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La facturación electrónica a través de fax virtual

La facturación electrónica es una realidad ya implantada por muchas empresas en toda Europa. Países como Portugal, Italia, España y Alemania son pioneros en el uso de este nuevo esquema de facturación.

Ahora bien, el envió y recepción de las facturas electrónicas frente a los ataques cibernéticos preocupa a casi toda los empresarios. Y estos han encontrado en el servicio de envío y recepción de faxes virtuales un aliado, en este camino de la digitalización empresarial de forma segura.

Cabe destacar, que el apalancamiento de la facturación electrónica se basa en el marco normativo que la Unión Europea formulo (B2G) para que las empresas adapten sus sistemas de facturación.

En este sentido, las funcionalidades del fax Virtual en la implantación de la facturación electrónica ayudan de forma segura a realizar las transacciones e el intercambio de documentos electrónicos B2B, B2G y B2C.

El plan Digital 2025

La CEOE Confederación de Española de Organizaciones Empresariales, ha formulado un macro-plan para impulsar la digitalización de las Pymes españolas.

Dentro de los objetivos de este plan se busca conseguir la facturación digital y la implantación de soluciones o herramientas tecnológicas para la gestión empresarial y un de estas podría ser con toda seguridad el uso del fax virtual.

Sin embargo, algunas micropymes no son consientes de la importancia y ventajas de la digitalización.


Por esta razón, para los proveedores de soluciones de fax virtual vía e-mail, que deseen apalancar el Plan Digital 2025 en España. Esta apatía, podría resultar una gran oportunidad de negocio para captar nuevos clientes, ofreciendo los paquetes de fax virtual, bajo modalidad de prueba o gratuita.

Protección para el envió recepción de facturas electrónica en la empresa


Las empresas, al intercambiar facturas electrónicas requieren implementar herramientas de protección para mitigar desvíos o fraudes electrónicos y uno de los servicios que protege esta información es el fax virtual.

Tradicionalmente las facturas emitidas en papel eran enviadas y recibidas a través de la máquina de fax.

Hoy en día, todos los eslabones que intervienen en el proceso de facturación de las empresas (pequeñas y medianas) están automatizados, pues la facturación electrónica y su envió a través del fax virtual vía email, es un hecho.

Destacados asesores tecnológicos, emiten sus valoraciones en materia de digitalización empresarial, en función de la cantidad de papel que utilizan.

Y es precisamente con el resultado de esta valoración donde recomiendan implementar ecosistemas de software seguros para el envió y recepción de facturas electrónicas de la empresa a través del fax electrónico.

Los proveedores de software de faces virtuales y de facturación electrónica, han comprendido que la compatibilidad y globalización de sus funcionalidades es necesaria, para ir pro del éxito de la implantación de mecanismos seguros en las empresas españolas.
Y la sustitución de prácticas manuales de facturación y de las máquinas físicas de fax, aunque parezca controversial para algunos empresarios, es una realidad que requiere de un acompañamiento en el camino de la gestión digital para  envió y recepción de facturas electrónicas de las empresas, así como de presupuestos e impuestos.

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La privacidad de la información compartida a través de faxvirtual

Las comunicaciones evolucionan a un ritmo acelerado. De las cartas se pasó de forma gradual al correo electrónico, y de los fax tradicionales se pasó a los fax por Internet

La transición hacia el correo electrónico resultó práctica y paulatina, haciendo que los destinatarios adoptaran la herramienta con total tranquilidad. 

De esta manera, las máquinas tradicionales de fax que llevaban años en funcionamiento se dejaron atrás, dando paso a un sistema de mucho ahorro puesto que ya no era necesario enviar mensajes a través de máquinas de fax utilizando tinta y papel.  

Sin embargo cuando se habla del sistema de envío de fax virtual aún se encuentra con un una resistencia corporativa. Esto radica en el tema de la seguridad y confidencialidad de la información. Muchas organizaciones del Estado y empresas privadas no conocen el sistema de privacidad que ofrece un fax virtual y por ello no se atreven a desechar esa máquina consumidora de papel. 

Sistema de Privacidad del fax virtual

Hoy en día el mundo de las telecomunicaciones esta cargado de virtualidad. Muchas empresas y clientes ni siquiera tienen un espacio físico para su funcionamiento. Ya se está de frente al momento de cambiar todos los sistemas  de comunicación por la digitalización de la información. 

