Aunque parezca extraño en medio de este mundo online y las comunicaciones puedes tener la necesidad de enviar un fax. Sin embargo, lo más probable es que no tengas una gran máquina de fax porque ya se consideran obsoletas. Aunque también tienes la opción de comprar alguna de las magníficas impresoras que hay actualmente en el mercado capaces de las impresoras con un montón de servicios incluidos. Pero, más allá de modernizar la experiencia te costará mucho dinero.

Lo que puedes hacer de entrada es buscar el mejor operador para tu fax virtual. Un servicio que te ofrezca la oportunidad de enviar y/o recibir los faxes, a través de una plataforma eficiente.

Este servicios te proporciona un número de fax que puedes utilizar para enviar o recibir faxes a través de un portal web, por correo electrónico. 

Fax directo de la web

Al momento de elegir una de las opciones que se ofrecen a nivel de la web debes enfocarte en ciertos detalles. Para nosotros, el mejor operador para tu fax virtual debe tener un software que inspire confianza apenas ingreses. 

Por otra parte, debe tener muchas funciones alternativas para poder cubrir tu necesidad actual de comunicarte. Pero, sobretodo debe brindar tarifas, diversidad de planes y varios métodos de pago.  Debes pensar, que si usas un servicio con frecuencia tienes que dar con alguno que no te complique, sino que al contrario te simplifique las tareas. 

Si andas en la búsqueda de un mejor operador para tu fax virtual, has llegado justo al lugar indicado. Nuestros servicios lideran el paquete con interfaces web bien diseñadas y altamente funcionales que no inhiben tu flujo de trabajo.

A diferencia de otras empresas que tienen interfaces complicadas y se limitan solo a enviar faxes, nosotros te ofrecemos una plataforma confiable y fácil de usar. Donde no solo vas recibir y enviar fax, sino que puedes recibir correos electrónicos, gestionar llamadas y decenas de funciones más. 

Ventajas de los servicios de faxvirtual.com

La principal ventaja de nuestros servicios es que nuestra interfaz es muy fácil de manejar. De esta manera evitas la molestias que pueden causarte ver tutoriales de uso. Simplemente, al afiliarte la misma web te va indicando cuales son los pasos a seguir. 

Si te afilias a nuestro servicios te damos una libreta de direcciones en línea, lo que facilita mucho el envío de faxes al mismo contacto en el futuro. Si lo deseas, también puedes incluir una portada con tu fax en la mayoría de los casos. 

En términos de archivos adjuntos, todos los servicios de fax que proveemos admiten una amplia gama de tipos de archivos, aunque el límite de tamaño del archivo varía. Es posible obtener una vista previa de los archivos adjuntos antes de enviarlos.

Envío de faxes móviles

En pro de buscar mejoras ofrecemos ligar el servicio directo a tu correo donde podrás saber en tiempo real cuando te llegó un fax a través de tu misma bandeja de correo electrónico. 

Sabemos que muchas Pymes y trabajadores independientes se familiarizan con los diferentes métodos de comunicación, siendo el  correo electrónico y el servicios de fax lo que más que se utilizan. Por ello, nos enfocamos en mantener activas ambas herramientas, aunque ofrecen capacidades similares siempre va a interactuar el fax virtual hacia el correo electrónico o viceversa. 

Simplificando lo antes mencionado, el fax virtual va a convertir toda la información que envíes en archivos adjuntos independientes en tu bandeja de correo. Y de la misma forma todos los archivos que desees enviar a través del fax lo puedes hacer. 

De tal forma, que siempre vas a tener varias alternativas para poder recibir y enviar información desde cualquier parte del mundo, a la hora que desees. Y lo mejor, es que los costes del servicio son más bajos en relación a los gastos mensuales de papel, electricidad y al mismo tiempo ayudar a preservar el planeta.

Con la aparición de las nuevas tecnologías, las aplicaciones informática y la información digital, han surgido nuevos canales de comunicación que limitan el uso de los métodos tradicionales como el uso de la telefonía analógica y el correo postal.

El fax virtual es la solución más viable para tu empresa para ahorrar dinero, tiempo y sobre todo digitalizar tu compañía. Este servicio se puede ofrecer en dos modalidades: su versión actual y más utilizada que es en la nube (Cloud) o en On Premise.

