Le fax semble être une technologie du 20ème siècle et cela en surprendra plus d’un, mais de nombreuses professions utilisent toujours ce mode de communication…

Aujourd’hui, tout le monde a une adresse de courrier électronique du fait de sa gratuité et de sa facilité d’usage. Il est donc intéressant de se demander pourquoi certains utilisent toujours le fax ? Ces personnes se nient-elles à suivre la révolution technologique? La réponse est non. Si le fax est toujours utilisé de nos jours, c’est principalement du fait que ce système dispose de caractéristiques que le courrier électronique ne peut assurer.

Sécurité du fax

La sécurité est le premier élément défaillant du courrier électronique. C’est un moyen de communication très vulnérable face aux attaques des différents hackers. Ces derniers peuvent obtenir des informations confidentielles sur votre entreprise ou envoyer des messages en votre nom et détruire par la même occasion votre image corporative. Avec un système de fax virtuel, vous ne rencontrerez pas ce problème grâce à la possibilité de crypter vos fax de différentes manières afin d’assurer une sécurité et confidentialité complète.   

Légalité du fax

La valeur légale est un autre élément dont dispose le système de fax et non le courrier électronique. Ce deuxième point est complémentaire avec l’argument de la sécurité mais a aussi sa propre valeur. La valeur légale du fax est un élément imposé dans différentes administrations (juridique, médicale…) afin qu’il n’y ait aucune contestation de réception grâce à la présence d’un accusé de réception propre à chaque envoi.

Bien qu’il existe des applications donnant accès à des accusés de réception ou de lecture de mail, elles n’ont en aucun cas la valeur légale et la sûreté du système de fax.  

Pourquoi un fax virtuel?

Comme vous avez pu le constater, l’usage du fax est toujours un indispensable dans une entreprise mais, nous savons tous que les télécopieurs traditionnels peuvent poser de nombreux problèmes. L’usage n’est pas aussi facile que pour le courrier électronique et de nombreux documents peuvent être perdus (car tous sont imprimés). Avec l’aide d’un service de fax virtuel, il est désormais possible de recevoir tous vos fax dans votre boite mail en combinant la rapidité du courrier électronique et la fiabilité de la télécopie.

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Savoir comment gérer les documents de votre entreprise est une chose essentielle pour maintenir les informations qui y sont contenues de façon privée et sûre. Les données enregistrées dans n’importe quel ordinateur du bureau décrivent chaque transaction faite par l’entreprise et maintenir toutes ces données organisées nécessite une outil fiable. Cependant, toutes les entreprises n’emploient pas de stratégie spécifique dans la gestion de leurs documents.

Être efficace lors de la gestion implique de disposer d’un système informatique qui arrive à classer les informations pour faciliter la récupération et l’accès à différents niveaux d’utilisateurs. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent toujours des documents physiques et ces dernières doivent s’assurer qu’ils ne sont pas partagés sur un ordinateur.

Les entreprises qui partagent une grande quantité de documents, partenaires commerciaux et courriers électroniques inclus, encourent plus de risques au moment de savoir si ces groupes d’intérêts partagent aussi les informations contenues dan ces documents en externe et interne.   

Comment anticiper les menaces sur les informations confidentielles de votre entreprise?

• Assurez-vous que l’environnement dans lequel vous allez sauvegarder vos documents physiques soit fiable et contrôlé afin d’éviter tout risque de perte, vol, ou autre détérioration. Un bon endroit de stockage doit être sûr pour que tous les documents se conservent à long terme.

• Bien que cela puisse paraître étonnant, de nombreuses fraudes comptables et d’autres types sont réalisée par les employés mêmes de l’entreprise. De ce fait, laisser des documents à la vue de tous est une mauvaise pratique dans la gestion de votre entreprise. Une bonne option dans ces cas de figure serait le stockage de vos documents confidentiels dans des installations externes sûres et surtout bien protégés.  

• Il est important, s’il s’agit de documents stockés sur un ordinateur, de les stocker dans différents dossiers de manière ordonnée. Ainsi, vous saurez où se trouve chaque information pour y avoir accès plus facilement.

• Créez un programme de sécurité pour l’information. Ce dernier vous donnera un cadre dans lequel devra se situer votre entreprise pour rester en sécurité face à l’évaluation des risques préalablement effectuée.

L’administration les informations et documents de votre entreprise jouent un rôle très important et déterminant du succès de l’organisation. Faxvirtual vous offre le système de fax par internet le plus sûr du marché. Grâce aux envois et aux réceptions de vos documents les plus importants par courrier électronique, vous pourrez bénéficier de la commodité du mail combiné avec la sécurité et fiabilité du fax.