Los que aún no sueltan la máquina de faxes se están quedando atrás. Las empresas que ya han evolucionado requieren la información organizada en la nube. El mundo necesita dejar atrás el gasto de papel y consumo de tintas que tanto daño le hacía. 

Con el nacimiento del nuevo siglo han surgido nuevas herramientas y los expertos garantizan la confidencialidad y seguridad al respecto. Las grandes organizaciones del mundo ya han migrado al sistema de fax virtual para el envío y recepción de información

Cuando se habla de un fax virtual no se refieren a un simple correo electrónico que pudiera estar siendo hackeada por cualquier intruso que se lo proponga en la web. Esto se refiere a una posibilidad de configuración dentro de un sistema de E-mail. 

Garantías de seguridad del fax virtual

El destinatario del fax virtual genera un correo electrónico y adjunta un documento con características de no edición para resguardar que la información no sea alterada. Esto lo hace mediante formatos .zip, .pdf o .tif. Otro modo usado es capturando la imagen del documento físico si ya existe. 

El destinatario debe ser usuario de una cuenta de fax virtual contentiva de un número de teléfono seguido por arroba y el dominio de la compañía que le provee del mismo. 

Adicionalmente existe un sistema de cifrado denominado comúnmente como PGP que funciona bajo un algoritmo matemático durante su tránsito en los servidores de Internet y que serán descifrados una vez en los correos electrónicos de destino bajo contraseña si así lo acuerdan ambas partes. 

Ha llegado el momento de apropiarse de todo ese avance tecnológico que siempre ha ofrecido. Dejar las excusas que mantienen a la empresa en el tradicionalismo y la van enterrando en la antigüedad. 

Es momento de salir a la virtualidad que envuelve al mundo en estos momentos donde no hay límites al momento de alcanzar nuevos clientes y existir ante la globalización. El fax virtual es una de las herramientas más sencillas y seguras, junto a la firma y sello digital y los sistemas de encriptación la información viaja segura. 

Asociarse a un buen proveedor de servicios que ofrezca la capacitación y el soporte adecuado será muy importante para disfrutar con tranquilidad de la mejor comunicación. 

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Fax virtual vs. Firma digital

El ámbito empresarial tiene un mundo de ventanas tecnológicas abiertas. Todo el aspecto comunicativo puede resolverse desde el ordenador con Internet. Desde los objetivos empresariales de alcance tradicional hasta la virtualización de la firma y la comunicación con todos los actores necesarios para el alcance de las metas. La comunicación ha pasado a ser más práctica y fácil.

Diferencia entre fax virtual y firma digital

Las comunicaciones hoy en día son virtuales pero no todos los asuntos de virtualidad significan lo mismo. En este momento queremos poner clara la información que refiere a fax virtual y firma virtual.

El fax virtual es una opción accesible para las empresas por medio de la cual puede dirigirse fax a proveedores, empleados y clientes desde una opción del E-mail. Para manejar esta opción desde la empresa ya se hace innecesario el uso de la máquina de faxes y la cantidad de consumibles que eso gasta, ni la línea telefónica física. 

Este tipo de fax ha permitido que las empresas verdaderamente entren al sistema ecológico, consumiendo el mínimo de recursos posible para mantenerse comunicadas. 

Por su parte firma digital corresponde al respaldo de seguridad que internet ofrece a las personas que deseen autenticar su firma autógrafa. Es básicamente una imagen digital que se carga de un conjunto de algoritmos informáticos de seguridad para ofrecer originalidad y respaldo sobre el documento digital. 

La firma digital solo se encuentra disponible bajo contraseña para ser utilizada por quienes han tenido la posibilidad de adquirirla. Esta imagen es intransferible y debe ser usada con mucho criterio ya que pudiera poner en riesgo información empresarial importante. 

Hablemos de seguridad entre estos dos términos

Cuando se describen las virtudes de fax virtual no se puede dejar de hablar de la seguridad que este servicio ofrece a las empresas. El medio de envío es el correo electrónico pero se suma un proceso de encriptado. 

Uno de los procesos  consiste en transformar los archivos a formato .zip, .pdf o .tif estableciendo previamente una clave de seguridad para que los destinatarios puedan accederá la información.

