LA VITAL SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA

Saber cómo gestionar los documentos de la empresa es esencial para mantener la información de la misma privada y segura. Los datos registrados en cualquier ordenador de la oficina describen cada transacción hecha por el negocio, y mantener toda esa información organizada y precisa es la herramienta para el éxito. Sin embargo, no todas las empresas mantienen un proceso continuo de gestión de sus documentos con sus empleados.

Ser eficiente a la hora de gestionar documentos implica tener un sistema informático que consiga clasificar la información con el fin de facilitar su recuperación y permitir varios niveles de seguridad en el acceso a los documentos. No obstante, son muchas las empresas que continúan teniendo documentos físicos, y se deben asegurar de la misma manera que los que están compartidos en un ordenador.

Las empresas que comparten una gran cantidad de documentos, incluyendo socios comerciales corporativos o correos electrónicos, por ejemplo, corren más riesgo a la hora de asegurar la información que otras empresas que no comparten tanta información interna y externamente.

 

Cómo prevenir las amenazas a la información confidencial de tu empresa.

 

 

  1. Asegúrate de que el entorno en el que vas a guardar tus documentos físicos es fiable y está controlado, para así evitar riesgos de pérdida, robo, o deterioro de los registros. Un buen área de almacenamiento será seguro para que los documentos se conserven a lo largo del tiempo.

2. Aunque pueda resultar espantoso, muchos de los fraudes contables y de otros tipos son perpetrados por los propios empleados de la compañía. Por ello, dejar documentos a la vista es una mala práctica para la gestión de registros. Una buena opción en estos casos es almacenar los documentos confidenciales en una instalación de almacenamiento de registros externa, segura, y que esté bien protegida.

3. Es importante, si hablamos de documentos guardados en el ordenador, clasificarlos en diferentes carpetas de manera ordenada. Así sabrás dónde se encuentra cada cosa cuando necesites acceder a ellas.

4. Crea un programa de seguridad para la información. Éste te proporcionará un marco para mantener tu empresa con una seguridad elevada a partir de la evaluación de los riesgos a los que te enfrentas, la decisión de cómo mitigarlos, y la planificación de cómo mantener el programa actualizado así como sus prácticas de seguridad.

La administración de registros juega un papel vital en un negocio que quiere tener éxito, por eso la empresa Faxirtual te ofrece el sistema de fax online que es totalmente seguro. Gracias al envío y recibo de documentos a través del correo electrónico, ya no tendrás la inseguridad de saber si tu fax que contiene información importante ha llegado a su destinatario. Es un medio tan fiable que obtendrás un acuse de recibo cada vez que envíes un fax, por lo que los intercambios de documentos ya no deberán preocuparte más.

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