Definitivamente los tiempos han cambiado, pero se han originado nuevas modalidades de trabajo a distancia que permiten la continuidad de las operaciones y servicios de las empresas en forma remota, sin afectar la calidad de servicio al cliente.

Adicionalmente, para los trabajadores también representa una serie de ventajas, permitiéndoles llevar a cabo sus actividades desde diferentes espacios distintos a la empresa, como por ejemplo, el hogar.

Sin embargo, es imprescindible una adecuada organización y planificación del tiempo y de las tareas a realizar para garantizar la efectividad de las acciones, logrando además un equilibrio entre la vida personal y laboral.

En este post ofrecemos una serie de consejos para un teletrabajo eficiente, con los que, en otras palabras, se logra optimizar el tiempo dedicado al teletrabajo. Además, hablaremos de los errores frecuentes con el mismo.

1. Definir el área de trabajo y mantener el orden

Es indispensable asignar un área donde se puedan desempeñar las diversas labores del teletrabajo, instalar los equipos, y que ofrezca la privacidad necesaria para la tranquilidad y concentración del empleado.

Además de organizar el espacio de manera ordenada, con cada material y recurso en su lugar, de manera de facilitar las actividades y contribuir al bienestar mientras se trabaja.

De igual forma es importante la adecuada limpieza a fin de mantener espacios agradables y debidamente aseados para desempeñar las tareas asignadas. Para ello, se puede recurrir a los servicios de alguna buena empresa de limpieza en Madrid.

No se trata de sentarse en la cama o en el sofá con el portátil y trabajar desde allí, aunque son cosas que en momentos puntuales se pueden hacer, pero no resultan favorables establecerlas como hábitos.

Además que se debe garantizar la comodidad y el uso de elementos ergonómicos que favorezcan una correcta postura mientras se cumple con los deberes asignados.

2. Planificar la jornada

Será de gran utilidad elaborar un listado con las tareas a realizar en el día, para utilizarla como guía para el desarrollo de las funciones.

Se pueden fijar objetivos diarios con metas realistas y alcanzables, prestando atención al tiempo dedicado para alcanzar cada objetivo y así tomar acciones que hagan más eficiente la jornada.

En caso de que requieran ajustes o cambios en el plan de trabajo, comunícalo a tu supervisor inmediato.

Es necesario incluir paradas o descansos necesarios para tomar una merienda, ir al baño, despejar la mente, etc. Procurando respetar los horarios asignados, para  no afectar el rendimiento.

Si se cuenta con algún software especializado en el seguimiento de tareas, será estupendo, de lo contrario, es necesario acordar comunicación en determinados horarios con los supervisores para informar sobre la productividad alcanzada. 

3. Manejo de herramientas tecnológicas

Para el teletrabajo, es indispensable recibir la asesoría necesaria para el uso adecuado de las diversas herramientas tecnológicas que faciliten las actividades y la comunicación con la empresa y los clientes.

La empresa debe facilitar al  trabajador los equipos que requiera para llevar a cabo sus funciones.

El empleado debe ser capacitado en el uso de sistemas de conexión remota, participar en vídeo llamadas, entre otros.

Asimismo, es necesario tener acceso a las bases de datos actualizadas de la empresa para garantizar que todo sea canalizado eficientemente con los clientes y proveedores. Para ello será necesario contar con un servicio optimizado de normalización de direcciones.

4. Vestirse de forma adecuada

El hecho de estar en casa no implica relajar a la totalidad el vestuario que se use para el teletrabajo, resulta totalmente conveniente mantener el hábito de vestirse para trabajar ya que es una manera de mentalizarse que estaremos trabajando y debemos enfocarnos en eso, por lo tanto debemos concentrarnos en el cumplimiento de nuestras tareas.

5. Evitar elementos distractores

Al estar trabajando desde casa es muy fácil que surjan diversos factores de distracción si no establecemos límites y una organización adecuada. 

Por ello es muy importante respetar el espacio asignado y el horario de trabajo para enfocarse en el trabajo, pidiendo colaboración y respeto a los miembros de nuestra familia.

6. Mantenerse conectado

Para una jornada de teletrabajo eficiente, se hace imprescindible comprender que se está trabajando y que se requiere contacto permanente con otros miembros del equipo, por lo que se debe estar disponible en los horarios de trabajo así como mantener la comunicación necesaria con los compañeros para asuntos de interés común, así consiguiendo la fluidez de las distintas labores.

7. Garantizar la seguridad y privacidad de los datos

Como el último de los consejos para un teletrabajo eficiente, en todo momento se debe respetar los datos confidenciales de la empresa donde se trabaja. Recordar que se tiene la responsabilidad de conservar información que solo le interesa a la empresa, por lo que su ubicación no debe estar al alcance de terceros ni ponerla en riesgos.

Las conversaciones de trabajo deben mantenerse de forma privada, bloquear el ordenador cuando no se esté en el lugar, etc.

Errores frecuentes en el teletrabajo que evitar

Resulta muy común relajarse en exceso y caer en condiciones que no favorecen la productividad del teletrabajo, por lo que se debe prestar la atención necesaria a estos factores para evitar que nos afecten:

1. Quedarse en pijama

Permanecer con ropa de cama durante la jornada laboral lejos de ser cómodo y relajado, es un factor que juega en nuestra contra, ya que podemos caer en una sensación de extrema relajación donde no habrá separación de las responsabilidades y será muy fácil sentir sueño aburrimiento o cansancio del teletrabajo, afectando el rendimiento y productividad.

Lo ideal será levantarse, ducharse y cambiarse de ropa, además se debe estar bien presentado ante cualquier necesidad de conexión por video llamada con la empresa o con algún cliente o proveedor.

2. No fijar horarios para el teletrabajo

Se puede creer que no hay necesidad de establecer un horario para llevar a cabo las actividades, ya que si estamos en casa a cualquier hora nos podemos conectar, pero esto es un error que puede afectar el rendimiento y el equilibrio con nuestra vida personal.

3. Trabajar desde lugares con dificultad para la conexión

Se puede pensar que aunque nos vayamos unos días de vacaciones nos podremos conectar desde cualquier lugar como la playa o la montaña, pero hay sitios donde las conexiones a internet no son tan eficientes y es importante respetar el compromiso adquirido con el teletrabajo, garantizando las óptimas condiciones para el cumplimiento de las actividades.

4. Realizar tareas del hogar mientras se trabaja

Podemos llegar a pensar que como estamos en casa, podemos hacer varias cosas a la vez, mientras nos conectamos al teletrabajo, como cocinar, poner la lavadora, entre otros.

Esto resultará terrible para nuestro rendimiento, ya que el teletrabajo eficiente requiere concentración y dedicación. Si organizamos el tiempo diario, tendremos oportunidad de cumplir con todas las actividades oportunamente, no hay necesidad de pretender hacer varias cosas a la vez que nos distraen de las responsabilidades.

5. Improvisar por no tener recursos

En momentos puntuales podemos resolver con los recursos que tengamos disponibles, pero si se trata de cumplir jornadas regulares de teletrabajo, se hace imprescindible contar con los equipos necesarios para realizar eficientemente las funciones, incluyendo mobiliario que ofrezca la comodidad necesaria a nuestro cuerpo.El teletrabajo puede resultar totalmente eficiente si seguimos estos consejos y evitamos los errores frecuentes, de hecho, puede resultar incluso más productivo que las jornadas tradicionales por todos los beneficios que representa para los trabajadores.