Se quiere hacer espacial énfasis en que una firma digital no es una imagen escaneada o fotografiada de la firma autógrafa de cualquier persona. Es un producto que se obtiene luego de cifrar la firma autógrafa por un sistema matemático que posiciona los valores simétricos y asimétricos para crear una imagen digital de la firma.

También se da el sistema de criptografía que combina las técnicas asimétrica y simétrica en Pretty Good Privacy o PGP que soporta la información con  las firmas digitales autógrafas y genera una clave de uso único para cada transmisión de información. 

Es decir, se llega al punto donde aclarar que la firma digital asegura el fax virtual. Este servicio de identificación es usado para respaldar y certificar a la autoridad que emite el documento. Al utilizar una firma digital se hace de uso exclusivo la información. 

Ambos sistemas para el envío de información son seguros y pueden ser validados con algunas herramientas informáticas dedicadas a ello. 

Si el objetivo es mantener la información de la empresa con total seguridad, mientras se ahorra y se simplifican un montón de tareas que se debían activar en otrora. Lo mejor será comenzar a usar ambos servicios.

Juntos el fax virtual y la firma digital garantizan la confiabilidad y la seguridad del flujo de información que sale y entra a la empresa. Se han creado una cantidad de algoritmos informáticos para mantener seguro el proceso comunicacional que pudiera parecer un simple correo electrónico.

Fax virtual y firma digital esperan para ser las nuevas herramientas que todas las empresas comiencen a utilizar para actualizar sus sistemas de comunicación.

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Fax para laboratorios: ventajas de hacerlo virtual

La mayoría de las personas desconocen lo que sucede luego de realizarse una prueba sanguínea, generalmente se requiere conocer con prontitud y exactitud estos resultados.

En la actualidad el fax virtual es uno de mecanismos de seguridad que forma parte de la infraestructura tecnológica de los laboratorios clínicos

Los laboratorios clínicos se esfuerzan por mantener entonados o calibrados todos sus equipos, pero también, incorporan mecanismos automatizados para lograr enviar estos resultados, y han encontrado en el fax virtual por email, una gran alternativa.

Estos recintos clínicos, comprenden que la generación del informe analítico de una química sanguínea es tan importante como el medio utilizado para dar a conocer esta información a sus pacientes.

Los resultados de laboratorio son decisivos para la toma de decisión de los médicos y conocer oportunamente estos análisis sanguíneos conlleva a estos, a utilizar el envió de estos por un medio eficiente y confiable y nada mejor que el fax virtual por correo electrónico.

Las asociaciones profesionales de laboratorios clínicos, consientes de la importancia que tiene la privacidad de estos datos encuentran en para el envió de resultados de laboratorio por fax virtual una gran opción para proteger estos datos. 

Personalización de los resultados

Los laboratorios clínicos no escatiman esfuerzos para evitar errores en la identificación o individualización de las muestras. 

Para enviar los resultados de laboratorio a través del fax virtual por correo electrónico, se puede incorporar al fax una portada que incluya los datos del paciente y de la casa de laboratorio, reforzando el control y la  personalización de los resultados de laboratorio clínico.

Así como nosotros confiamos en los resultados emitidos por el laboratorio clínico, estos a su vez, confían plenamente en él la robustez y seguridad que ofrece la plataforma del proveedor de fax virtual contratado.

Con el uso del fax virtual, definitivamente los laboratorios clínicos protegen los  datos del paciente y los fasces quedaran almacenados y será fácil su identificación además de que protege la intimidad del paciente.

Retos

Los laboratorios clínicos enfrentan constantemente grandes retos que se basan en  mejorar continuamente la calidad de sus servicios y minimizar sus costos.

En este sentido, para cumplir con estos dos desafíos, sin duda alguna el uso del fax virtual es crucial.

El fax virtual por email, potencia la calidad del servicio de los laboratorios clínicos en la etapa que incluye enviar los resultados  a los pacientes o médicos, de forma segura en un formato no editable. 

Así como también, en el fax virtual apalanca en la reducción de costos de los laboratorios clínicos, gracias a que minimiza el uso del papel, evitando, en la medida de lo posible, la impresión de resultados.

Los software de información de laboratorios clínicos, que incluyen el envió de resultados, vía fax electrónico por email son demandados por clínicas, pacientes y médicos.

Digamos que estos son tendencia actual, en cuanto a mejores prácticas médicas existentes se refiere, para abordar los retos de los laboratorios clínicos en toda Europa.

