fax por internet

Qué hay que saber sobre el fax por internet

El fax por Internet es un servicio cada vez más utilizado, ya que el fax tradicional se ha quedado obsoleto. El fax virtual es una solución que combina la efectividad y flexibilidad del correo electrónico con la seguridad de fax de siempre. Si tienes dudas y no te queda muy claro en qué consiste, aquí te dejamos las principales dudas y características de este servicio.

¿Qué es el fax?

El fax se empezó a utilizar en 1851 y fue un gran avance en aquellos tiempos.

Esta forma de envío de documentos ha tenido una gran importancia durante un periodo largo de tiempo ya que permitía el envío de documentos entre grandes distancias en aquellos momentos donde todavía no existía Internet, ni el correo electrónico.

El envío del fax se ha realizado tradicionalmente mediante un aparato específico de fax y una línea telefónica. La máquina de fax tradicional está compuesta por tres elementos (escáner, módem e impresora) que permiten el proceso de envío de documentos:

  • El escáner se encarga de convertir el documento en una imagen digital para más tarde poder enviarla.
  • El envío del documento se hace a través de la línea telefónica y es el módem el encargado de recibir dicha información.
  • La impresora será la encargada de pasar la copia del documento a papel y terminar con la transmisión de la información.

fax online

¿Qué tener en cuenta al contratar un servicio de fax online?

A la hora de contratar un servicio de fax por Internet será importante que se tengan en cuenta una serie de factores para saber cual es la alternativa que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.

  • El número de páginas de envío que entran dentro de la tarifa a contratar. Debemos de tener en cuenta el volumen de envío que pensamos realizar durante el periodo de contratación. Hay empresas que te darán un número de páginas de envío dentro de la tarifa, otras que te cobrarán un precio por cada envío y otras que te ofrecerán paquetes de páginas.
  • El número de páginas de recepción que te ofrecen al contratar una tarifa determinada. El número de páginas que envías en cierta medida puedes controlarlo, pero el que recibes no. No sabes el volumen de páginas de fax que te pueden enviar, por eso es importante tener en cuenta este factor a la hora de contratar. Hay empresas que te dan un número determinado, que te cobran por cada página, que te ofrecen paquetes de páginas, que aunque es una opción siempre limita el no saber cuánto vas a recibir, y están las que te permiten recibir faxes ilimitadamente, como faxvirtual.com, que sin duda te quita cualquier problema y te facilita más las cosas.
  • Saber a qué tipos de número poder hacer envío de documentos de fax. Cuando contratar un fax virtual, es importante conocer a qué números vamos a poder enviar los documentos. No todas las empresas permiten el envío de fax a números 902 ni a números internacionales, mientras que otras si te lo permiten y no te ponen limitaciones.

Ventajas del fax por Internet frente al fax tradicional

El fax online presenta muchas ventajas ante el fax de toda la vida. Igualmente, sigue manteniendo la seguridad que ya este tenía. Estas ventajas son:

  • Es más económico. Al contratar un fax por Internet te olvidas de tener que comprar y/o mantener una máquina de fax y dejarás de pagar la línea telefónica de este, ya que el número está en la nube y no la necesitas. Además, al no tener que imprimir todos los fax que recibes, ahorrarás en tinta y papel.
  • Simplifica el proceso de envío y recepción de fax. Todo pasará a ser tan fácil como enviar y recibir un correo electrónico.
  • Aporta una mayor flexibilidad. Al poder recibir y enviar los faxes desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya no tendrás que depender de una máquina de fax y podrás tener acceso a los documentos estés donde estés.
  • Aumenta la privacidad. Al recibir los documentos de fax en una cuenta de correo, solo tú podrás ver dicho documento y no quedará a la vista de todas las personas que tengan acceso a la máquina de fax.
  • No comunica. En ningún caso dejarán de llegar los faxes porque tu teléfono comunique, recibirás todos los documentos que te envíen sin problema.

Qué diferencia hay entre el fax online y el email

Se ha llegado a pensar que con la aparición del correo electrónico e Internet, el fax iba a desaparecer, ya que con el email se pueden enviar documentos rápidamente y sin necesidad de contratar nada, ni pagar. Sin embargo, esto no ha ocurrido y si ha sido así es porque el fin con el que se utiliza actualmente el fax, no es simplemente enviar o recibir un documento, lo que se busca es una seguridad y una certeza de que el documento que se ha enviado ha llegado verdaderamente al destinatario, lo que con el correo electrónico no se puede saber.

Cómo enviar un fax por Internet

El fax online, como ya hemos dicho, simplifica el proceso de envío de de documentos de fax y aporta flexibilidad al procedimiento.

Para enviar un fax virtual sólo necesitarás una cuenta de correo electrónico, un dispositivo con conexión a Internet, no importa si es un móvil, un portátil, una tablet, y el documento que quieres enviar, en formato PDF preferiblemente. Para enviarlo deberás mandar un correo electrónico con el documento adjunto en PDF que deseas enviar por fax, como destinatario deberás poner el número de fax de destino seguido por una coletilla que te dará la empresa cuando contrates el servicio y en el campo asunto deberás poner una clave para que el envío se haga efectivo.

Una vez enviado el correo, recibirás un acuse de recibo indicándote si el envío ha sido correcto y toda la información sobre este.

Cómo recibir un fax por Internet

Si el envío de documentos fax se simplificaba con el uso del fax online, la recepción lo hace mucho más.

