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Consejos para un teletrabajo eficiente y errores frecuentes

Definitivamente los tiempos han cambiado, pero se han originado nuevas modalidades de trabajo a distancia que permiten la continuidad de las operaciones y servicios de las empresas en forma remota, sin afectar la calidad de servicio al cliente.

Adicionalmente, para los trabajadores también representa una serie de ventajas, permitiéndoles llevar a cabo sus actividades desde diferentes espacios distintos a la empresa, como por ejemplo, el hogar.

Sin embargo, es imprescindible una adecuada organización y planificación del tiempo y de las tareas a realizar para garantizar la efectividad de las acciones, logrando además un equilibrio entre la vida personal y laboral.

En este post ofrecemos una serie de consejos para un teletrabajo eficiente, con los que, en otras palabras, se logra optimizar el tiempo dedicado al teletrabajo. Además, hablaremos de los errores frecuentes con el mismo.

1. Definir el área de trabajo y mantener el orden

Es indispensable asignar un área donde se puedan desempeñar las diversas labores del teletrabajo, instalar los equipos, y que ofrezca la privacidad necesaria para la tranquilidad y concentración del empleado.

Además de organizar el espacio de manera ordenada, con cada material y recurso en su lugar, de manera de facilitar las actividades y contribuir al bienestar mientras se trabaja.

De igual forma es importante la adecuada limpieza a fin de mantener espacios agradables y debidamente aseados para desempeñar las tareas asignadas. Para ello, se puede recurrir a los servicios de alguna buena empresa de limpieza en Madrid.

No se trata de sentarse en la cama o en el sofá con el portátil y trabajar desde allí, aunque son cosas que en momentos puntuales se pueden hacer, pero no resultan favorables establecerlas como hábitos.

Además que se debe garantizar la comodidad y el uso de elementos ergonómicos que favorezcan una correcta postura mientras se cumple con los deberes asignados.

2. Planificar la jornada

Será de gran utilidad elaborar un listado con las tareas a realizar en el día, para utilizarla como guía para el desarrollo de las funciones.

Se pueden fijar objetivos diarios con metas realistas y alcanzables, prestando atención al tiempo dedicado para alcanzar cada objetivo y así tomar acciones que hagan más eficiente la jornada.

En caso de que requieran ajustes o cambios en el plan de trabajo, comunícalo a tu supervisor inmediato.

Es necesario incluir paradas o descansos necesarios para tomar una merienda, ir al baño, despejar la mente, etc. Procurando respetar los horarios asignados, para  no afectar el rendimiento.

Si se cuenta con algún software especializado en el seguimiento de tareas, será estupendo, de lo contrario, es necesario acordar comunicación en determinados horarios con los supervisores para informar sobre la productividad alcanzada. 

3. Manejo de herramientas tecnológicas

Para el teletrabajo, es indispensable recibir la asesoría necesaria para el uso adecuado de las diversas herramientas tecnológicas que faciliten las actividades y la comunicación con la empresa y los clientes.

La empresa debe facilitar al  trabajador los equipos que requiera para llevar a cabo sus funciones.

El empleado debe ser capacitado en el uso de sistemas de conexión remota, participar en vídeo llamadas, entre otros.

Asimismo, es necesario tener acceso a las bases de datos actualizadas de la empresa para garantizar que todo sea canalizado eficientemente con los clientes y proveedores. Para ello será necesario contar con un servicio optimizado de normalización de direcciones.

4. Vestirse de forma adecuada

El hecho de estar en casa no implica relajar a la totalidad el vestuario que se use para el teletrabajo, resulta totalmente conveniente mantener el hábito de vestirse para trabajar ya que es una manera de mentalizarse que estaremos trabajando y debemos enfocarnos en eso, por lo tanto debemos concentrarnos en el cumplimiento de nuestras tareas.

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5. Evitar elementos distractores

Al estar trabajando desde casa es muy fácil que surjan diversos factores de distracción si no establecemos límites y una organización adecuada. 

Por ello es muy importante respetar el espacio asignado y el horario de trabajo para enfocarse en el trabajo, pidiendo colaboración y respeto a los miembros de nuestra familia.