Así como las citas médicas son online, los resultados de laboratorio se pueden conocer de forma segura si dispones de un número de fax virtual.

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Importancia del uso del fax virtual para médicos

Las mejores prácticas aplicadas en el sector salud, específicamente, en la gestión de emisión y difusión de resultados clínicos nos han enseñado el respeto hacia los profesionales de este sector. Aquellos sanitarios que gozan de una alta tasa de credibilidad y respeto en el ejercicio de su profesión, son aquellos que aplican rigurosos controles para enviar y recibir  datos clínicos de los pacientes. 

En este sentido, médicos, enfermeras y el personal administrativo de las clínicas y hospitales, saben muy bien la importancia de garantizar la disponibilidad de datos inherentes a pacientes, así como la privacidad de estos resultados.

Es por esto que en el año 2020, nos atrevemos a pronosticar que el fax virtual para los médicos en los  hospitales y clínicas llego para quedarse y posicionarse como una herramienta fundamental para este gremio.

En situaciones de emergencia, donde el diagnostico preciso y rápido de los médicos, es valioso para un paciente grave, el fax virtual desempeña un papel importante.

Protección de datos médicos

Cada vez son menos los profesionales que hacen vida en los hospitales, que utilizan las funcionalidades del correo electrónico para enviar informes médicos, resultados clínicos o tratamientos de salud. 

Gran parte de este cuerpo colegiado exige,  el uso del fax online. Ya que el formato de fax (virtual o con maquina) es mundialmente conocido y es el recomendado para blindar diagnósticos médicos y garantizar la discrecionalidad de los datos y la intimidad de los pacientes. 

Muchos doctores aseguran que con el uso del fax virtual difícilmente los resultados, tomen un camino equivocado,  ya que suelen realizar intercambio de faces con colegas y/o pacientes, a través de la plataforma de correo electrónico. 

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En sanidad el fax virtual esta en tendencia actual, por esto las compañías proveedoras de este servicio, perfilan a este sector, como uno de sus seguros y sólidos clientes. Así que, cada vez son más las clínicas con regulaciones en materia de protección de datos médicos, que vienen dando pasos tecnológicos acelerados.

Situación que se nota cada vez más al constatar servicios empresariales  de Fax Virtual para el envío, recepción y monitoreo de un gran volumen de datos del sector salud. 

Pacientes exigen el uso del fax virtual para conocer sus resultados

La información  que corresponde al cuadro de salud de cualquier paciente, debe recibir un trato profesional. Por esta razón, muchos pacientes exigen a sus médicos el uso del fax virtual para conocer los resultados.

En el flujo de procesos de los hospitales y clínicas, la tendencia es a usar el fax virtual, y como no ser cierto,  si la regulación HIPAA (Health Insurance Portability and Accountbaility)   de cierto modo compromete a los profesionales del sector salud, en el uso de mecanismos efectivos protección de datos semejantes a los que ofrece el fax virtual.

En algunos países los profesionales del sector salud, que  sin intención o con intención rompan un secreto profesional de salud, pueden ir tras las rejas por un largo periodo.

De este modo el fax virtual para médicos es hoy en día casi que esencial para no vulnerar ningún tipo de datos confidenciales, en el marco de las consideraciones legales que pude ejercer el paciente. 

El papel del fax en el marketing. ¿Una herramienta efectiva?

La era de las redes sociales, las aplicaciones de mensajería y herramientas digitales para maximizar la llegada de información de un punto a otro del mundo llegó para quedarse. Con toda esta revolución de inmediatez y efectividad en la entrega de mensajes la implementación del fax en el marketing puede sonar como un chiste, sin embargo, hay algunos puntos de análisis que confirman que la histórica herramienta sigue siendo útil y funcional incluso en países de primer mundo.

Millones de jóvenes no tienen idea de lo que es un “fax” y lo que implica usar uno. El motivo es que ahora cuentan con teléfonos inteligentes, correos electrónicos y aplicaciones de mensajería, todo esto de la mano del internet que está al alcance de todos. 

El avance de la tecnología es innegable, sin embargo, una serie de análisis globales confirmaron que empresas en Japón, Estados Unidos e incluso Alemania, siguen usando el fax para transmitir la información a sus clientes o entre empleados. ¿Te preguntas por qué? Conoce a continuación el desconocido pero funcional mundo del fax en la actualidad.