En estos tiempos donde la pandemia del coronavirus ha afectado la economía a nivel mundial, es importante contar con herramientas que te permitan mantener la comunicación con los empleados proveedores y clientes.

Con el uso del Fax virtual para pyme, puedes realizar el envío o recibir un fax donde quiera que te encuentres.

Ventajas que le ofrece el  Fax virtual para pyme

Aún cuando el Fax no se utiliza con frecuencia en algunas empresas, es de gran ayuda contar con un software de Fax virtual para pyme. Con una mínima inversión te mantendrás en contacto con los proveedores y clientes de tu empresa, así no cuenten con el servicio de fax virtual y posean un sistema de comunicación obsoleto.

Por eso te queremos mostrar algunas de las muchas ventajas que te ofrece el Fax virtual para pyme.

Mínima inversión inicial

Lo que puedes invertir es totalmente inferior al que deberías realizar en el caso de que quisieras adquirir una máquina de fax.

Podrías necesitar un poco más de dinero en la inversión si además de pagar el software de la aplicación debes pagar la tarifa de un proveedor de VoIP, en el caso que no cuentes con una.

Te olvidas del coste por mantenimiento

Con el uso del Fax virtual para pyme te olvidas de tener que gastar dinero en mantenimiento. Mientras que si utilizas un fax convencional debes gastar en consumibles.

Con el uso del Fax virtual para pyme te olvidas de imprimir, por lo que no vas a tener que gastar el dinero de tu empresa en tintas.

Las máquinas de fax además necesitan de un mantenimiento preventivo para evitar que se puedan dañar, por lo que debes añadir un  gasto adicional.

Contribuimos con el cuidado del medio ambiente

El Fax virtual para pyme es una forma de enviar y recibir información de una manera ecológica, ya que al realizarlo de manera virtual no vas a necesitar imprimir. Esto permite que el gasto de papel se reduzca.

Al disminuir el uso de fax disminuyes el uso del fax los cartuchos se consumen menos, por lo que ahorras dinero y contaminas menos, ya que los cartuchos son difíciles de reciclar.

Es muy fácil de manejar

No es nada complejo recibir y enviar faxes de manera virtual. Es casi igual que enviar la información a través de un email.

Tienes más libertad de movimiento

Con una máquina de fax debes recibir y enviar faxes en el lugar donde se encuentra el aparato. Con un Fax virtual para pyme puedes realizar la misma operación donde te encuentres, solo vas a necesitar de la ayuda de un dispositivo móvil y de una conexión a internet.

Enviar Fax Online desde el email de tu empresa

Puedes enviar faxes vía email o desde el navegador web de tu preferencia. La mejor solución en la nube (cloud) o servicio On Premise.

Te permite ahorrar significativamente en el uso del papel, consumo eléctrico, toner o cartuchos, línea y por supuesto no vas a necesitar gastar para adquirir una máquina.

La recepción de la información es en formato PDF editable, así que no vas a tener problemas si necesitas realizar algunas modificaciones al documento.

También puedes recibir y enviar información en múltiples formatos como: tif, png, Microsoft Office, jpeg, txt, html, entre otros.

Puedes utilizar el mismo número de tu fax o puedes elegir otro número nacional o local.

Para mayor seguridad recibes un SMS para la confirmación de la entrega de la información o alguna alerta.

Para garantizar la integridad y autenticación del documento, cuentas con una firma digital externa.

El utilizar el servicio de Fax virtual para pyme, no vas a tener problemas legales, ya que cumple con las regulaciones legales europeas, internacionales y americanas CCPA, Dodd-Frank, GDPR, PCI-DSS y MiFID II.

A nivel mundial las empresas se están enfrentando a desafíos debido al confinamiento que ha causado el coronavirus. Por lo que algunas compañías actualmente han tenido que implementar el uso del Fax virtual en teletrabajo.

Muchas de ellas se han visto en la necesidad de utilizar las nuevas tecnologías para que los empleados puedan continuar trabajando desde sus hogares de manera normal.

Se ha notado significativamente un aumento del uso del internet, las soluciones en la nube han tenido una gran demanda y se están utilizando aplicaciones remotas para que los trabajadores puedan tener capacidades de un flujo de trabajo continuo y eficiente.

