Les documents envoyés par fax sont souvent très longs et il est fort probable que vous ne soyez pas le seul à envoyer un fax à votre correspondant qui peut se retrouver avec divers documents dont il ignore l’origine et le contenu.

C’est pour cette raison qu’il est important de créer une entête pour que vos fax aient toute l’information nécessaire. C’est aussi un élément bénéfique lors de l’organisation de vos documents envoyés/reçus. Mais, que doit contenir une entête de fax ?

Information sur le client

Cela peut sembler futile mais il est très important d’indiquer à qui est adressé le fax. L’accès au télécopieur dans les entreprises est souvent ouvert à tous ou vous pouvez tout simplement vous tromper de numéro. En vous adressant concrètement à une personne, vous vous assurerez que le récepteur saura à qui le document s’adresse. Il est recommandable d’insérer tous les éléments de contact dont vous disposez : nom, entreprise, numéro de téléphone, courrier électronique, adresse…

Information sur vous-même

De même que vous avez besoin d’avoir les données de contact de vos clients, eux auront besoin des vôtres pour pouvoir vous contacter si besoin. Insérez dans l’entête votre nom, numéro de téléphone, mail et adresse.

Résumé

L’entête doit contenir un petit résumé de ce que contient le document. Commencez par la nature du document (facture, contrat, formulaire). En second lieu, inclure le nombre de pages (ainsi votre client saura à quoi s’attendre). Indiquer aussi si le fax est urgent ou attend une réponse est aussi une bonne option pour que le récepteur anticipe la marche à suivre.

Date et heure de l’envoi

Il est très important d’insérer la date et l’heure de l’envoi car le récepteur ne le lira pas forcément dès réception. Cette information vous permettra aussi d’avoir une preuve que le document a été envoyé à temps.

Conseils

Avec ces informations, vous pourrez créer une entête complète pour vos fax. Nous vous conseillons de rester bref dans cette entête : choisissez une police d’écriture lisible en format standard.

En utilisant le système de Faxvirtual vous pourrez insérer directement grâce à des mises en forme automatiques vos entêtes sur vos documents à envoyer. Contactez-nous vite à com@faxvirtual.com

Malgré le fait que de nombreuses entreprises ont changé leurs télécopieurs par d’autres systèmes plus novateurs, le fax reste un moyen de communication très répandu dans le monde du travail. Pour se centrer sur un secteur en particulier, on peut dire que le service de fax reste de grande utilité dans le secteur sanitaire.

Grâce à l’évolution des nouvelles technologies, le fax a fait un grand bond en avant, devenant un outil encore plus utile qu’il y a quelques années. On se réfère ici au passage du fax traditionnel vers le fax virtuel.

Le secteur sanitaire a toujours compté sur le fax comme mode de communication pour envoyer et recevoir des documents mais, avec l’arrivée du fax virtual, de nombreuses entreprises de ce secteur se sont débarrassées de leurs télécopieur encombrant et coûteux pour passer au fax online.

Qu’est-ce que le fax virtuel?

Le fax virtuel est un système qui offre un service d’envoi et de réception de documents fax depuis un courrier électronique. Il s’utilise habituellement pour faire des commandes, ou encore envoyer et recevoir des document confidentiels de manière rapide avec une valeur légale.

Le fax virtuel, avec son fonctionnement en ligne sans machine, évite tous les problèmes auparavant créés par le télécopieur comme le bourrage de papier ou tout simplement une panne de la machine.

De plus, ce système est complètement écologique et réduit considérablement l’usage de papier et d’encre dans les entreprises.

Quels sont les avantages du fax virtuel dans le secteur sanitaire?

Si vous vous êtes déjà retrouvé en dehors de vos locaux à attendre l’accord d’un supérieur pour consulter un dossier médical, le fax virtuel est fait pour vous. Vous pourrez désormais stocker sur tous les dispositifs dotés d’internet vos documents fax accessible sur votre boîte mail. Tous vos documents fax seront disponibles où que vous soyez.

Si vous vous préoccupez de ne pas changer de numéro de fax, ne vous inquiétez pas. Vous pourrez conserver votre numéro de fax historique et le rendre virtuel avec un simple portabilité. Si vous voulez une nouvelle ligne, vous pourrez demander un nouveau numéro sans coût additionnel.

L’efficacité offerte par le fax virtuel est incomparable car il sera bien plus facile de lire des documents depuis n’importe quel endroit tout en pouvant envoyer des fax depuis internet. De plus, comme les entreprises sanitaires ont de nombreux employés (médecins, infirmières, …), le fax virtuel permet l’usage d’une même ligne depuis différents comptes mail et facilite ainsi l’organisation globale.

Une des principales préoccupations dans le secteur sanitaire est la sécurité des documents. Le service de fax virtuel propose des mesures techniques, physiques et de process pour permettre une sécurité complète. Après envoi, un accusé de réception est envoyé automatique et il est aussi possible de crypter les documents reçus.

