Las tecnologías van cambiando el mundo y esto trae consigo nuevas formas de hacer las cosas para cumplir los mismos objetivos. Acá dejaremos toda la información para que no quede duda de cómo enviar y recibir un fax virtual. Es un proceso sencillo, rápido y seguro que todos en la oficina deben conocer.
El fax virtual tradicional necesitaba tener toda la información en papel y que remitente y destinatario tuvieran una línea telefónica fija, la máquina de faxes, tinta y más papel para recibir la información. Con el fax virtual todo es más sencillo, solo es cuestión de estar conectado a internet y tener disponible un proveedor de correos electrónicos.
¿Cómo enviar un fax virtual?
El procedimiento es fácil y rápido que permite poner información importante en manos del remitente desde cualquier parte del mundo y en el momento que desee.
- En principio se necesita un proveedor servicio de fax virtual para acceder a una dirección de correo que contenga los datos requeridos. Esta información es la que permite que el correo electrónico no sea solo un simple E-mail sino que lo convierte en un fax virtual con las debidas propiedades de seguridad
La dirección que los proveedores emiten está formada por una serie de números y un dominio de servidor de fax virtual. Por ejemplo 123456789@servidor.fax
- Una vez que se cuenta con el servicio con solo acceder a la aplicación desde tu ordenador o desde el móvil que se identifica con el número de fax asignado
- Al igual que el correo electrónico lleva un asunto en el que es habitual colocar la clave que se usará para desencriptarlo la información por tanto solo la debe conocer el destinatario
- Se escribe la portada que antecede al documento en el campo del cuerpo del fax
- Se adjunta en archivo de la información que se quiere enviar que debe haber sido guardada con anterioridad en formato no editable .zip, .pdf o .tif
- Una vez que el archivo es parte de la información en el fax, solo queda hacer clic en “Enviar”
- Se espera el recibo de acuse que llega una vez que el destinatario haya accedido a la bandeja de entrada y haga clic sobre el mensaje
¿Cómo recibir un fax virtual?
Para recibir un fax virtual es necesaria una suscripción a una plataforma de servicios de fax virtual. Tal y como se explicó en el procedimiento para enviar.
- En principio se recibe la notificación de un nuevo fax en la bandeja de entrada
- Se recibe el correo con solo hacer un clic sobre el nuevo mensaje
- Para abrir la información se debe desencriptar usando la clave que envió el remitente
- Seguir las instrucciones para descargar la información en el equipo donde deba recibirse
- Responder por la misma vía si se considera necesario
Las formas de envío y recepción del fax virtual son muy sencillas y parecidas a las que usamos habitualmente con un correo electrónico ordinario. Las pequeñas diferencias se ven marcadas en el proveedor de servicios que se encarga de mantener la información segura y el la posibilidad de proteger bajo contraseña de acceso la descarga de los archivos recibidos.
Es muy fácil y una vez que se adquiere un plan de fax virtual la plataforma propia del proveedor suelen ser sencillas y fáciles de entender.
Existe ya en el mercado buena cantidad de empresas de telecomunicaciones que se suman a ofrecer este servicio haciendo que los usuarios protejan la información como es debido y están siempre atentos a brindar soporte en línea de ser necesario.