Cómo enviar documentos firmados mediante fax virtual

Si existe alguna razón por la que todavía sigamos utilizando el fax como medio de comunicación, es porque probablemente sea la manera más segura de enviar documentos importantes. Y por supuesto todos los documentos han de ir acompañados de nuestra firma, si no, no tienen ninguna validez. Mientras que con un fax tradicional eso no suponía ningún problema, si queremos seguir ahorrando dinero y cuidando el medio ambiente con un fax virtual, tenemos que pensar en otra solución. Por suerte no es nada difícil, y a continuación os explicamos qué debéis hacer para firmar vuestros documentos.

Escanear los documentos

Si tenemos nuestros documentos ya impresos, lo más fácil es firmarlos como siempre y escanearlos, para poder enviarlos por nuestro fax virtual. Sin embargo, eso implica tener un escáner en nuestra oficina. Pero, ¿qué podemos hacer si no lo tenemos? Comprar una máquina de escáner puede resultar costoso. Por suerte existen aplicaciones móviles que pueden hacer su función. Sólo necesitamos descargar una de las múltiples aplicaciones y con una foto “escaneamos” nuestros documentos. Podemos elegir si lo queremos en blanco y negro o en color. También podemos hacer todos los ajustes necesarios para que no se note que realmente es una foto. Si lo hacemos todo bien, nadie se dará cuenta que los documentos no hayan sido fotocopiados por un escáner.

 

 

Firmar de manera digital

Si no tenemos nuestros documentos en papel, tener que imprimirlo y escanearlo puede resultar muy trabajoso, y además vamos a tener más papeles por nuestra oficina, y eso es algo que queremos evitar. Eso tampoco va a ser un problema, ya que existen varios programas que nos permiten firmar los documentos directamente en el ordenador. El más fiable sería, por supuesto, el Adobe Reader. Sólo necesitamos tener un certificado y ya podemos utilizar nuestra firma digital. Podemos subir nuestra firma de diferentes maneras, como por ejemplo, podemos utilizar la webcam para capturar la firma, podemos escribir nuestro nombre y crear una firma automática, podemos subir un archivo con nuestra firma digitalizada o dibujarla con el ratón. Por supuesto, son sólo unas de las opciones que existen. Existen otros muchos programas más que nos permiten hacer nuestra firma electrónica, entre otros el mismo Word o Excel.

Como veis, no es nada difícil firmar nuestros documentos utilizando el ordenador, así que ya no tenéis excusa para no pasarse a fax virtual y seguir utilizando un fax tradicional. El fax virtual os ofrece más eficiencia a la misma vez que cuidáis el medio ambiente. Descubre nuestro servicio en faxvirtual.com y si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos.

 

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