Las empresas que utilizaban las máquinas de fax, han recurrido a las soluciones virtuales como el uso del fax virtual como una herramienta del teletrabajo, para de esta manera poder evitar la pérdida de la comunicación.

Debido a la pandemia, muchas empresas se encuentran cerradas físicamente y sus empleados no pueden acudir a las oficinas.

Esto puede causar la perdida o retraso de faxes importantes o de urgencia, ya que no serán recibidos en tiempo real, si no hasta que alguno de los empleados o el dueño pueda recuperar la información que ha llegado. Indudablemente se retrasa el tiempo de respuestas.

La solución a dichos inconvenientes es el uso del fax virtual. La modalidad de trabajo virtual, sin duda alguna están creciendo y los servicios de telefonía fija están permitiendo que las empresas puedan implantar el teletrabajo como una solución a sus problemas. Con este modelo pueden ahorrar una gran cantidad de dinero en costes y la productividad de los trabajadores aumenta.

¿Cómo utilizar fax virtual en el teletrabajo?

El fax virtual le permite a los trabajadores mantenerse en comunicación continua y en tiempo real de la misma manera como se haría en la oficina. No importa donde te encuentres, puedes utilizar cualquier dispositivo móvil, lo importante es que tengas conexión a internet para poder enviar y recibir la información.

Con el uso del fax virtual, te podemos asegurar que las tareas y los documentos importantes llegarán a tiempo y no se quedarán arrumados en una mesa hasta que alguien llegue a recogerlos.

Los faxes se pueden visualizar de manera digital como un adjunto que se encuentra en el correo de la empresa o del trabajador y si necesita devolver una respuesta, puede utilizar el mismo número del remitente.

El uso del Fax virtual de la mano con el teletrabajo es la solución perfecta para que una empresa continúe trabajando con fluidez y sus ingresos no se vean afectados por que los trabajadores no puedan asistir a la oficina.

Beneficios del fax virtual y el teletrabajo

Las empresas se ven muy beneficiadas con el uso de estos dos métodos de trabajo. Debido a la pandemia producida por el COVID – 19, las operaciones digitales y las notificaciones certificadas han tenido un crecimiento de aproximadamente el 25% y el 70% respectivamente.

Tanto los trabajadores como los dueños de la empresa no dejan de trabajar y están en constante comunicación.

Flexibilidad del uso del fax virtual.

Los trabajadores tienen libertad de trabajo, es decir, pueden cumplir con sus labores donde quiera que se encuentren.

Las tecnologías van cambiando el mundo y esto trae consigo nuevas formas de hacer las cosas para cumplir los mismos objetivos. Acá dejaremos toda la información para que no quede duda de cómo enviar y recibir un fax virtual. Es un proceso sencillo, rápido y seguro que todos en la oficina deben conocer. 

El fax virtual tradicional necesitaba tener toda la información en papel y que remitente y destinatario tuvieran una línea telefónica fija, la máquina de faxes, tinta y  más papel para recibir la información. Con el fax virtual todo es más sencillo, solo es cuestión de estar conectado a internet y tener disponible un proveedor de correos electrónicos. 

¿Cómo enviar un fax virtual?

El procedimiento es fácil y rápido que permite poner información importante en manos del remitente desde cualquier parte del mundo y en el momento que desee. 

1. En principio se necesita un proveedor servicio de fax virtual para acceder a una dirección de correo que contenga los datos requeridos. Esta información es la que permite que el correo electrónico no sea solo un simple E-mail sino que lo convierte en un fax virtual con las debidas propiedades de seguridad

La dirección que los proveedores emiten está formada por una serie de números y un dominio de servidor de fax virtual. Por ejemplo 123456789@servidor.fax

1. Una vez que se cuenta con el servicio con solo acceder a la aplicación desde tu ordenador o desde el móvil que se identifica con el número de fax asignado
2. Al igual que el correo electrónico lleva un asunto en el que es habitual colocar la clave que se usará para desencriptarlo la información por tanto solo la debe conocer el destinatario
3. Se escribe la portada que antecede al documento en el campo del cuerpo del fax
4. Se adjunta en archivo de la información que se quiere enviar que debe haber sido guardada con anterioridad en formato no editable .zip, .pdf o .tif
5. Una vez que el archivo es parte de la información en el fax, solo queda hacer clic en “Enviar”
6. Se espera el recibo de acuse que llega una vez que el destinatario haya accedido a la bandeja de entrada y haga clic sobre el mensaje 

¿Cómo recibir un fax virtual?

