibir documentos, pero, con la llegada del fax virtual, son muchos los negocios que en los años 90 han dejado atrás las anticuadas y pesadas máquinas de fax tradicionales, incorporando como sustituto el fax online. Y desde luego, no han podido tomar una mejor decisión.

 

¿Qué es el fax virtual?

El fax virtual es un sistema que ofrece el servicio de enviar y recibir información desde un correo electrónico.  Se utiliza habitualmente para encargar pedidos a otras empresas, o para el envío o recibo de documentos legales de manera rápida y cómoda. Pero, por supuesto, se le pueden dar otros muchos usos.

El fax virtual, al funcionar de manera online sin requerir la compra de ninguna máquina física, evita el problema de los faxes tradicionales de atascos de papel. Además, es totalmente ecológico ya que reduce considerablemente el consumo de papel y tinta, y solo imprimirás los faxes que realmente lo necesiten.

 

¿Qué ventajas ofrece el fax virtual en el sector sanitario?

Si alguna vez ha necesitado revisar los datos de un paciente mientras estaba fuera de la oficina, ha esperado demasiado tiempo por una autorización media, u otras situaciones similares, el fax virtual te trae la solución. Ahora podrás enviar y recibir faxes directamente a tu móvil, tablet u ordenador estés donde estés.

Si lo que te preocupa es el cambio de número de fax, olvídate de esa preocupación. Puedes conservar el número de fax con el que tus compañeros sanitarios ya cuentan, o puedes solicitar uno nuevo en caso de que no tuvieras uno o prefieras cambiarlo.

La eficiencia que ofrece el fax virtual es incomparable, ya que te resultará mucho más fácil leer cualquier documento que recibas desde cualquier lugar, incluso pudiendo llegar a archivar o reenviar faxes a través de internet. Además, como muchos médicos, enfermeros u otros trabajadores del sector sanitario requieren, podrás contar con varias cuentas de correo electrónico donde incluir tu fax online, lo que facilitará la organización en el trabajo.

Una de las mayores preocupaciones en la sanidad es la seguridad de la documentación. El servicio de fax proporciona medidas de seguridad técnica, física, y procedimental. Tras haber enviado un fax, recibirás de forma inmediata un acuse de recibo indicando si el fax se ha recibido correctamente, por lo que ya no tendrás de qué preocuparte.

Entra en faxvirtual.com y consulta las distintas tarifas que te ofrecemos del mejor fax online.

 

Seguridad para tu empresa con faxvirtual

Tener tu propia empresa es como tener un hijo. Queremos lo mejor para ella, que se pueda desarrollar y que siempre esté a salvo. No queremos que le pase nada malo y por eso siempre nos preocupamos por su seguridad. Siempre hay que tener cuidado, ya que nunca sabemos cómo pueden dañar a nuestro negocio, sobre todo ahora con la llegada de nuevas tecnologías. Por eso hoy, os presentamos cómo utilizar un fax virtual os puede ayudar a mantener la seguridad de vuestra empresa. Seguir leyendo Seguridad para tu empresa con faxvirtual