6. Mantenerse conectado

Para una jornada de teletrabajo eficiente, se hace imprescindible comprender que se está trabajando y que se requiere contacto permanente con otros miembros del equipo, por lo que se debe estar disponible en los horarios de trabajo así como mantener la comunicación necesaria con los compañeros para asuntos de interés común, así consiguiendo la fluidez de las distintas labores.

7. Garantizar la seguridad y privacidad de los datos

Como el último de los consejos para un teletrabajo eficiente, en todo momento se debe respetar los datos confidenciales de la empresa donde se trabaja. Recordar que se tiene la responsabilidad de conservar información que solo le interesa a la empresa, por lo que su ubicación no debe estar al alcance de terceros ni ponerla en riesgos.

Las conversaciones de trabajo deben mantenerse de forma privada, bloquear el ordenador cuando no se esté en el lugar, etc.

Errores frecuentes en el teletrabajo que evitar

Resulta muy común relajarse en exceso y caer en condiciones que no favorecen la productividad del teletrabajo, por lo que se debe prestar la atención necesaria a estos factores para evitar que nos afecten:

1. Quedarse en pijama

Permanecer con ropa de cama durante la jornada laboral lejos de ser cómodo y relajado, es un factor que juega en nuestra contra, ya que podemos caer en una sensación de extrema relajación donde no habrá separación de las responsabilidades y será muy fácil sentir sueño aburrimiento o cansancio del teletrabajo, afectando el rendimiento y productividad.

Lo ideal será levantarse, ducharse y cambiarse de ropa, además se debe estar bien presentado ante cualquier necesidad de conexión por video llamada con la empresa o con algún cliente o proveedor.

2. No fijar horarios para el teletrabajo

Se puede creer que no hay necesidad de establecer un horario para llevar a cabo las actividades, ya que si estamos en casa a cualquier hora nos podemos conectar, pero esto es un error que puede afectar el rendimiento y el equilibrio con nuestra vida personal.

3. Trabajar desde lugares con dificultad para la conexión

Se puede pensar que aunque nos vayamos unos días de vacaciones nos podremos conectar desde cualquier lugar como la playa o la montaña, pero hay sitios donde las conexiones a internet no son tan eficientes y es importante respetar el compromiso adquirido con el teletrabajo, garantizando las óptimas condiciones para el cumplimiento de las actividades.

4. Realizar tareas del hogar mientras se trabaja

Podemos llegar a pensar que como estamos en casa, podemos hacer varias cosas a la vez, mientras nos conectamos al teletrabajo, como cocinar, poner la lavadora, entre otros.

Esto resultará terrible para nuestro rendimiento, ya que el teletrabajo eficiente requiere concentración y dedicación. Si organizamos el tiempo diario, tendremos oportunidad de cumplir con todas las actividades oportunamente, no hay necesidad de pretender hacer varias cosas a la vez que nos distraen de las responsabilidades.

5. Improvisar por no tener recursos

En momentos puntuales podemos resolver con los recursos que tengamos disponibles, pero si se trata de cumplir jornadas regulares de teletrabajo, se hace imprescindible contar con los equipos necesarios para realizar eficientemente las funciones, incluyendo mobiliario que ofrezca la comodidad necesaria a nuestro cuerpo.El teletrabajo puede resultar totalmente eficiente si seguimos estos consejos y evitamos los errores frecuentes, de hecho, puede resultar incluso más productivo que las jornadas tradicionales por todos los beneficios que representa para los trabajadores.

Japón, el líder tecnológico que sigue usando fax.

Cuando pensamos en Japón lo primero que se nos viene a la cabeza suelen ser esos increíbles robots y todo tipo de aparatos tecnológicos de última generación. Tenemos la idea de que en Japón, las empresas trabajan con una tecnología muy avanzada y realmente no es así.

Sin duda todos sabemos que el gigante tecnológico tiene unas costumbres un tanto peculiares, pero nunca nos imaginariamos que seguirían utilizando las máquinas de fax para sus transmisiones.