Para recibir un fax virtual es necesaria una suscripción a una plataforma de servicios de fax virtual. Tal y como se explicó en el procedimiento para enviar.

1. En principio se recibe la notificación de un nuevo fax en la bandeja de entrada
2. Se recibe el correo con solo hacer un clic sobre el nuevo mensaje
3. Para abrir la información se debe desencriptar usando la clave que envió el remitente
4. Seguir las instrucciones para descargar la información en el equipo donde deba recibirse
5. Responder por la misma vía si se considera necesario

Las formas de envío y recepción del fax virtual son muy sencillas y parecidas a las que usamos habitualmente con un correo electrónico ordinario. Las pequeñas diferencias se ven marcadas en el proveedor de servicios que se encarga de mantener la información segura y el la posibilidad de proteger bajo contraseña de acceso la descarga de los archivos recibidos.

Es muy fácil y una vez que se adquiere un plan de fax virtual la plataforma propia del proveedor suelen ser sencillas y fáciles de entender. 

Existe ya en el mercado buena cantidad de empresas de telecomunicaciones que se suman a ofrecer este servicio haciendo que los usuarios protejan la información como es debido y están siempre atentos a brindar soporte en línea de ser necesario. 

Garantizar la seguridad de la comunicación a través del Fax Online es un esquema mundial  que persiguen reconocidas empresas financieras ubicadas en España, las cuales tratan de adoptar las  mejores prácticas para proveer el mejor servicio.

El almacenamiento y respaldo de registros electrónicos (incluidos los faxes online) por  un período de al menos siete años es una práctica en tendencia.

El  Fax Virtual es un sello que da seguridad

Como bien sabes, el fax virtual es una herramienta para la comunicación muy bien posicionada en el mundo financiero, destacados directivos del mundo de la banca y de las compañías de seguros, así lo reconocen.

De hecho, confían en el sinfín de opciones para almacenar pistas de auditorías, gracias a la  trazabilidad que generan las transmisiones de los faces virtuales en la nube o a través del correo electrónico.

Recordemos que las notificaciones  de entrega y/o recepción de faces electrónicos se consideran una pista de auditoría fiable y junto con otros campos se puede conocer la actividad  completa del fax virtual.

Cuando las personas expresan la preocupación de que el  e-mail esperado no ha llegado al buzón de entrada, sin duda alguna, no se tiene una constancia de que este fallo de entrega sea del todo real.

Y estos momentos embarazosos pueden evitarse con el fax virtual, blindando y garantizando la seguridad en la comunicación.

El mundo financiero apuesta por el Fax Virtual

Los sectores financieros generan un centenar de datos con niveles de criticidad altos y de extrema confidencialidad y esta información requiere estar disponible oportunamente en cualquier país del mundo de forma segura.

Estos datos deben ser transmitidos bajo un mecanismo que garantice confidencialidad de los datos económicos, por ejemplo: Informes bancarios, hipotecas,  hallazgos de auditorías, facturas, entre otros.

Considerando que el formato que ofrece un e-mail  no goza del 100% de aceptación en el sector financiero, el fax virtual es la opción, así que los faxes virtuales se consideran registros electrónicos que el sello de seguridad que buscan los empresarios.

La implementación de recursos tecnológicos como el Fax Virtual  mitiga en una buena medida la posibilidad de alteraciones de registros,  como mecanismo de control ante posibles actos de corrupción. 

En este sentido, las compañías Españolas  al contratar el proveedor de servicios para transmitir faces  virtuales deben verificar que dispongan de la plataforma tecnológica para dar seguridad y garantía a la comunicación.

Considera estos puntos al momento de contratar la compañía de Fax Virtual:

1. Debe disponer de la opción de envió y recepción  de faxes  directamente a cualquier aplicación y al número de fax del destinatario.
2.  Ofrecer notificaciones de recepción.
3. Permitir el enrutamiento de los faxes entrantes a las bandejas de entrada de correo electrónico o impresoras seguras.
4. Garantizar la transmisión de fasces seguros y en tiempo real.
5.  Flexibilidad para una integración segura del fax virtual con otros sistemas corporativos de gestión empresarial financiera.
6.  Disponer de un paquete empresarial y gozar de un historial de clientes que le otorguen niveles de credibilidad.

