Avec l’apparition du courrier électronique, de nombreux télécopieurs traditionnels ont commencé à disparaître. Cela a représenté de grandes économies de temps et d’argent pour de nombreuses entreprises, mais aujourd’hui le fax virtuel est bien plus qu’un e-mail.

Le courrier envoyé à partir de l’ordinateur était généralement très utile pour ne plus consommer de papier et d’encre, en particulier dans des entreprises dont les normes de sécurité sont peu élevées et qui ont une grande confiance dans la destination de leurs communications. Il s’agit d’un excellent outil de communication permettant d’atteindre immédiatement n’importe quelle partie du monde, sans grandes dépenses.

Mais il est également vrai que les organisations les plus strictes n’abandonnent pas facilement le fax traditionnel. En effet, chaque détail et éventuelles fuites d’informations sur le web sont prises en compte, et il n’est pas certain que les informations soient bien reçues par le destinataire.

Un autre point important sont les cas où les destinataires indiquent qu’ils n’ont pas reçu l’information. Cela suscite beaucoup d’inquiétudes et la solution la plus fiable était de rester derrière la machine consommatrice de papier et encre.

Différences entre le fax virtuel et le courrier électronique

Le réseau est très étendu pour l’acheminement de l’information. Le courriel mérite à son tour d’être inscrit dans le champ de saisie. Le destinataire dispose d’une adresse électronique suivie d’un arobase et d’un nom de domaine avec son extension respective, comme nomprénom@domaine.ext.

Cet aspect de l’adresse électronique devait être précisé dans tous les détails pour que les informations arrivent là où elles devaient arriver. Dans de nombreux cas, toute erreur pouvait faire en sorte que l’information se rende à une autre destination.

Le fax virtuel contient une adresse très similaire à l’adresse électronique, mais il est formé d’un numéro suivi d’un arobase, du nom de domaine et de son extension. Par exemple 0123456789@faxvirtual.ext. Cependant, d’autres paramètres manquent encore pour que l’information puisse être diffusée.

Le fax en ligne attend, tout comme la machine traditionnelle, la confirmation pour pouvoir être reçu par le destinataire. À cette fin, un double cryptage est créé par accord entre les parties pour crypter les informations de manière à ce qu’elles ne puissent être décodées et lues que par l’expéditeur et le destinataire.

Deux autres aspects font du fax virtuel la solution pour se débarrasser définitivement de l’appareil physique. L’une d’entre elles est le cryptage des informations dans des formats non éditables tels que .pdf, .tif et .zip, où l’expéditeur est mis au courant de toute modification qui pourrait avoir lieu durant le transit.

Et une autre option importante est l’accusé de réception, au choix de l’expéditeur. Cette option est contrôlée par l’expéditeur et est activée dès que le destinataire insère les données convenues dans le double cryptage. C’est ainsi que le système de fax virtuel renvoie un accusé de réception pour savoir que l’information a été reçue correctement.

Il est devenu vital dans le monde de l’informatique de créer et d’innover sur des solutions qui mettent fin une fois pour toute au consumérisme gaspillé qui existe depuis les années 1980. Sans négliger les demandes des utilisateurs qui réclament de nouveaux services.

Internet continue d’être alimenté par des stratégies de sécurité et s’engage à sauvegarder les informations jusqu’à ce que tout le monde ait l’impression que les données se déplacent en toute sécurité.

Un concept simple et innovant basé sur un algorithme de matching:

Contrairement aux sites classiques de comparaisons logiciels, matériels et services, Foxeet accompagne les entreprises en recherche de fournisseurs informatiques jusqu’à la mise en relation en prenant soin d’une totale adéquation entre fournisseurs informatiques et entreprises ayant un projet digital. Un algorithme réalise une première passe en analysant les besoins des entreprises, couplé à une analyse humaine de façon à vérifier l’adéquation totale entre le projet du client et les fournisseurs.