Être une entreprise écologique n’est plus une mode ancienne, c’est devenu une obligation. L’écologie et le business vont chaque jour un peu plus de paires. Ce n’est pas une surprise car l’environnement est en danger et il faut faire quelque chose pour y remédier. De nombreuses grandes entreprises ont déclaré faire la guerre aux émissions de CO2.

Pourquoi?

La société est de plus en plus consciente de l’impact de l’homme et de la société sur l’environnement. C’est une situation qui préoccupe de nombreux consommateurs qui ressentent un sentiment de culpabilité. Nombreux sont ceux qui choisissent les entreprises en fonction de leurs valeurs et notamment de la degré de respect de l’environnement. Ces derniers tendent à choisir les entreprises écologiques bien que cela implique des prix plus élevés. Soignez la planète n’apporte pas seulement la confiance des clients, cela permettre d’augmenter ses horizons et de s’offrir à certains partenaires qui ne travaillent qu’avec des éco-entreprises.

Comment être une éco-entreprise?

Certains pourraient penser que c’est un objectif de grandes entreprises uniquement, qui peuvent se permettre de dépenser des millions pour des conseils éco ou des campagnes marketing orientés vers l’environnement. Cependant, les PME et même les auto-entrepreneurs, sont tous en mesure de changer les choses.

De nombreux entrepreneurs associent le fait d’être ecofriendly à de grosses dépenses mais ce n’est pas le cas. Avoir une mentalité écologique vous aidera à trouver des solutions qui requièrent moins de ressources et améliorent l’efficacité des activités de votre entreprise. Un simple exemple de ce fait pourrait être le fax virtuel.

Le système de la télécopie est un service indispensable pour la vie d’entreprise mais disposer d’un télécopieur implique des coûts et surtout un grand usage de papier, d’encre toxique et d’entretien. Tous ces éléments “négatifs” peuvent être évités grâce au fax virtuel. Pour seulement 2,99 euros par mois, vous aiderez la planète mais en plus, vous économiserez en temps, argents et autres éléments très importants pour toutes organisations.

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Nous sommes tous conscients de l’importance de rester connecté à internet dans la société actuelle, et ce d’autant plus dans le monde professionnel. Nous vivons dans un monde global dans lequel ne pas être connecté peut avoir de graves conséquences et parmi elles  la perte d’un client.

Les barrières/frontières n’existent plus pour la majorité des clients qui achètent et travaillent avec des entreprises du monde entier. Grâce aux avancées technologiques et aux diverses innovations, les entreprises n’ont plus de problèmes de communications avec tous les groupes d’intérêts.

Pourquoi est-il important que la relation avec les clients aille au-delà de la simple opération commerciale ? Car générer un sentiment d’appartenance, un esprit de fidélité et un sentiment de redevance envers l’entreprise ne se fait pas uniquement après la signature d’un contrat.

Il existe de nombreuses façons pour les entreprises de rester en contact avec ses clients sans pour autant rester bloquer dans les bureaux. Avec des appels téléphoniques, les réseaux sociaux et même les conférences Skype, toutes peuvent rester en contact et construire une bonne relation avec leurs clients.

Gardez vos fax à portée de mains

Il est vrai que lorsque vous avez besoin d’envoyer ou de consulter un fax de manière urgente, cela semble être compliqué car personne ne peut se balader où qu’il aille avec son télécopieur encombrant sur le dos…

Grâce au système de Faxvirtual, vous trouverez une solution à cette problématique. Ce système de nouvelle génération permet l’envoi et la réception de fax depuis un courrier électronique : vous y aurez donc accès depuis n’importe quel endroit du fait de son fonctionnement par internet. Votre smartphone se transformera en télécopieur! Vous n’aurez plus à attendre d’arriver au bureau pour consulter des documents importants que vous aurez reçus.

Ce système est particulièrement utile lorsque vous devez envoyer un document urgent à un client : vous n’aurez qu’à entrer dans votre boite mail sur votre mobile ou sur une tablette et voila!

Le simple fait d’être connecté avec vos clients personnellement apporte un sentiment de sécurité et de confiance dans votre entreprise.

S’il existe une raison au fait que la société utilise toujours le fax comme mode de communication, c’est bien l’aspect de la sécurité des documents importants. Tous les documents envoyés par fax doivent obligatoirement porter la signature de l’expéditeur. Alors qu’avec un fax traditionnel cela ne posait aucun problème, pour le système de fax virtual, la signature peut en effrayer quelques uns.