¿Qué es y cómo funciona el fax?

Las viejas y no tan viejas generaciones de trabajadores de oficina tienen presente que un fax es información en papel que se envía por medio de un canal telefónico. Las máquinas tienen un aspecto parecido a una fotocopiadora. En su canal se introduce el papel con los datos que se desean enviar, se marca el número del fax receptor y se escanea el mensaje. 

Aunque parece un proceso complicado toma unos pocos minutos y en el otro lado de la línea telefónica el mensaje llega a su destino y queda constancia de esto en papel. En el caso de los japoneses, estos siguen conservando todos los faxes que llegan y los archivan a la antigua. Hay que decir que de esta forma mantienen su estructura de control y toda la información se encuentra justo donde debe estar. Aunque otra razón por la que emplean el fax en el marketing digital es para minimizar costos.

El uso del fax en el marketing

Grandes corporaciones se ven en la necesidad de recurrir al fax debido a su rapidez y privacidad. En la actualidad las maquinas llegaron a adaptarse a los avances de la informática por lo que se encuentran fax virtuales en el mercado que cumplen todas las funciones. En este caso el uso del fax en el marketing digital es inesperadamente efectivo y ventajoso. Lo primero es que las empresas pueden recurrir a enviar a sus potenciales clientes la información sobre su marca, emprendimiento o producto solo recurriendo al fax. La transmisión de la información publicitaria tendrá un coste mínimo y no se puede vulnerar por ataques de hackers.

Hay que destacar que la estrategia del fax en el marketing digital es utilizada por agencias de marketing como NeoAttack, quienes apuestan por la seguridad empresarial y la máxima protección de los documentos enviados a los clientes.

El fax sigue dominando

Aunque las tendencias informáticas siguen incrementando su sofisticación tecnológica, el uso del fax en el marketing, como una herramienta de negocios, puede marcar la diferencia entre tu marca y la competencia. Usar este recurso disminuirá los gastos en personal y seguridad informática, además te aseguras de que tus potenciales compradores tengan toda la información que necesitan, en el lugar del mundo que se encuentren, con la certificación legal que corresponde y sin riesgos de falsificaciones.

Queda claro que la máquina de fax no está muerta, se reinventa junto con el avance de la informática y ofrece beneficios. Prueba usar el fax en el marketing y conoce otra forma de hacer negocios y conseguir clientes en tiempo récord.

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La virtualización del fax

En Japón, cultura que mezcla equilibradamente lo tradicional con lo moderno, es una condición sine qua non (significa obligatorio).  En el resto del mundo el uso del fax, hoy en día se continúa empleando pero a través de la máquina virtualizada. Pero, de igual forma tiene un lugar muy importante en el mundo de las telecomunicaciones.

La máquina de fax se ha convertido en un software para tal fin (envió y recepción de fax virtuales) conservando las características y beneficios de dicho equipo. Sin insertar ruidos o incomodidades a las actividades inherentes de las cadenas de producción de las empresas, donde la emisión o recepción de un fax se realizaba a través de la máquina. 

¿Qué cambio trajo la virtualización del formato de fax?

Ninguno, en consecuencia, lo único que cambio es el “a través de “el medio fue virtualizado, el formato de fax sigue más vigente que nunca y robustecido gracias al fax virtual

Por décadas él envió de un fax ha sido concluyente para la toma de decisión en los negocios y transacciones de las grandes y pequeñas empresas de todo el mundo, solo que ahora se le denomina fax virtual. 

Ya cada vez son menos las personas con rasgos conservadores que se les dificulta dar el paso, tal como ocurrió con las llamadas telefónicas, las cuales nunca han desaparecido solo que los aparatos telefónicos y los medios de transmisión han evolucionado tecnológicamente. 

El aparato especializado con escáner, módem e impresora (máquina de fax) fue virtualizado así como la línea telefónica fue desplazada por la fibra óptica, entonces la máquina de fax muto a una versión virtual. 

Posicionamiento y ranking del fax online

En la actualidad el servicio de fax online está fortalecido, es decir esta posicionado, y los proveedores de este servicio que brindan la oportunidad de enviar y recibir fax virtuales, saben que están en el ranking. 