« Les sociétés d’informatiques prétendent en général pouvoir répondre à tous vos projets constate Thomas Spanier CEO de Foxeet, résultat, quand une entreprise cherche un prestataire / fournisseur dans un domaine spécifique, elle ne trouve pas nécessairement les fournisseurs experts du sujet. »

La réticence à passer de la télécopie traditionnelle au fax virtuel s’explique en partie par le fait que les utilisateurs ne connaissent pas les conditions juridiques régissant l’utilisation des signatures électroniques pour donner de la valeur à un fax virtuel.

Dans le cadre du système d’envoi d’informations par fax virtuel, un aspect de grande importance est la sécurité. Il est nécessaire que l’information, même si elle n’est que sous forme numérique, soit dûment signée.

La légalité est un aspect important lors de l’envoi d’informations de la part des entreprises. Pour cela, il y a le pied de page, destiné à recevoir la signature électronique.

Une signature électronique et une signature numérique, est-ce la même chose?

À l’origine, la signature numérique est née lorsque est apparue l’idée de capturer la signature manuscrite en image. Une fois passé par quelques arrangements numériques, un fichier .gif ou .jpg de l’image a est créé et celui-ci devient un fichier à l’usage exclusif de son auteur. Toutefois, ce n’était pas un système fiable puisque n’importe quelle astuce informatique pourrait faire glisser cette signature à travers Internet.

Nous souhaitons faire la différence entre signature numérique et électronique parce que les deux sont très différentes. Cette dernière décrit un processus entièrement numérisé et le cryptage de ces données est rigoureux.

La signature électronique est une image générée à partir d’un algorithme informatique. Elle a un concept juridique particulier et sert à sauvegarder les informations. Elle utilise une signature manuscrite estampillée, mais elle est cryptée et stockée par un logiciel qui la compare à une signature existante dans le système biométrique.

Étapes de la création d’une signature électronique

1. Autographer la signature sur un système numérique, que ce soit avec un stylet, une souris ou même directement avec votre doigt.

2. Les données biométriques identifiées dans la forme physique et biologique de la signature sont enregistrées.

3. Les caractéristiques de la signature sont comparées avec le reste des caractéristiques déjà stockées dans le système biométrique et, si possible, elles sont étayées par la lecture de l’empreinte digitale, la reconnaissance faciale ou la voix.

4. La signature passe par un système de cryptage qui génère un mot de passe confidentiel via un processus mathématique. Il est donc impossible que la signature soit utilisé par un tiers car elle est non transférable et son justificatif doit être conservé avec soin.

5. Une fois que le fichier à envoyer a été créé, il est enregistré dans des formats non éditables tels que .zip, .pdf ou .tif. Il est signé électroniquement par l’autorité correspondante et envoyé selon un système de cryptographie symétrique.

Le système de cryptage de la signature sécurise le fax virtuel. Il génère une cryptographie symétrique par accord préalable entre l’expéditeur et le destinataire du message afin qu’il circule sur le réseau sans être décodé par des intrus et arriver à destination en toute discrétion.

Une attention particulière doit être accordée à l’utilisation de la signature électronique, car elle confère une validité et une fiabilité qui valident toutes les informations que contiennent le document.

Le système avancé de la signature électronique ou de la signature biométrique permet d’identifier le signataire et de relier toutes les données fournies à chaque fois qu’il est utilisé. Ainsi, l’on suppose que les données sont fiables et que le document est valide.

Le secteur des soins médicaux hospitaliers est l’un des secteurs extrêmement sensible au facteur temps. Les pratiques hospitalières d’urgence ou de routine signifient de nombreuses prises de décision et de validation qui exigent un nombre important d’heures de travail par jour de la part du personnel médical et administratif.

Dans certains cas, le temps passé dans l’industrie médicale est un facteur clé pour préserver la vie des patients. C’est pourquoi on estime que 90 % des établissements du secteur de la santé ont fait place à l’usage de fax virtuels.

De même, il a été démontré que son utilisation a permis de réduire de près de 89% le temps que les travailleurs consacrent à l’obtention de toute la documentation clinique préopératoire. Le fax virtuel est présent dans les macro-processus du travail propre et externe à l’industrie médicale.