Sin duda  alguna, las funcionalidades del fax online  ayudan a evitar actividades fraudulentas y apalancar comunicaciones a través de un canal  seguro y transparente.

El mundo está necesitado de personas que deseen cuidarlo y manejen sus consumos con responsabilidad. Las empresas por su parte usan el fax virtual para cuidar el medio ambiente y van desarrollando estrategias que ayuden a disminuir el consumo en fábricas, oficinas y hogares.

Las empresas  se adueñan de nuevas tecnologías que convierten a su personal y a sus clientes en mejores ciudadanos para el mundo. Con miras a dejar un planeta habitable para las generaciones futuras los pequeños cambios traerán grandes resultados.

Responsabilidad empresarial al usar fax virtual

Las empresas de todo tipo de servicios y canal de producción tienen la responsabilidad de trabajar causando el menor daño posible al ambiente. Deben estudiar muy bien el impacto que causan al planeta cuando producen y se enfrentan a la sociedad y considerar cualquier estrategia que minimice su consumo. 

El uso del fax virtual brinda la posibilidad de movilizar de un lado a otro la información importante entre las empresas y sus contactos, ya sean proveedores, aliados comerciales, empleados o clientes sin gastar recursos naturales en productos que hoy en día son innecesarios. 

El fax tradicional al que estaban acostumbradas las empresas requiere un habitual consumo de papel, de tinta, de cables y de una línea fija de teléfono para su funcionamiento. Todo esto mantenía un alto coste por un sistema de envío de información sobre todo por ofrecer garantías de seguridad. 

En organismos de estado o empresas de información confidencial podía apreciarse al lado de la máquina de faxes una demoledora de papel para destruir inmediatamente cantidades innumerables de hojas que no debían ser leídas por más nadie que los interesados. Esto generaba otro coste y despilfarro para la empresa. 

Fax virtual es el mejor medio de comunicación para cuidar el ambiente

Fax virtual deja todo esto atrás, la idea de consumo se elimina por completo y ahora solo se necesita del ordenador habitual o de un teléfono inteligente con señal de Internet. Específicamente para el uso del fax virtual se requiere un número de línea digital y disponibilidad de acceso a la nube.

El tema de la seguridad va ganando cada vez más confianza en los usuarios y poco a poco son más las empresas que adoptan y aceptan esta estrategia de comunicación. Ya se conoce el sistema de seguridad y encriptación más a fondo y se da paso a una nueva generación de mejores habitantes en el planeta. 

Poco a poco el fax virtual va dejando saber que su sistema de transito de información es seguro. La información solo está disponible para el remitente y el destinatario quienes bajo previo acuerdo encriptan sus paquetes de información en formato no editable y con clave de acceso. 

Es necesario por el bien del planeta dejar de devorar los recursos naturales para uso indiscriminado. Ha llegado el momento de comenzar a usar la tecnología no solo para beneficio personal sino también para bien de todos en el mundo. 

Poco a poco se va sintiendo la satisfacción al saber que se está ahorrado un poco de lo que las generaciones futuras necesitarán para vivir. A la vez que se va a prendiendo de las nuevas tecnologías y haciendo uso útil de ellas, mejorando los sistemas de comunicación entre todos. 

El espacio de almacenamiento de la nube es hasta ahora incuantificable por lo que todos tenemos una opción de poner nuestras informaciones en esa cesta bajo el debido resguardo. Es cada uno quien escoge si envía un correo electrónico ordinario o convierte su información en un fax virtual sabiéndole seguro y agradable con el medio ambiente. 

Con la aparición del E-mail fueron muchas las máquinas de fax tradicional que comenzaron a dejar de sonar. Esto marcó un gran crecimiento dentro del marco ecológico para muchas empresas pero hoy en día el fax virtual es mucho más que un correo electrónico.