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Ya cada vez son más los nichos de mercado que compran el servicio de fax on-line y lo incorporan dentro sus marcos procedimentales, para dar continuidad a las actividades que se ejecutaban con la máquina de fax, por ejemplo: El sector hotelero, las compañías de seguros, las casas de venta de pasajes aéreos, los ayuntamientos, los hospitales, entre otros.

Convivencia del fax virtual y el fax tradicional

Si un cliente llama a su aseguradora de salud para pedir que le den de baja, la operadora le informa que debe realizarlo vía fax y no por e-mail. Entonces, la alternativa seria el uso del fax virtual, por parte del solicitante (enfoque moderno) y por parte de la compañía de seguros seria configurar su máquina física de fax para recibir e imprimir los fax que llegan vía correo electrónico (enfoque obsoleto). 

Sin duda alguna, el equilibrio cultural y tecnológico del fax virtual, cada vez es mayor ya que la brecha que existe por la mezcla del uso de las máquinas físicas vs. virtuales cada vez es menor, tendiendo a desaparecer la primera, el enfoque obsoleto.

Las grandes compañías enfocadas en la digitalización de sus procesos cada vez comprenden con mayor claridad que los usuarios o clientes (antiguos y/o nuevos) ya no disponen de estos equipos.

Esta población (con enfoque moderno) adquirió paquetes que ofrecen la recepción y envió de fax virtuales. Por tanto las compañías han escalado sus procedimientos al uso del fax virtual para mantener la satisfacción de los clientes y la calidad en el servicio o producto a la vanguardia tecnológica, minimizando la utilización del hardware (equipos) con la virtualización.

mejor proveedor de fax virtual

Elige al mejor proveedor de fax virtual

Llegó el 2020 y con él la inaplazable necesidad de elegir la compañía a contratar para usar el servicio de Fax Online que más se ajuste al patrón de consumo de uno varios usuarios.

Como también se convierte en un reto para este año, el cambiar de compañía de fax en línea. Es algo notorio, clientes o consumidores del servicio de Fax Online, cada vez son más exigentes y ameritan una prestación del servicio con calidad que garantice el nivel de satisfacción deseado. 

COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS DE FAX VIRTUAL 

Los proveedores del servicio de fax virtual, compiten entre sí y han mapeado cuidadosamente los requerimientos que demandan los individuos o empresas, agrupándolas de acuerdo a la periodicidad o recurrencia con la que se amerita enviar y recibir un fax online. 

Así que, esta pujante industria de fax virtuales, ha diseñado estructuras de costes con tarifas competitivas. Muchas de estas empresas en la actualidad son reconocidas y manejan excelentes precios por afiliación y otras son un poco más costosas. Lo cierto es que dependiendo de los servicios que quieras afiliar aumentan o no los costes.

He aquí el primer dato, estudia y compara tus necesidades en función de los costos que ofrecen varias compañías de fax virtuales y elige el paquete que más se adapte. 

Pero no basta solo con esto, la necesidad de telecomunicaciones para una persona puede ser ocasional, mientras que para una empresa pequeña o una gran corporación es constante. Entonces, este sector amerita una empresa de fax virtual que brinde un paquete con perspectiva comercial. 

A continuación vamos a mencionar los aspectos que debes tomar en consideración al momento de elegir la empresa para que cubra las necesidades por el servicio de fax virtuales. 

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ASPECTOS PARA A CORRECTA ELECCIÓN DE TU EMPRESA PROVEEDORA DE FAX ELECTRÓNICO 

Es casi imposible hoy en día para realizar cualquier trámite en el ámbito empresarial o personal no contratar una empresa proveedora del servicio de fax virtual o electrónico. 

Se ofrece a continuación aspectos que se deben estudiar y combinar para que la toma de decisión, se base en características reales y disponibles en el mercado Europeo y para que la relación calidad –precio este equilibrada:

Costes 

  • Coste por trasmitir Fax virtuales excedentes.
  • Impuestos incluidos o excluidos en las tarifas .
  • Tarifas vs. Cantidad de páginas (verificar cobranzas adicionales u ocultas).
  • Contratos anuales o mensuales. 
  • Métodos de pago. 

Seguridad 

  • Reglas de privacidad – envió de archivos arcanos (secretos). 
  • Políticas o reglamentos de protección de datos .
  • Proteger el fax electrónico con una contraseña. 
  • Incorporación de firmas electrónica.s
  • Disponibilidad de funcionalidades de rastreo del fax virtual.
  • Trazabilidad  fax electrónico.