Auparavant, lorsqu’un télécopieur traditionnel tombait en panne, la vie du patient pouvait être en danger en attendant la confirmation des mots de passe. En effet, les compagnies d’assurance doivent recevoir les documents à temps pour approuver la prise en charge du patient qui doit être admis en urgence.

Ensuite, les données préopératoires telles que les électrocardiogrammes, les listes d’allergies et les informations sur l’anesthésie doivent être transmises rapidement. Aujourd’hui, tout cela se passe presque en temps réel grâce au fax virtuel.

Des chiffres alarmants et des défis cliniques avec le télécopieur traditionnel.

Auparavant, faire fonctionner un télécopieur physique dans une clinique ou un hôpital était un défi. Voyons ces chiffres:

• On estime que dans un hôpital de type III, en moyenne seulement 85% des fax sortants ont été délivrés avec succès, en utilisant des machines traditionnels.
• Il y avait environ 150 fax ratés par jour, sans possibilité de changer le statut d’erreur.
• Le personnel de l’assistance technique passaient presque dix heures à travailler sur la file d’attente des fax en panne.
• Il ne se passait pas un jour dans les hôpitaux ou les cliniques, sans problèmes pour envoyer ou recevoir des fax par machine.
• On estime qu’une personne sur quatre personnes a eu des complications en attendant un code d’urgence de la part des compagnies d’assurance.

Les avantages de la télécopie virtuelle dans les locaux médicaux.

Le fax virtuel a définitivement réduit le temps de travail dans l’industrie médicale et a ainsi amélioré de manière significative la qualité du service. Elle a également contribué à réduire le taux de complications médicales dans les salles d’urgence, puisque le pourcentage de fax réussies a atteint un 99,3 %.

Cela démontre amplement les avantages de l’utilisation de la télécopie virtuelle pour optimiser le temps et accroître la productivité des établissements des soins de santé.

Il est évident que le traitement des télécopies en ligne réduit les coûts, ce qui représente un autre avantage en éliminant les passifs comptables. Elle permet également de réduire les factures de téléphone à longue et courte distance.

La facilité d’utilisation du fax virtuel permet une rotation du personnel administratif de la clinique rapide et sans problèmes.

La gestion de l’envoi et de la réception de fax virtuels joue un rôle essentiel dans l’industrie de la logistique.

Dans le monde de la logistique d’urgence, le fax virtuel est le système de communication idéal pour effectuer des envois ou des livraisons en temps réel, pour faire face à des situations d’urgence ou des incidents.

Les demandes urgentes de pièces détachées sont généralement effectuées par courrier électronique dans le cadre du système de fax virtuel.

Dès que les fabricants et/ou les fournisseurs de pièces reçoivent le fax virtuel avec cette commande, un processus est déclenché dans les stocks de l’entrepôt.

De même, la logistique aérienne ou terrestre (par avion ou par camion) est mise en place avec une série de confirmations ou de validations qui sont déclenchées, le tout par le biais du fax virtuel.

Dans l’industrie de la logistique de pièces non conventionnelles, la livraison d’urgence est utilisé par les principales firmes du monde entier.

À quoi ressemble un service de demande d’urgence par fax virtuel ?

Les entreprises de logistique qui fournissent des services de livraison express travaillent 365 jours par an (24/2h4, 7/7j).

Dès réception d’un fax virtuel par courrier électronique avec la commande d’urgence, les entreprises font immédiatement confiance à l’exactitude du fax et diffusent des informations logistiques.

Grâce aux informations contenues dans le fax virtuel, les étapes suivants sont réalisées : protocoles de confirmation des itinéraires critiques, validation des heures et des itinéraires, établissement de l’heure exacte de la récupération et de la livraison de la pièce et même des instructions avec des codes strictement confidentiels peuvent être fournies.

Le fax virtuel joue un rôle fondamental dans chacune des étapes pertinentes du processus d’envoi de pièces urgentes et exclusives.