Los japoneses son una cultura muy reacia a introducir nuevas prácticas en cuanto a tecnología, sobre todo si hablamos de temas de software. Se dice que en cuanto a software se refiere, la mayoría de compañías japonesas están rezagadas unos 5 o 10 años, todo esto con la premisa de que Japón tiene una de las mejores infraestructuras de Internet del mundo.  Seguir leyendo Japón, el líder tecnológico que sigue usando fax.

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El comportamiento del consumidor actual.

La forma de comportarse a la hora de realizar una compra es algo que siempre ha estado en continua actualización y más en los últimos años donde la generación Y, comúnmente conocidos como «millennials» han entrado de lleno en el mercado. El consumidor actual tiene un gran poder de decisión sobre todo gracias a la gran variedad de ofertas sustitutivas que puede encontrar y a la capacidad de información de la que dispone.
Los consumidores actuales tienen una serie de características marcadas que los definen, como son: Seguir leyendo El comportamiento del consumidor actual.

LexNET: La utopía de las comunicaciones.

A comienzos del pasado año, LexNET comenzó a ser obligatorio para las comunicaciones con la administración jurídica, los escritos procesales y las notificaciones judiciales se empezaron a realizar de forma telemática, a los que, no hace ni dos meses se les han sumado las delegaciones de policía y guardia civil para «agilizar» los procedimientos de las denuncias y atestados digitales.

¿Qué es LexNET?

LexNET es un sistema que sirve para realizar transmisiones seguras de información, utilizando diversas técnicas criptográficas asegura el correcto envío de escritos o documentos con su respectiva recepción, además garantiza los cumplimientos de las fechas de emisión y recepción de dichos contenidos.

LexNET

El uso de esta herramienta, permite entre otras cosas:

  1. Seguridad en el envío y recepción de los documentos.
  2. Verifica la autenticidad de la información.
  3. Capacidad de añadir una firma electrónica reconocida.
  4. Seguridad con los tiempos tanto de envío como de recepción.

Entre las ventajas que aporta este sistema, encontramos las siguientes:

  1. Ahorro en suministros como el papel.
  2. Cumplimiento de los tiempos de entrega.
  3. Análisis de las gestiones.

Cualquiera que haya llegado a este punto del artículo, pensará que LexNET es la solución perfecta para las comunicaciones y que herramientas como el fax acabarían por quedar totalmente obsoletas. Pues nada más lejos de la realidad, LexNET no está dando el resultado esperado y se está convirtiendo en una utopía que parece muy lejos de alcanzarse. Continuas son las quejas que se emiten a diario por profesionales de la abogacía, funcionarios del ministerio de justicia y ahora en última instancia, agentes del cuerpo de seguridad español. Entre las quejas más recurrentes encontramos las siguientes;

  • Se producen continuamente caídas del servidor y conseguir utilizarlo puede convertirse en una tarea caótica.
  • Al contrario de lo que se esperaba, los procesos ni mucho menos se agilizan, de hecho una demanda puede tardar varios meses en tramitarse.
  • A menudo se producen duplicidad de documentos y escritos.
  • Muchos de los departamentos que utilizan este sistema no cuentan con medios materiales suficientes como para afrontar este tipo de tecnologías.
  • No siempre se recibe el acuse de recibo cuando realizas un envío, lo que crea bastante incertidumbre a los usuarios.
  • Algunas comunidades autónomas tienen problemas de compatibilidad con este sistema.
  • Se baraja la posibilidad de que exista una vulneración de los derechos de privacidad de los usuarios de LexNET.
  • El servidor tiene claros problemas de capacidad, no puedes presentar más de una demanda de manera simultánea, es decir, al no existir espacio suficiente algunas demandas tienen que presentarse de forma fragmentada en varios envíos.
  • Muchos de los usuarios se quejan de que el sistema está vulnerando el principio de independencia judicial y el de división de poderes del estado.

Por si no fuera poco, uno de las ventajas que aportaba este sistema y de las que presumía era el ahorro de papel que se produciría. Sin embargo, a la hora de la verdad esto dista mucho de la realidad ya que aunque los documentos se presenten por vía electrónica, es necesario enviar tantas copias en formato papel como partes existan, por lo que ahorro de papel 0.