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Avoir une entreprise c’est comme avoir un enfant. On veut le meilleur pour elle, pour son bon développement et qu’elle soit toujours en sécurité. Sa sécurité est notre priorité et il faut toujours veiller au moindre détail car de nombreux éléments externes sont source de menace. Aujourd’hui, de nombreux outils viennent en aide aux dirigeants d’entreprise pour augmenter la sécurité de leur progéniture, notamment, le fax virtuel pour la sécurité de l’envoi de vos documents

Législation fax

Malgré le temps qui passe, le système de la télécopie a su maintenir la valeur légale et son pouvoir auprès de la législation. Bien qu’elle puisse sembler être passée de mode, la technologie du fax pour l’envoi de vos documents et d’informations importantes peut être la solution la plus adaptée.

Pour ne pas avoir à dépendre d’une machine coûteuse et encombrante, les entreprises optent aujourd’hui pour une solution de fax virtuel. Ce système offr les même service et valeurs que la télécopie traditionnelle sans machine ni coûts indirects…

Pourquoi un fax virtuel pour la sécurité de votre entreprise? L’envoi de fax a toujours été reconnu par la législation du fait de l’accusé de réception qui sert de preuve reconnue légalement. Un des points positifs de la version de fax virtuel 2.0 et le fait qu’on évite le bourrage de papier ou le manque de papier ou d’encre…

Messages cryptés des fax

La confidentialité du net est un sujet polémique et le fait que le fax virtual passe par internet peut générer des doutes quant à la privacité des envois réalisés. Cependant, les nombreuses avancées ont permis au fax virtuel la possibilité de crypter les envois pour une sécuritée optimale.

Deux formes de cryptage sont disponibles. La première donne la possibilité de comprimer votre document en format zip avec un mot de passe. Ainsi, seules les personnes ayant ce mot de passe pourront ouvrir le document reçu. Le seconde option est encore plus sophistiquée : le cryptage PGP (pour Pretty Good Privacy) qui utilise des techniques de cryptographie symétrique et asymétrique. Ainsi, vos envois seront protégés comme dans les systèmes les plus sophistiqués.

Chez Faxvirtual, nous vous offrons la plus grande sécurité pour l’envoi de vos documents et ce, au meilleur prix du marché. Si vous avez plus de questions sur notre systèmes révolutionnaire, contactez-nous dès maintenant.

Au cours du dernier siècle, les changements technologiques et les révolutions dans le domaine de la technologie ont été nombreux. Les grandes avancées ont permis une nette amélioration de la communication interpersonnelle en la rendant bien plus commode, rapide et facile.  

La communication est l’échange d’informations entre différentes personnes via différents moyens : oral, écrit, visuel… Récemment, le moyen de communication qui a révolutionné la société est la communication digitale.

Les technologies de la communication peuvent être définies comme les modes de communication créées par l’homme avec la finalité de faire passer à d’autres individus des données ou informations de manière simplifiée.

Durant le 20ème siècle, les moyens de communications utilisés étaient principalement oraux (radios), écrits (lettres, journaux…) et visuels (télévisions). Avec les révolutions technologiques, ces moyens se sont grandement diversifiés et leurs accès ont été facilités.

Grâce aux différentes révolutions, les technologies ont permis une amélioration de l’efficacité. Pour ne citer que quelques exemples : du simple fil électrique à la fibre optique ou encore du gros téléphone au smartphone minimaliste, ….

L’élément principal qui a déclenché LA révolution est internet. En entreprise, le web a créé une vague de changements : cet outil a totalement modifié la manière de transmettre les informations aux clients et aux employés, la rendant plus rapide et simplifiée.

Le rendement des entreprise s’est vu affecté positivement avec une meilleure efficacité et de meilleurs résultats.

L’échange instantané d’idées ou d’informations au travers du courrier électronique a été un mode de communication essentiel dans les entreprises ces dernières années. Grâce à l’accessibilité du courrier électronique sur n’importe quel dispositif connecté à internet, l’envoi et la réception de mail est possible où que soit l’utilisateur. Le courrier électronique ne cesse son avancée et notamment sa diversification en mettant à jour certains outils non connectés comme le fax.

Les traditionnels télécopieurs sont toujours présents dans certaines entreprises mais nombreuses sont celles qui l’abandonne du fait des coûts qui lui sont associés et de ses caractéristiques encombrantes. Avec internet, une nouvelle génération de fax, le fax virtuel, a fait son apparition. Gardant toute les valeurs légales des envois, le fax virtuel permet un communication professionnelle comme les envois de fax traditionnels à la différence que ces derniers passent par une boîte mail au lieu d’un télécopieur.

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Les millenials sont considérés depuis longtemps comme des experts du monde digital par nature : c’est logique, ils sont nés et ont grandi dans l’ère des différentes révolutions technologiques. Cette caractéristique inquiète souvent les entreprises qui voient des nouvelles générations ayant de plus amples  connaissances technologiques que les dirigeants eux mêmes.

Mais, ces jeunes aux connaissances digitales prometteuses sont-ils réellement à la hauteur des technologies de bureau ?

Après différentes études et analyses, nous sommes arrivés à la conclusion que les millennials ne sont pas des maîtres de la technologie : ils en dépendent. Cela signifie principalement que le fonctionnement réel des dispositifs technologiques n’est pas connu.