Les envois importants sont toujours accompagnés d’une note de fax, c’est ainsi que fonctionne la logistique d’urgence.

Il ne peut y avoir ni pause ni interruption, et le télécopieur traditionnel a toujours accompagné ces livraisons d’urgence, mais souvent avec quelques retards.

Aujourd’hui, la logistique d’urgence est toujours assurée partout dans le monde, mais les fonctionnalités du fax virtuel garantissant la livraison rapides des pièces pour les entreprises du monde entier.

Dans les mouvements d’urgence, un retard n’est pas envisageable. De fait, grâce au fax virtuel qui fonctionne avec les protocoles d’Internet et les plateformes technologiques, l’information est connue presque en temps réel.

Cas de gestion de la logistique d’urgence avec le fax virtuel

1) Lorsque des ouragans de catégorie cinq ou plus se produisent, un volume important de la population affecté est privé d’électricité, et les autorités activent automatiquement l’achat de générateurs.

L’activité commerciale d’achat de ces équipements doit se faire dans l’urgence et c’est là que les entreprises de logistique aérienne et terrestre exploitent au maximum l’immédiateté de l’envoi et de la réception d’un fax virtuel pour minimiser les délais.

2) Lors de l’épidémie de grippe H1N1, il était nécessaire de distribuer les médicaments avec une extrême urgence dans les foyers d’infection et dans le contrôle de la logistique associée et de leurs confirmations de livraison, le fax virtuel est intervenu dans toutes ses modalités.

3) Dans les centres de données équipés de gros serveurs, les onduleurs ne peuvent pas tomber en panne et doivent être restaurés en quelques secondes pour éviter la perte de données critiques.

Dans ces cas-là, les protocoles d’achat et de transfert d’urgence sont activés, cette partie critique devant arriver en temps utile et le fax virtuel rentre en action.

L’achat de turbines, l’envoi de mots de passe pour réactiver les plateformes de communication, tout cela implique une logistique et le fax virtuel se distingue dans ces moments-là.

La facturation en ligne est déjà une réalité pour de nombreuses entreprises en Europe. Des pays comme la France, le Portugal, l’Italie, l’Espagne et l’Allemagne sont des pionniers dans l’utilisation de ce nouveau système de facturation. 

Cependant, l’envoi et la réception de factures électroniques face aux cyberattaques est une préoccupation pour de nombreux entrepreneurs. C’est pour cela que la sûreté du service d’envoi et de réception de fax virtuels leur correspond et permet de répondre à leurs besoins.  

Il convient de noter que le système de facturation électronique repose sur le cadre réglementaire que l’Union européenne a formulé (B2G) pour que les entreprises adaptent leurs systèmes de facturation.

En ce sens, les fonctionnalités du fax virtuel dans la mise en œuvre de la facturation électronique permettent d’effectuer des transactions et d’échanger des documents électroniques B2B, B2G et B2C de manière sécurisée.

Le plan numérique 2025

La CEOE, la Confédération espagnole des organisations d’entreprises, a formulé un macro-plan pour promouvoir la numérisation des PME espagnoles.

L’un des objectifs de ce plan est de parvenir à la facturation numérique et à la mise en place de solutions ou d’outils technologiques pour la gestion des entreprises, et l’un d’entre eux pourrait être l’utilisation du fax virtuel.

Cependant, certaines PME ne sont pas conscientes de l’importance et des avantages de la numérisation.

C’est pourquoi, pour les fournisseurs de solutions de fax virtuel par e-mail, qui souhaitent tirer parti du Plan numérique 2025 en Espagne, ce manque de conscience, pourrait être une grande opportunité commerciale pour attirer de nouveaux clients, en offrant des services de fax virtuels, à l’essai ou en mode gratuit.

Protection de la réception des factures électroniques dans l’entreprise.

Les entreprises, lorsqu’elles échangent des factures électroniques, doivent mettre en place des outils de protection pour éviter les fraudes électroniques. L’un des services qui protègent ces informations est le fax virtuel.

Traditionnellement, les factures sur papier étaient envoyées et reçues par le biais du télécopieur.