El correo enviado desde el ordenador habitualmente fue de mucha ayuda para dejar de consumir papel y tinta. Siempre en empresas de poca rigurosidad en cuento a seguridad y mucha confianza al saber a dónde se destinaban sus comunicaciones. Es una gran herramienta de comunicación y sin mayor gasto se podía llegar a cualquier parte del mundo con inmediatez. 

Pero también es cierto que las organizaciones más estrictas no abandonan el fax tradicional tan fácilmente. Se cuida cada detalle de posibles filtraciones de información por la web y no se tiene certeza de que la información se recibida únicamente por el destinatario. 

Otro tema importante es que muchos destinatarios expresaban no haber recibido la información. Esto causaba mucha inquietud y lo más confiable era seguir detrás de la máquina gastadora de papel y tinta.

Diferencias entre el fax virtual y el correo electrónico

La red es muy amplia en todo lo que tiene que ver con el direccionamiento de la información. El correo electrónico por su parte amerita en el campo de entrada. El destinatario lleva un nombre de dirección electrónica seguido de arroba y un dominio con su respectiva extensión como por ejemplo nombreyapellido@dominio.ext. 

Este aspecto de la dirección de correo debía tener la especificación exacta en cada detalle para que la información llegara a donde se debía. Fueron muchos casos en los que cualquier descuido podía hacer que la información fuera  a otro destino. 

Por su parte el fax virtual contiene el direccionamiento muy parecido al E-mail pero se forma por un numero seguido de arroba y luego existe el dominio y la extensión del mismo. Por ejemplo 0123456789@faxvirtual.ext . De igual forma invita al usuario a tener cuidado con el número a donde se marca. Ahora bien para que la información salga al mundo aún faltan otros parámetros.

El fax online espera al igual que la máquina tradicional por la confirmación de poder ser recibido por el destinatario. Para ello se crea previo acuerdo entre las partes una clave dual de encriptación de la información para que solo pueda ser decodificada y leída por el remitente y el destinatario.

Existen otros dos aspectos que convierten al fax en la solución para desechar al fin la máquina de consumo. Uno es la encriptación de la información en formatos no editables como .pdf, .tif y .zip donde el remitente cuida las posibles modificaciones que pudieran surgir durante el tránsito.

Y otra importante opción a elección del remitente es el recibo de acuse. Esta opción es controlada por el remitente y se activa una vez que el destinatario inserta los datos acordados en la clave dual. Es así como el sistema de fax virtual envía de retorno un correo de recibo de acuse y se tiene constancia de que la información fue recibida correctamente. 

Se ha hecho de vital importancia en el mundo informático crear e innovar sobre las soluciones que terminan de una vez por todas con el consumismo despilfarrado que se arrastraba desde la década de los años 80. Sin dejar de lado las exigencias de los usuarios que demandan los nuevos servicios. 

Internet se sigue nutriendo de estrategias de seguridad y compromiso por el respaldo de información hasta alcanzar que todos se sientan en el campus más seguro  como si los datos viajaran de puerta a puerta y de ser necesario de mano a mano. 

Parte de la abstención para cambiarse del fax tradicional al virtual está en que los usuarios desconocen los términos legales que rigen el uso de la firma electrónica para respaldar un fax virtual.

Aparte del sistema de envío de información utilizado para el fax virtual otro aspecto de gran importancia es la seriedad y respaldo. Es necesario que la información aunque se trabaja solo de forma digital esté debidamente firmada. 

La legalidad es un aspecto importante al momento de enviar una información corporativa. Para esto existen los diseños de hoja membretadas tanto en el encabezado como en el pie de página y la firma electrónica. 

¿Es lo mismo firma electrónica y firma digital?

En principio nació la firma digital cuando se tuvo la idea de capturar en imagen la firma autógrafa. Una vez que pasaba por unos arreglos desde el punto de vista digital se creaba un archivo .gif o .jpg de la imagen y esto pasaría a ser un archivo de uso exclusivo de su autor. Sin embargo no era un sistema confiable dado que cualquier truco informático podía hacer que esa firma se colara por la red. 

Se quiere dejar clara esta diferencia porque no es lo mismo firma digital que electrónica. Esta última describe un proceso digitalizado en su totalidad y la encriptación de este dato es rigurosa. 