Esenciales

  • Envió de fax virtuales por correo electrónico
  • Varias  direcciones de correo por cuenta de fax virtual
  • Formatos de archivo por ejemplo .PDF.DOC  
  • Almacenamiento de faxes ( organización e indexación) 
  • Envió internacional de fax virtual.
  • Disponibilidad de una aplicación móvil para  Android o iOs
  • Posibilidad de almacenar en la Nube
  • Disponibilidad de un Portal Web  con interfaz visual fácil de explorar e intuitiva

Soporte

  • Dirección electrónica para efectuar posibles sugerencias o reclamos.
  • Soporte de multiusuario y horario. 
  • Disponibilidad de tutoriales o infografías.

Configuraciones 

  • Etiquetado de fax virtual.
  • Personalización de portada.
  • Programación o calendarización para el envió de fax online.

Medición de calidad del servicio

  • Tiempo en recibir el acuse de recibido.
  • Tiempo  transcurrido entre la salida del fax virtual y la recepción de la confirmación.
  • Robustez de la plataforma tecnológica.
  • Lapso de pruebas gratis ( simuladores).
fax virtual abogados

Fax virtual para abogados

La simplificación de procesos que trajo consigo el  internet y sus protocolos de comunicación modernizó de alguna manera el funcionamiento de los escritorios jurídicos y bufetes con abogados, ya que estos explotan en su totalidad las funcionalidades del fax virtual.

Los abogados al emitir  documentos bajo la modalidad ofrecida por proveedores con servicios de fax virtual, robustecen la credibilidad y legitimidad de los pliegos y folios digitalizados, trasmitidos por la red internet. 

El Fax virtual como una herramienta de gran importancia para los abogados

Es cotidiano, o quizás hasta trivial para un periodista, enfermero, bombero, enviar información laboral a través del correo electrónico personal o institucional. Pero, no es así para los abogados, visto que los paquetes de envío que viajan por la internet son escritos digitales que deben tener legitimidad acreditada. 

Es decir, como soporte legal en el ámbito administrativo y legal un e-mail (junto con su contenido) carece de muchos aspectos que lo avalen como prueba legal, cosa que no ocurre con el fax virtual. Por esta razón los abogados han incorporado esta herramienta de trabajo para optimizar su desempeño labor.  

Por ejemplo para enviar documentos probatorios, certificaciones, notificaciones judiciales, actas, contratos, ente otros los profesionales del derecho hacen uso del Fax Virtual utilizando el correo electrónico, con lo cual robustecen y respaldan la información trasmitida.  

Los expertos del derecho contratan los servicios del FAX VIRTUAL para optimizar el tiempo ya que al estar en el juzgado por ejemplo pueden tener en tiempo real  el control de envió y recepción de faces, evitando desplazarse hacia la oficina. 

Los sociólogos explican que la  avalancha tecnológica del siglo XX no podrá desplazar lo que por uso y costumbre las sociedades han implementado en su comunicación. Ya que se ha convertido en una necesidad esencial en los ciudadanos, lo que ocurre, es que se perfeccionan los canales o medios. 

Así como también,  los proveedores de servicios y fabricantes de productos  se adaptan a estos cambios tecnólogos-cuánticos. Tal es el caso del fax virtual que guarda todas las características del  fax tradicional, solo que se hace uso de la autopista de internet y el ciberespacio. 

Importancia del fax virtual para los profesionales del derecho

Los abogados egresados (recientemente) de las universidades  enseñan a los abogados no tan jóvenes a dar el salto tecnológico a perder el miedo al cambio y a oponer menos resistencia ante las inminentes ventajas de usar los servicios del fax virtual.

De igual forma los peritos informáticos exhortan a los abogados contratar los servicios de empresas que ofrecen diversos paquetes para enviar y recibir faxes virtuales. Ya que blindan casi en  un 95% la autenticidad de los paquetes trasmitidos y así como la integridad y autenticidad de la información. 

En toda Europa cada vez son más los abogados que contratan paquetes o planes que van desde tres o cuatro euros mensuales, para enviar y recibir información profesional a través de un fax  virtual. Muchos de ellos se han ido adaptando a las nuevas culturas tecnológicas que incorporan tradicionalismos como el acuse de recibo, que exigen los competitivos del derecho.