Aujourd’hui, toutes les étapes du processus de facturation des entreprises (petites et moyennes) sont automatisés, car la facturation électronique et l’envoi du fax virtuel via le courrier électronique, sont très répandus.

Les conseillers en technologie émettent leurs évaluations sur la numérisation des entreprises, en fonction de la quantité de papier qu’ils utilisent. Et c’est précisément sur la base des résultats de cette évaluation qu’ils recommandent la mise en place de logiciels sécurisés pour l’envoi et la réception des factures électroniques de l’entreprise via fax virtuel.

Les fournisseurs de logiciels de fax virtuels et de facturation électronique ont compris que la compatibilité et la mondialisation de leurs fonctionnalités sont nécessaires, pour l’efficacité des mécanismes sécurisés dans les entreprises.

Le remplacement des pratiques de facturation manuelle et des télécopieurs physiques, bien qu’il puisse paraître controversé pour certains entrepreneurs, est une réalité pour l’envoi et la réception des factures électroniques des entreprises, ainsi que des devis et des impôts.

Les communications évoluent à un rythme rapide. De la rédaction manuscrite de lettres, nous sommes passés progressivement au courrier électronique, et du fax traditionnel au fax par Internet. La transition vers le courrier électronique a été progressive, donnant aux bénéficiaires l’opportunité d’adopter l’outil en toute tranquillité.

Ainsi, les machines traditionnelles que l’on utilisait depuis des années ont été abandonnées, laissant place à un système plus économique puisqu’il n’est plus nécessaire d’envoyer des messages utilisant de l’encre et du papier.

Cependant, l’usage du fax virtuel se heurte encore à la résistance des entreprises. Cela s’explique par des doutes sur la sécurité et de la confidentialité des informations.  En effet, de nombreux organismes publics et entreprises privées ne sont pas au courant de la confidentialité qu’offre un fax virtuel. De fait, ils n’osent pas se débarrasser de leur machine consommatrice de papier.

Système de confidentialité du fax virtuel

Aujourd’hui, le monde des télécommunications est entièrement virtualisé. De nombreuses entreprises et leurs clients n’ont plus d’espace physique pour opérer.  Le temps de changer tous les systèmes de communication pour la numérisation de l’information est venu.

Ceux qui n’ont pas encore abandonné leur télécopieur sont en retard. Les entreprises qui ont déjà évoluées exigent que leur information soit organisée dans le cloud. Le monde doit laisser derrière lui la consommation de papier et d’encre qui est si néfaste.

Avec l’arrivée du XXIe siècle, de nouveaux outils sont apparus dont les experts garantissent la confidentialité et la sécurité. Les grandes organisations du monde entier ont déjà migré vers le fax virtuel pour envoyer et recevoir des informations.

Lorsque nous parlons d’un fax virtuel, nous ne parlons pas d’un simple courriel qui pourrait être piraté par n’importe quel intrus sur le web. Il s’agit d’une possibilité de configuration au sein d’un système de courrier électronique.

Garanties de sécurité du fax virtuel

Le destinataire du fax virtuel génère un courrier électronique et y joint un document comportant des éléments non modifiables pour garantir que les informations ne sont pas modifiées. Cela se fait au moyen des formats .zip, .pdf ou .tif.

Un autre mode utilisé consiste à capturer l’image du document physique s’il existe déjà. Le destinataire doit être un utilisateur d’un compte de fax virtuel disposant d’une adresse électronique composée d’un numéro de téléphone suivi par un arobase et le domaine de l’entreprise qui le fournit.

En outre, il existe un système de cryptage communément appelé PGP qui fonctionne grâce à un algorithme mathématique lors de son transit sur les serveurs Internet et qui sera décrypté une fois dans les e-mails de destination protégés par mot de passe si les deux partis sont d’accord.