La firma electrónica es una imagen generada a partir de un algoritmo informático. Tiene un particular concepto jurídico y se usa para respaldar información. Se usa como partida una firma manuscrita estampada de forma digital pero es codificada y almacenada por un software comparativo con una firma existente el sistema biométrico. 

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Pasos para crear una firma electrónica

1. Se autografía sobre un sistema digital ya se con un lápiz óptico, con el mouse o incluso directamente con el dedo.
2. Se realiza la biometría identificado de forma física y biológica de la firma.
3. Se comparan las características propias de la firma con el resto de las que ya se encuentran almacenadas en el sistema biométrico y de ser posible crearla se respalda con la lectura de la huella, el reconocimiento facial o la voz. 
4. Seguidamente el proceso pasa la firma por un sistema de cifrado que genera una clave de confidencialidad mediante un proceso matemático. Esto hace imposible que la firma sea usada por un tercero ya que es intransferible y se debe mantener con el debido resguardo. 
5. Una vez que se ha creado el archivo que se quiere enviar se guarda en formatos no editables como .zip, .pdf  o ,tif. Se firma de forma electrónica por la autoridad correspondiente y enviada bajo sistema de claves simétricas

El sistema de cifrado sobre la firma hace que el fax virtual sea seguro. Este genera una clave simétrica de previo acuerdo entre el emisor y el receptor del mensaje para que viaje por la red sin ser decodificado por intrusos y llegue con total discreción a su destino. 

Se debe tener especial cuidado cuando se usa la firma electrónica ya que da validez y confiabilidad de la misma hace auditable toda información que la contenga. 

El sistema avanzado de la firma electrónica o firma biométrica permite identificar al firmante y vincular todos los datos suministrados cada vez que se hace uso de ella. Y se supone los datos son fidedignos y de absoluto conocimiento del firmante. 

En España según la Ley 59/2003 y en la Directiva del Parlamento Europeo (1999) la firma electrónica y todos los datos adjuntos a ella pueden ser utilizados para conocer para asuntos de legalidad la identificación del autor. 

La atención médica hospitalaria, es uno de los  sectores de extrema sensibilidad al factor tiempo. Las prácticas hospitalarias de emergencia o de rutina llevan intrínsecas una serie de confirmaciones o validaciones que acarrean que el personal médico y administrativo emplee un número significativo de horas al día.

En algunos casos el tiempo en la industria médica, es un factor clave para preservar la vida de los pacientes, por esto, se estima que el 90% de los recintos del sector salud han dado el paso al fax virtual.

Del mismo modo está demostrado que al utilizarlo  se ha logrado reducir casi en un 89% el tiempo que los trabajadores invertían en conseguir el total de la documentación clínica preoperatorio. El fax virtual está presente en los macro procesos de trabajos propios y externos a la industria médica

Cuando una máquina de fax fallaba, se ponía en riesgo la  vida del paciente en espera de confirmación de claves. Las empresas aseguradoras necesitan conocer a tiempo la documentación para aprobar la cobertura del paciente a ingresar de emergencia. 

Posterior a esto, se debe transmitir los datos preoperatorios como electrocardiogramas, listas de alergias e información sobre anestesia de forma rápida y todo esto ocurre casi en tiempo real con el unso de este tipo de faxes.

Cifras alarmantes y desafíos clínicos con la máquina de fax

Anteriormente,  administrar una máquina de fax en una clínica u hospital era una pesadilla, se trataba de todo un desafío, verifiquemos estas métricas:

• Se estima que en un hospital tipo III, en promedio solo el 85% de las fases salientes se entregaban exitosos, usando las maquinas tradicionales.
• Alrededor de 150 faxes fallidos se tenían al día, sin posibilidades de modificación de estatus con error. 
• EL personal de soporte técnico pasaba entre ocho o diez horas trabajando en la cola de fax fallidos.
• No existían días en los hospitales o clínicas, sin presentar problemas en el envió o recepción de faces por la maquina.
• Se estima de cuatro personas en espera por clave de emergencia de parte de las empresas de pólizas de seguro, una presentaba complicaciones por el retraso. 

Beneficios del Fax virtual en los recintos médicos 

Definitivamente el fax virtual acorto los tiempos en la industria médica y con esto mejoro significativamente la calidad del servicio.