L’insertion d’une signature dans vos fax est très simple et nous vous expliquons les étapes.

Scanner les documents

Si vos documents sont en format papier, le plus facile sera de les signer à la main et de les scanner afin de pouvoir les envoyer via le système de fax virtual. Cependant, cela implique de disposer d’un scanner dans vos locaux ou à votre domicile. Que se passe-t-il si vous n’en avez pas ? Acheter un scanner de documents peut être une solution assez coûteuse. Heureusement, il existe des applications qui remplissent cette fonction depuis un simple smartphone transformant l’appareil photo en scanner.

Signer digitalement

Si vos documents sont uniquement en format digital, l’impression et le scannage du document peuvent être assez laborieux et non respectueux de l’environnement. Avec faxvirtual, cet élément n’est pas un problème. Avec l’avancée des technologies, de nombreux programmes permettent d’insérer une signature digitale directement depuis vos dispositifs connectés à internet. Depuis Faxvirtual, nous conseillons Adobe Reader qui est le système de signature électronique le plus faible : vous n’aurez besoin que d’un certificat digital ou simplement d’une souris pour reproduire votre signature.

Comme vous pouvez le voir, il n’est pas difficile d’envoyer vos documents de manière sûre et avec la garantie que ces derniers sont passés par vos mains : votre signature.

Le système de Faxvirtual vous offre l’efficacité des nouvelles technologies tout en respectant l’environnement. Découvrez tous nos services sur notre page et n’hésitez pas à nous contacter pour toute information supplémentaire.

Dans la société dans laquelle nous évoluons, il existe de nombreux modes de communication. Que ce soit avec sa famille, avec ses amis, ses collègues ou encore les clients, personne ne rencontre aujourd’hui de problèmes de communications grâce aux grandes avancées technologiques.

Cet article a pour but de démontrer l’utilité du système de fax dans le cloud aussi connu sous le nom de fax virtuel face aux autres modes de communication.

Le fax virtuel est un système de télécopie virtuel permettant l’envoi et la réception de documents fax via internet. Contrairement au fax traditionnel, le fax virtuel utilise un courrier électronique, il ne nécessite donc ni papier, ni encre… Aucune machine, ni logiciel ne sont nécessaires pour le bon fonctionnement, ce qui en fait un mode de communication relativement simple et efficace.

Mais, pourquoi le fax dans le cloud plutôt qu’un autre moyen de communication ?

• En premier lieu, il est important de mentionner le mode de communication par excellence : le téléphone. Il est indéniable que les appels téléphoniques sont un moyen de communication utile et plus que répandus mais si vous cherchez à envoyer ou recevoir des documents, le téléphone ne vous sera pas très utile en comparaison avec un système de fax dans le cloud.

• Un autre mode de communication bien connu est la messagerie instantanée : messenger, whatsapp, viber… Ces canaux de communication via message en temps réel, peu importe la distance physique entre les personnes communiquant. La seule ombre au tableau de la messagerie instantanée est qu’elle a initialement été créée pour l’échange de messages courts et non de documents officiels. En plus du manque de sécurité, ds erreurs peuvent se produire et ce systèm reste moins fiable que le fax dans le cloud.

• Le troisième mode de communication que nous allons aborder est le fax traditionnel. Nécessitant une machine encombrante et coûteuse pour son fonctionnement, la télécopie traditionnelle est “l’ancêtre” du fax dans le cloud. Le fax dans le cloud combine tous les avantages du système traditionnel (valeur légale, immédiateté…) à ceux des nouvelles technologies (économies financières, espace, …)

Si vous souhaitez faire des économies, n’hésitez pas à visiter la page de Faxvirtual qui propose des solutions s’adaptant à tous les profils aux meilleurs prix.

Les documents envoyés par fax sont souvent très longs et il est fort probable que vous ne soyez pas le seul à envoyer un fax à votre correspondant qui peut se retrouver avec divers documents dont il ignore l’origine et le contenu.

C’est pour cette raison qu’il est important de créer une entête pour que vos fax aient toute l’information nécessaire. C’est aussi un élément bénéfique lors de l’organisation de vos documents envoyés/reçus. Mais, que doit contenir une entête de fax ?