Le temps est venu de s’approprier toutes ces avancées technologiques, de laisser derrière soi les excuses qui maintiennent l’entreprise dans le traditionalisme et de l’enterrer dans le passé. Il est temps d’accepter le monde virtuel où il n’y a pas de limites pour atteindre de nouveaux clients et exister face à la mondialisation. Le fax virtuel est un des outils les plus simples et les plus sûrs, ainsi que les systèmes de signature virtuelle, et de cryptage, afin de faire circuler l’information en toute sécurité.

S’associer à un bon prestataire de services qui offre la formation et le soutien adéquats est très important pour bénéficier de la meilleure communication.

Fax virtuel vs signature numérique : Le monde des affaires est rempli de possibilités technologiques. Tout l’aspect communication peut être résolu à partir d’un ordinateur avec Internet.  La communication est devenue plus pratique et plus facile.

Fax virtuel vs signature numérique : différence entre le fax virtuel et la signature numérique

Aujourd’hui, les communications sont virtuelles, mais toutes ne se font pas de la même manière. Pour cela, nous souhaitons préciser la différence entre le fax virtuel et la signature numérique. 

Le fax virtuel est une option accessible aux entreprises grâce à laquelle vous pouvez vous adresser par fax à vos fournisseurs, vos employés et à vos clients de la même manière que par courrier électronique. Pour gérer cette option depuis l’entreprise, il n’est plus nécessaire d’utiliser le télécopieur et la quantité d’énergie qu’il consomme, ni une ligne téléphonique physique. Ce type de fax a permis aux entreprises d’entrer véritablement dans le vert, en consommant le moins de ressources physiques possibles pour rester en contact.

D’un autre côté, la signature numérique correspond au support de sécurité qu’Internet offre aux personnes qui souhaitent authentifier leur signature. Il s’agit essentiellement d’une image numérique qui est chargée à partir d’un ensemble d’algorithmes de sécurité informatique pour apporter de l’originalité et du support sur le document numérique. La signature numérique est uniquement disponible sous forme de mot de passe pour ceux qui ont eu la possibilité de l’acquérir. Cette image est non transférable et doit être utilisée avec une grande discrétion car elle pourrait mettre en danger des informations commerciales importantes.

La sécurité du fax virtuel et de la signature numérique

Lorsque l’on décrit les vertus de la télécopie virtuelle, on ne peut s’empêcher de parler de la sécurité que ce service offre aux entreprises. L’envoi se fait par courrier électronique, mais avec un processus de cryptage.

Un des processus consiste à transformer les fichiers en format .zip, .pdf ou .tif, en établissant au préalable un mot de passe de sécurité pour que les destinataires puissent accéder aux informations.

L’accent est mis sur le fait qu’une signature numérique n’est pas une image scannée ou photographiée de la signature d’une personne. C’est un produit qui est obtenu après cryptage de la signature par un système mathématique qui positionne les valeurs symétriques et asymétriques pour créer une image numérique de la signature.

Il y a aussi le système de cryptographie qui combine des techniques asymétriques et symétriques dans le cadre du Pretty Good Privacy ou PGP qui prend en charge les informations avec des signatures numériques et génère un mot de passe d’utilisation unique pour chaque transmission d’informations.

En d’autres termes, nous sommes arrivés au point où il est clair que la signature numérique crédibilise le fax virtuel. Ce service d’identification est utilisé pour soutenir et certifier l’autorité qui délivre le document. L’utilisation d’une signature numérique fait l’objet d’un usage exclusif de l’information.

Les deux systèmes d’envoi d’informations sont sécurisés et peuvent être validés avec certains des outils informatiques dédiés. Si l’objectif est de conserver les informations de l’entreprise en toute sécurité, tout en économisant et en simplifiant beaucoup de tâches, il est préférable de commencer à utiliser les deux services.

Le fax virtuel et la signature numérique garantissent ensemble la fiabilité et la sécurité du flux d’informations des entreprises. Un certain nombre d’algorithmes informatiques ont été créés pour sécuriser le processus de communication qui pourrait ressembler à un simple courrier électronique.

Le fax virtuel et la signature numérique sont les futurs outils que toutes les entreprises commencent à utiliser pour mettre à jour leurs systèmes de communication.