La funcionalidad y seguridad que ofrece el uso del fax virtual cada vez está ganando más terreno en los círculos de abogados y profesionales afines al ámbito jurídico.

Fax Virtual: La evolución del Fax Tradicional

La comunicación de información de forma remota ha supuesto el ahorro de un gran esfuerzo para las empresas que basan su actividad mayoritariamente en la transferencia de documentos. Esto se debe en gran medida a la internacionalización de las empresas en la actualidad, donde los límites geográficos son cada vez menores, por lo que ganar clientes internacionalmente se ha convertido en el objetivo principal de cualquier negocio que opere en cualquier tipo de sector. Por lo tanto, las compañías utilizan estos medios de transmisión remota de datos e información para permitir que su actividad se desarrolle en cualquier lugar, mejorando su actividad.

¿Qué es un Fax?

El sistema de fax comienza con una transmisión de un documento escaneado e impreso a través de un sistema telefónico conectado a una impresora o máquina de fax.

Esta máquina telefónica denominada fax, permite que los documentos en papel puedan ser transmitidos a un receptor a través de una línea telefónica. Por otra parte, con el fin de recibir los citados documentos, deberemos utilizar un dispositivo similar al de la emisión para realizar la operación inversa e imprimir un documento idéntico al original.

La evolución del fax en el tiempo

El fax era el medio más conocido y utilizado para la comunicación y transmisión de documentos entre empresas. Su aparición en el mundo empresarial se remonta a mediados del siglo XIX.

La máquina de fax es un dispositivo que escanea un documento, lo transforma en una imagen gráfica fija en forma de datos y lo envía a través de señales electrónicas a la red telefónica tradicional. La máquina de fax receptora convertirá esta imagen y la imprimirá.

Desde entonces, esta tecnología ha evolucionado y se ha adaptado a los tiempos y al desarrollo tecnológico de cada época. La máquina de fax se quedó rápidamente obsoleta y se tuvo que pensar en una nueva solución. Por esta razón apareció el fax virtual, haciendo frente al cambio tecnológico y permitiendo dar continuidad a este servicio tan utilizado por las empresas.

El fax virtual ha supuesto numerosos cambios. En primer lugar, se trata de un servicio basado en la nube, por lo que ya no es necesario la utilización de papel y ni los documentos en formato papel, sino que el fax  se envía a través de Internet, por lo tanto ya no será necesaria la utilización de una máquina para realizar las tareas tradicionales del fax.

Las ventajas del Fax:

El fax permite recibir los documentos más importantes de los clientes. Los clientes apreciarán el hecho de que sus datos personales se envían directamente a sus buzones de correo, en lugar de ser visibles para todo el mundo en una máquina de fax. Además, también podrá ayudar a la obtención de nuevos clientes.

Uno de los elementos fundamentales a tener en cuenta respecto al intercambio de documentos e información importante, es la seguridad. Por ello, no podemos utilizar cualquier medio u aparato para el envío y recepción de los documentos. Estas herramientas y medios deberán seguir ciertas reglas para garantizar la seguridad en todo momento.

El fax virtual respeta rigurosamente las reglas de seguridad, garantiza la seguridad, no necesita de máquinas, ni aparatos y es fácil de utilizar.

La inscripción del servicio del fax virtual es muy simple y permite el envío de los documentos a los clientes vía correo electrónico. Este servicio de fax virtual es la mejor solución para aquellos que prefieran enviar sus documentos por la vía electrónica, en lugar de depender los servicios de correo tradicionales.

En conclusión, el fax ha evolucionado con el tiempo y hoy en día encontramos su versión virtual. Se trata del medio más utilizado en el mundo profesional y que ha sobrevivido hasta nuestros días. Se debe en gran medida a que se trata de un medio de comunicación y transmisión de documentos sofisticado, seguro y fácil de utilizar.

Con el tiempo, muchas empresas se han dedicado a mejorar la tecnología del fax y efectivamente, esta es la preocupación principal del fax online. El fax virtual es un sistema que permite el envío y la recepción de documentos a través del correo electrónico. Este sistema permite de este modo, obtener todos los beneficios del fax como método de comunicación, sin la necesidad de la utilización de una máquina de fax.

Con FaxVirtual.com puedes disfrutar de los servicios del fax online sin la necesidad de una máquina para enviar o recibir documentos, ya que su línea estará asociada a su correo electrónico.