Qué información debe tener la portada de un fax

Muchas veces los documentos que enviamos por fax a nuestros clientes son muy largos y,  probablemente, no seamos los únicos que contactamos con ellos, por lo que el cliente puede encontrarse con un montón de documentos sin saber cuál es cuál. Si le ponemos las cosas más fáciles, seguro que nos lo agradecerá. Por eso es tan importante crear una portada para nuestro fax que contenga toda la información necesaria. También nos hace la vida más fácil para nosotros, ya que podremos organizar mejor los faxes enviados y tener siempre a mano la información de nuestros clientes. Pero, ¿qué debo incluir en la portada de mi fax? Os lo explicamos a continuación.

 

Información sobre el cliente

Puede parecer una tontería, pero es muy importante indicar a quién va dirigido el fax. Puede haber muchas personas que tengan acceso al fax, o simplemente pueden existir equivocaciones de número, por eso, al poner el nombre de la persona a quién va destinado el fax, nos aseguramos de que la persona que lo reciba sepa de quién es. Es recomendable poner todos los datos de contacto que tengamos: nombre, empresa, número de teléfono, correo electrónico, dirección, etc. Así, no sólo evitamos equivocaciones, sino que además, si nos quedamos con la portada, tendremos un fácil acceso a los datos de contacto de nuestro cliente.

Información sobre ti

Al igual que tú necesitas tener al alcance los datos de contacto de tu cliente, él los necesita sobre ti. Así que escribe tu nombre, teléfono, correo y dirección. Así le facilitas a tu cliente poder contactarte lo más rápido posible.

Resumen

Debemos poner un pequeño resumen de lo que contienen los documentos. Empieza por escribir qué tipo de documento es: si es una factura, un contrato o un formulario. También debes incluir el número de páginas, así el cliente va a saber qué esperar. Puedes también indicar si es un fax urgente, si es sólo para revisión, o para responder. Pon toda la información que te parezca relevante, pero no te olvides de que es sólo un resumen.

Fecha y hora de envío

Es muy importante poner la fecha y la hora en la que el fax haya sido enviado, ya que es posible que el cliente no lo lea al instante. Así, cuando vea el fax sabrá exactamente de cuándo es. También, al tener la fecha y la hora, tenemos una prueba de que los documentos se han enviado a tiempo.

Consejos

Con esta información tenemos más que suficiente para crear nuestra portada. Os aconsejamos que no hagáis un resumen demasiado largo, para que todo quepa en una sola página. Se recomienda utilizar la tipografía legible de tamaño estándar, por ejemplo Arial tamaño 12. Y el último consejo que os damos es que os paséis a un fax virtual, así podréis tener ordenados todos vuestros faxes, sin tener tantos papeles por toda la oficina. Además es una forma más segura de enviar documentos, y es sostenible con el medio ambiente.

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