Basta con echar una ojeada a los resultados en Internet al realizar una búsqueda relacionada con LexNET, para darnos cuenta que exceptuando las páginas públicas que obviamente tratan el tema desde otra perspectiva, el fervor popular no acepta este sistema y está bastante descontento con su uso. De hecho muchos letrados se han unido en contra de él, presentando quejas incluso ante la Comisión Europea.

 

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Convierte tu empresa en una orquesta.

¿Cuantas veces te has planteado aumentar la movilidad de tu empresa? ¿Consideras que tienes un negocio demasiado rígido? En este post vamos a ofreceros algunas herramientas con las que podríais darle a vuestro negocio una gran flexibilidad y movilidad para adaptar tu negocio al entorno tan volátil en el que se mueven las empresas actualmente.

En primer lugar, una de las herramientas que os ayudarán en esta tarea son las centralitas telefónicas. La atención al cliente es esencial en cualquier empresa, debemos estar preparados para resolver las dudas que tengan nuestros posibles clientes antes de adquirir nuestro producto o servicio y de solucionar aquellos problemas que se les puedan presentar una vez realizada la adquisición. Seguir leyendo Convierte tu empresa en una orquesta.

almacenamiento en la nube

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de datos es algo primordial para cualquier empresa, es algo que siempre ha sido necesario y siempre lo será, aunque desde hace unos años está cambiando la forma de almacenarlos. El almacenar los datos en formato papel se empezó a quedar atrás, y poco a poco se empezaron a almacenar todos los datos en discos duros, lo que consiguió reducir notablemente el espacio, pero que continuaba con algunas limitaciones. Estas limitaciones se han ido reduciendo poco a poco con el paso de los años gracias a la masiva digitalización y a los continuos avances tecnológicos, lo que ha logrado mejorar la eficiencia de almacenamiento.

Todo esto se ha producido gracias al nacimiento de… «La nube» Seguir leyendo Almacenamiento en la nube

Adaptate a los cambios tecnológicos

Vivimos en un mundo complejo, las empresas se mueven en entornos turbulentos y que están en continuo cambio. Por eso, para permanecer vivas en estos entornos tan dinámicos tienen que adaptarse a los distintos cambios tecnológicos que se producen.

Internet revolucionó el mundo empresarial y lo sigue revolucionando, hace años era impensable que una empresa pudiera almacenar todos sus archivos en la «nube» o pudiera contactar con sus clientes por voz que viaja a través de Internet…
Las empresas que no se adaptan a estos cambios quedan remplazadas por aquellas que si lo hacen, de hecho muchas empresas aprovechan estos cambios para despegar y convertirse en empresas punteras del sector, por ejemplo las grandes multinacionales de Amazon o Alibaba, que basan toda su logística en vender por Internet y disponer de una gran y eficiente distribución.  Seguir leyendo Adaptate a los cambios tecnológicos

Ahorro de papel causado por los clientes de faxvirtual

Con la llegada de diciembre, la navidad está a la vuelta de la esquina. El mes preferido de muchos por lo que representa; chimenea, castañas, comilonas en familia… y tiempo para realizar los balances y analizar el transcurso del año y realizar la lista de propósitos para el año venidero.

En faxvirtual.com nos encanta la navidad y como todos, también realizamos nuestros propios balances, tanto personales como profesionales. Seguir leyendo Ahorro de papel causado por los clientes de faxvirtual

exito emprendedores

La receta del éxito para emprendedores (PARTE2)

Herramientas sociales

  • Hootsuite: es una herramienta con la que podrás obtener conocimientos más profundos que te permitirán mejorar los resultados sociales. Captura los análisis sociales que más te importan, prueba tu retorno de la inversión en redes sociales con informes visuales, programa mensajes, asegúrate frente a las amenazas, gestiona usuarios y cuentas, etc. En definitiva la mejor herramienta para darte a conocer.
  • Ready4social: es otra herramienta de gestión de redes sociales que te busca los contenidos en la red que te resulten más útiles. Te permite automatizar tus redes, viraliza los contenidos de tu red, difunde contenidos que aporten valor a tus seguidores, podrás comprobar como aumentan tus seguidores, gestionar varias cuentas a la vez,  ver que publicaciones son las que mayor impacto causan, etc. Dispone de una versión gratuita y dos de pago.

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