Así como también,  ayudo a minimizar la tasa de  complicaciones médicas en las salas de emergencia, gracias a que el porcentaje  de faxes exitosos se ha disparado con un tasa aproximada de 99.3%

De este modo, queda más que demostrado los beneficios  del uso del fax virtual para optimizar los tiempos y aumentar la productividad en los recintos de salud. 

Evidentemente el procesamiento online de fax reduce los costos, lo cual representa otro beneficio eliminando rubros de los pasivos contables. Por otra parte ayuda a reducir las facturas telefónicas de larga  y corta distancia.

La facilidad de uso del fax virtual permite que el personal administrativo de la clínica pueda rotarse, es un proceso rápido y sin problemas.

La gestión de envió y recepción de fax virtuales cumple una función vital en la industria de la logística. 

Dentro del mundo de las logísticas de emergencias, el fax virtual es el medio ideal de comunicación  para realizar despachos o entregas en tiempo real, para atender emergencias o siniestros. 

Por lo general las solicitudes de emergencia de partes y piezas se realizan bajo el esquema de fax virtual vía correo electrónico.

Tan pronto los fabricantes y/o proveedores de partes y piezas (no triviales) reciben el fax virtual con dicho pedido, se dispara un proceso en los inventarios de almacenes.

De igual forma se activan logísticas aéreas o terrestres (con aviones o camiones) y entra en marcha una serie de confirmaciones o validaciones, todas a través del fax virtual.

En la industria de logística de partes y piezas no convencionales se maneja él envió de emergencia para las principales marcas a nivel mundial.

¿Cómo es un servicio de solicitud de emergencia vía Fax Virtual?

Las compañías de logísticas que proveen servicios de envíos urgentes trabajan horario corrido con turnos rotativos, es decir laboran los 365 días del año (24 horas, los siete días de la semana).

Al recibir fax virtual vía correo electrónico con el pedido de emergencia, inmediatamente las empresas confían en la veracidad del  fax y distribuyen información de la logística.

Con la información que contiene el fax virtual se realizan: Protocolos de confirmación de rutas críticas, validaciones de tiempos y recorridos, se establece hora exacta del retiro y entrega de la pieza y  hasta se pueden entregar instrucciones con calves estrictamente confidenciales.

El fax virtual desempeña un rol  fundamental en cada uno de los hitos relevantes del proceso de envío de piezas urgentes y exclusivas.

Los envíos importantes siempre van acompañados de una nota por fax virtual, así funciona el mundo de las logísticas de emergencias. 

No pueden existir lagunas o vacíos y la máquina de fax tradicionalmente siempre ha acompañado estas entregas de emergencia pero con ciertos retrasos o encolamientos.

En los actuales tiempos, se siguen realizando logísticas de emergencia en todo el mundo pero con las funcionalidades del fax virtual, garantizando entrega de partes y piezas criticas para las empresas a nivel mundial. 

En los movimientos de emergencia un retraso no es la opción, gracias a que el fax virtual viaja con los protocolos de internet y las plataformas tecnológicas la información se conoce casi en tiempo real.

Casos de gestión de logísticas de emergencia con el fax virtual

1. Cuando ocurren huracanes de categoría mayor a cinco, un volumen significativo de la población afectada queda sin energía, automáticamente las autoridades activan la compra de generadores.

La actividad comercial de la compra de estos equipos, debe realizarse de emergencia y es aquí donde las compañías de logísticas aéreas y terrestres explotan al máximo la inmediatez  de envió y recepción de un fax virtual para minimizar los tiempos.

1. En la pandemia de la gripe H1N1, fue necesario distribuir medicamentos con extrema urgencia en los focos de la infección  y en el control de la logística asociada y sus confirmaciones de entrega, intervino el fax virtual en todas sus modalidades. 

1. En los centros de datos con grandes servidores, los UPS no pueden fallar  y deben restablecerse en cuestión de segundos para no comprometer perdida de datos críticos. 

En estos casos se activan protocolos de compra y traslados de emergencia donde, este repuesto o pieza critica debe llegar en  tiempo perentorio y aquí entra nuevamente el fax virtual. 

La compra de turbinas, el envió de contraseñas para reactivar plataformas de comunicación, todo esto conlleva una logística y el fax virtual destaca en estos momentos cumbres.