Para recibir un fax ya no tienes que desplazarte a tu oficina, ni tienes que esperar ni depender de ninguna máquina de fax. Para recibir un fax por email únicamente necesitas un dispositivo con conexión a Internet y una cuenta de email autorizada para que te envíen los faxes. Cuando alguien mande un fax a tu número de fax, tú recibirás un email con el documento fax que te han enviado adjunto en dicho email. Así de fácil, no necesitarás imprimirlo si no quieres y podrás almacenarlos fácilmente en tu correo.

Puedes seguir usando tu número de fax de siempre

Si tienes un número de fax que ya conocen tus clientes o las personas que te envían fax podrás portar el número con tu proveedor de fax virtual sin que suponga ningún problema. De esta forma además dejarás de tener que pagar la línea telefónica y su mantenimiento y sólo pagarás la cuota de tu contrato de fax online. Si no tienes un número de fax, al contratar el servicio podrás pedir un número nuevo de la provincia que quieras, sin que esto te suponga un coste. La titularidad de los números ya sean portados o nuevos siempre serán de la empresa o la persona que realiza la contratación del servicio.

Además, la persona que te envíe o que reciba un fax tuyo, en ningún momento será consciente de que tienes un fax por Internet y no un fax tradicional, ya que para ella el proceso de envío y recepción será exactamente el mismo.

Enviar fax a números internacionales y a 902

Los números 902 y los internacionales, son número que por regla general son más caros, tanto para realizar llamadas como para enviar faxes.

El hecho de poder enviar fax a números 902 o números internacionales no es quizás un factor que consideres importante y que tengas en cuenta a la hora de contratar un servicio de fax online. Pero hay que tener en cuenta que aunque no sea lo más común, nunca se sabe si vamos que tener que enviar un documento a estos números, por lo que la mejor opción a la hora de contratar es escoger una empresa que sí te permita el envío tanto a 902 como a número internacionales, como por ejemplo faxvirtual.com.

Cuales son los errores más comunes

Aunque el envío del fax virtual es un proceso fácil y con una estructura muy predeterminada, hay ocasiones en la que se producen errores que provocan que el envío del fax no sea efectivo. Para evitarlo vamos a comentar aquí los más comunes.

  • No seguir los pasos especificados por la empresa proveedora del servicio del fax por Internet. En el caso de faxvirtual.com los pasos son:
    • En el destinatario se debe poner el número de destino seguido de una cotilla que damos al contratar el servicio.
    • En el asunto hay que poner exclusivamente  una clave propia para cada cliente.
    • En el cuerpo del mensaje no debes escribir absolutamente nada.
    • Hay que adjuntar un documento, que será el contenido del fax que se va a enviar.
  • Que el archivo adjunto no sea el adecuado y de problemas de envío. El archivo debe ser en PDF y no contener en el título ningún carácter extraño ni espacios.
  • Que no tengas créditos suficientes para realizar el envío que quieres. Para solucionar esto sólo tendrás que recargar tus créditos y listo, podrás seguir mandando los fax sin problema.

¿Por qué enviar el fax con documentos PDF?

El hecho de recomendar el uso del formato PDF para el envío de los faxes al usar un fax por email se debe a que de esta forma, se asegura que el envío del fax sea correcto y no se produzca ningún problema en la transmisión de la información. Esto no quiere decir que utilizando otro formato los documentos no puedan llegar correctamente, pero puede que se produzcan fallos, por eso para asegurarnos de que todo llegue bien lo mejor será que se envíe en documentos PDF y evitarnos cualquier problema.

Puedes usar tu cuenta de correo electrónico actual

Como ya habrás podido comprobar para el envío y la recepción del fax por Internet es necesario usar cuentas de correo electrónico. Estas cuentas de email no es necesario que se creen exclusivamente para el uso de este servicio. Podrás usar las cuentas de correos actuales. Esto, además de hacer el proceso más fácil, nos parece lo más adecuado, ya que estas cuentas serán seguramente las que más frecuentemente manejes y será más fácil tener controlado los fax que te llegan.

Puedes comprar paquetes de páginas y sin caducidad

Ya hemos comentado en los requisitos a tener en cuenta a la hora de contratar un servicio de fax online, que las diferentes empresas que prestan este servicio te dan diferentes opciones a la hora de ofrecerte las páginas de envío de fax. Una de ellas eran los paquetes de páginas, los que son una buena solución. Si que hay que considerar que es importante que los paquetes de páginas que vayamos a adquirir no tengan fecha de caducidad y podemos usarlos durante el periodo que sea necesario. Hay empresas en las que los paquetes de páginas caducan al mes o al año de haberlo comprado, sin importar los que hayas consumido, en faxvirtual.com creemos que eso no es justo y por eso nuestro paquetes de paginas no caducan.

Puedo hacer uso de él en cualquier dispositivo con Internet

Para hacer el envío de un fax con el fax online ya no tendrás que depender de la máquina de fax, para hacer uso del fax virtual solo necesitas una cuenta de correo, conexión a Internet y un dispositivo que te permita conectarte. Solo con eso podrás tanto enviar como recibir faxes, sin importar el momento ni el lugar en donde estés. Podrás enviar y recibir faxes aún estando en el extranjero.

Te ayuda a ser más ecológico

Usar el fax online para recibir tus documentos de fax hará que tu empresa sea más respetuosa con el medio ambiente. Con el fax por email no tendrás que imprimir obligatoriamente todos los faxes que te envíen, estos llegaran a tu correo electrónico y serás tu el que decidas cuáles son necesarios imprimir y cuáles no. Esto asimismo hará que ahorres tanto en tinta como papel y evitarás gastos innecesarios como la impresión de publicidad y documentos que no quieres recibir.

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