Information sur le client

Cela peut sembler futile mais il est très important d’indiquer à qui est adressé le fax. L’accès au télécopieur dans les entreprises est souvent ouvert à tous ou vous pouvez tout simplement vous tromper de numéro. En vous adressant concrètement à une personne, vous vous assurerez que le récepteur saura à qui le document s’adresse. Il est recommandable d’insérer tous les éléments de contact dont vous disposez : nom, entreprise, numéro de téléphone, courrier électronique, adresse…

Information sur vous-même

De même que vous avez besoin d’avoir les données de contact de vos clients, eux auront besoin des vôtres pour pouvoir vous contacter si besoin. Insérez dans l’entête votre nom, numéro de téléphone, mail et adresse.

Résumé

L’entête doit contenir un petit résumé de ce que contient le document. Commencez par la nature du document (facture, contrat, formulaire). En second lieu, inclure le nombre de pages (ainsi votre client saura à quoi s’attendre). Indiquer aussi si le fax est urgent ou attend une réponse est aussi une bonne option pour que le récepteur anticipe la marche à suivre.

Date et heure de l’envoi

Il est très important d’insérer la date et l’heure de l’envoi car le récepteur ne le lira pas forcément dès réception. Cette information vous permettra aussi d’avoir une preuve que le document a été envoyé à temps.

Conseils

Avec ces informations, vous pourrez créer une entête complète pour vos fax. Nous vous conseillons de rester bref dans cette entête : choisissez une police d’écriture lisible en format standard.

En utilisant le système de Faxvirtual vous pourrez insérer directement grâce à des mises en forme automatiques vos entêtes sur vos documents à envoyer. Contactez-nous vite à com@faxvirtual.com

Malgré le fait que de nombreuses entreprises ont changé leurs télécopieurs par d’autres systèmes plus novateurs, le fax reste un moyen de communication très répandu dans le monde du travail. Pour se centrer sur un secteur en particulier, on peut dire que le service de fax reste de grande utilité dans le secteur sanitaire.

Grâce à l’évolution des nouvelles technologies, le fax a fait un grand bond en avant, devenant un outil encore plus utile qu’il y a quelques années. On se réfère ici au passage du fax traditionnel vers le fax virtuel.

Le secteur sanitaire a toujours compté sur le fax comme mode de communication pour envoyer et recevoir des documents mais, avec l’arrivée du fax virtual, de nombreuses entreprises de ce secteur se sont débarrassées de leurs télécopieur encombrant et coûteux pour passer au fax online.

Qu’est-ce que le fax virtuel?

Le fax virtuel est un système qui offre un service d’envoi et de réception de documents fax depuis un courrier électronique. Il s’utilise habituellement pour faire des commandes, ou encore envoyer et recevoir des document confidentiels de manière rapide avec une valeur légale.

Le fax virtuel, avec son fonctionnement en ligne sans machine, évite tous les problèmes auparavant créés par le télécopieur comme le bourrage de papier ou tout simplement une panne de la machine.

De plus, ce système est complètement écologique et réduit considérablement l’usage de papier et d’encre dans les entreprises.

Quels sont les avantages du fax virtuel dans le secteur sanitaire?

Si vous vous êtes déjà retrouvé en dehors de vos locaux à attendre l’accord d’un supérieur pour consulter un dossier médical, le fax virtuel est fait pour vous. Vous pourrez désormais stocker sur tous les dispositifs dotés d’internet vos documents fax accessible sur votre boîte mail. Tous vos documents fax seront disponibles où que vous soyez.

Si vous vous préoccupez de ne pas changer de numéro de fax, ne vous inquiétez pas. Vous pourrez conserver votre numéro de fax historique et le rendre virtuel avec un simple portabilité. Si vous voulez une nouvelle ligne, vous pourrez demander un nouveau numéro sans coût additionnel.

L’efficacité offerte par le fax virtuel est incomparable car il sera bien plus facile de lire des documents depuis n’importe quel endroit tout en pouvant envoyer des fax depuis internet. De plus, comme les entreprises sanitaires ont de nombreux employés (médecins, infirmières, …), le fax virtuel permet l’usage d’une même ligne depuis différents comptes mail et facilite ainsi l’organisation globale.

Une des principales préoccupations dans le secteur sanitaire est la sécurité des documents. Le service de fax virtuel propose des mesures techniques, physiques et de process pour permettre une sécurité complète. Après envoi, un accusé de réception est envoyé automatique et il est aussi possible de crypter les documents reçus.

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Avoir une entreprise c’est comme avoir un enfant. On veut le meilleur pour elle, pour son bon développement et qu’elle soit toujours en sécurité. Sa sécurité est notre priorité et il faut toujours veiller au moindre détail car de nombreux éléments externes sont source de menace. Aujourd’hui, de nombreux outils viennent en aide aux dirigeants d’entreprise pour augmenter la sécurité de leur progéniture, notamment, le fax virtuel pour la sécurité de l’envoi de vos documents

Législation fax

Malgré le temps qui passe, le système de la télécopie a su maintenir la valeur légale et son pouvoir auprès de la législation. Bien qu’elle puisse sembler être passée de mode, la technologie du fax pour l’envoi de vos documents et d’informations importantes peut être la solution la plus adaptée.

Pour ne pas avoir à dépendre d’une machine coûteuse et encombrante, les entreprises optent aujourd’hui pour une solution de fax virtuel. Ce système offr les même service et valeurs que la télécopie traditionnelle sans machine ni coûts indirects…

Pourquoi un fax virtuel pour la sécurité de votre entreprise? L’envoi de fax a toujours été reconnu par la législation du fait de l’accusé de réception qui sert de preuve reconnue légalement. Un des points positifs de la version de fax virtuel 2.0 et le fait qu’on évite le bourrage de papier ou le manque de papier ou d’encre…

Messages cryptés des fax

La confidentialité du net est un sujet polémique et le fait que le fax virtual passe par internet peut générer des doutes quant à la privacité des envois réalisés. Cependant, les nombreuses avancées ont permis au fax virtuel la possibilité de crypter les envois pour une sécuritée optimale.

Deux formes de cryptage sont disponibles. La première donne la possibilité de comprimer votre document en format zip avec un mot de passe. Ainsi, seules les personnes ayant ce mot de passe pourront ouvrir le document reçu. Le seconde option est encore plus sophistiquée : le cryptage PGP (pour Pretty Good Privacy) qui utilise des techniques de cryptographie symétrique et asymétrique. Ainsi, vos envois seront protégés comme dans les systèmes les plus sophistiqués.

Chez Faxvirtual, nous vous offrons la plus grande sécurité pour l’envoi de vos documents et ce, au meilleur prix du marché. Si vous avez plus de questions sur notre systèmes révolutionnaire, contactez-nous dès maintenant.

Au cours du dernier siècle, les changements technologiques et les révolutions dans le domaine de la technologie ont été nombreux. Les grandes avancées ont permis une nette amélioration de la communication interpersonnelle en la rendant bien plus commode, rapide et facile.  

La communication est l’échange d’informations entre différentes personnes via différents moyens : oral, écrit, visuel… Récemment, le moyen de communication qui a révolutionné la société est la communication digitale.

Les technologies de la communication peuvent être définies comme les modes de communication créées par l’homme avec la finalité de faire passer à d’autres individus des données ou informations de manière simplifiée.

Durant le 20ème siècle, les moyens de communications utilisés étaient principalement oraux (radios), écrits (lettres, journaux…) et visuels (télévisions). Avec les révolutions technologiques, ces moyens se sont grandement diversifiés et leurs accès ont été facilités.

Grâce aux différentes révolutions, les technologies ont permis une amélioration de l’efficacité. Pour ne citer que quelques exemples : du simple fil électrique à la fibre optique ou encore du gros téléphone au smartphone minimaliste, ….

L’élément principal qui a déclenché LA révolution est internet. En entreprise, le web a créé une vague de changements : cet outil a totalement modifié la manière de transmettre les informations aux clients et aux employés, la rendant plus rapide et simplifiée.

Le rendement des entreprise s’est vu affecté positivement avec une meilleure efficacité et de meilleurs résultats.

L’échange instantané d’idées ou d’informations au travers du courrier électronique a été un mode de communication essentiel dans les entreprises ces dernières années. Grâce à l’accessibilité du courrier électronique sur n’importe quel dispositif connecté à internet, l’envoi et la réception de mail est possible où que soit l’utilisateur. Le courrier électronique ne cesse son avancée et notamment sa diversification en mettant à jour certains outils non connectés comme le fax.

Les traditionnels télécopieurs sont toujours présents dans certaines entreprises mais nombreuses sont celles qui l’abandonne du fait des coûts qui lui sont associés et de ses caractéristiques encombrantes. Avec internet, une nouvelle génération de fax, le fax virtuel, a fait son apparition. Gardant toute les valeurs légales des envois, le fax virtuel permet un communication professionnelle comme les envois de fax traditionnels à la différence que ces derniers passent par une boîte mail au lieu d’un télécopieur.

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