D’ailleurs, il a été prouvé que, bien que l’adaptation aux nouvelles technologies soit plus facile, l’adaptation aux anciennes technologies traditionnelles est bien plus complexe… Il est habituel que les nouveaux diplômés aient des difficultés dans leur premier emploi, par exemple avec l’usage d’un simple fax.

Envoyer et recevoir des fax par courrier électronique est devenu une chose des plus normales et simple pour les professionnels : cette solution offre une sécurité et rapidité unique. Cependant, c’est un des outils que les jeunes générations ont encore du mal à utiliser. Les millenials trouvent alors très complexe de s’adapter à des modes de communications plus traditionnels.

Les entreprises utilisant toujours les télécopieurs traditionnels sont très peu nombreuses depuis l’apparition du fax to mail. Les machines consomment beaucoup trop de papier, d’encre et d’énergie tout en ayant des contraintes hors de la portée du propriétaire, comme la perte de documents et les bourrages de papiers. Heureusement, grâce au fax virtuel, une pépite dans le monde des entreprises, les millennial n’auront pas à s’adapter à de telles machines.

Pourquoi les plus jeunes ont-ils besoin d’un service de fax ?

Dans la société dans laquelle nous évoluons, le fax virtuel offre les même service de fax qu’offrait le service traditionnel mais de manière bien plus actualisée. La grande différence réside dans l’usage des courriers électroniques qui permet une solution bien plus rapide et commode.

Le fax virtuel permet une grande économie de papier et d’encre et permet des facilités en faveur du respect de l’environnement.

Une fois connu le fonctionnement correct du fax par internet, les dernières générations les plus technologiques seront capables d’apprécier l’usage du fax virtuel. Cet outil de travail apporte de la sécurité, de l’efficacité et de l’efficience du fait du peu de ressources nécessaires à son fonctionnement.

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La télécopie, bien qu’elle ait une image quelque peu poussiéreuse, s’utilise toujours de nos jours car elle apporte de nombreuses fonctionnalités et commodités indispensables à certaines entreprises.

Depuis 1843, date de création du système de la télécopie, la technologie du fax a été fortement améliorée grâce aux avancées de la technologie des télécommunications.

Face à ces nombreuses innovations apportées par la technologie, le fax s’est vu menacé du fait des divers problèmes qui se posaient : bourrage de papier, matériaux coûteux, lignes occupées… Le fax s’est approprié des nouvelles technologies pour proposer aux utilisateurs une solution simple, peu coûteuse et efficace. Un simple courrier électronique peut désormais remplacer vos télécopieurs, papiers, cartouches d’encre et lignes de fax.

Dans le cas d’une personne qui voyage beaucoup, le système de fax virtuel est la solution parfaite pour envoyer et recevoir des fax, sans avoir à se préoccuper  de ne pas disposer de machine, d’encre ou même de ligne à disposition. Uniquement avec un dispositif digital ayant accès à internet et à une boîte de courrier électronique, elle pourra envoyer et recevoir ses documents peu importe l’endroit où elle se trouve.

Le fax virtual n’offre que des avantages. Avec une machine traditionnelle, les frais additionnels des cartouches d’encres, de papier et de maintenance sont très élevés sans parler des coûts liés à l’électricité…

Grâce au fax par internet, vous pourrez recevoir sur vos courriels tous les fax que vous voudrez de manière illimitée et gratuite. De plus, vous pourrez conserver votre ancien numéro de fax ou en demander un nouveau.

Si vous vous préoccupez de votre sécurité, sachez que le fax virtuel est considéré comme étant beaucoup plus sûr que le fax traditionnel car vous recevrez sur votre boite mail un accusé de réception et vous pourrez même crypter vos documents.

Bénéficiez de tous les services de Faxvirtual et oubliez les problèmes de votre fax traditionnel.  

Nous avons tous eu le fantasme d’acquérir un produit ou service de qualité à un prix rêvé : souriez, votre heure est arrivée.

Chez faxvirtual, vous pourrez avoir à votre portée un service de fax par internet économique qui vous donnera accès aux meilleurs des services. De nos jours, le monde online est le plus important, il est donc primordial de compter sur des éléments et des services digitaux qui vous aideront à développer votre activité de manière efficace tout en respectant l’environnement.

Oubliez votre ancien télécopieur qui vous imposait beaucoup de travail et trop de limites : vous serez le premier à noter la différence et les avantages du fax en ligne. Avec le fax par internet, vous pourrez recevoir et envoyer vos fax depuis n’importe quel endroit grâce au principal avantage qui est le fonctionnement par courriel.

Vous vous demanderez sûrement ce qu’est le fax virtuel. C’est très simple: il s’agit d’un système dont le fonctionnement se base sur internet, aucune machine ou logiciel n’est donc nécessaire. Il suffit juste de rédiger un courrier électronique en mettant en pièce jointe le document à envoyer en format pdf et en destinataire le numéro de fax suivi d’une petite note que nous vous fournirons. Simple, rapide, efficace.

C’est la solution parfaite pour les personnes mobiles qui peuvent désormais envoyer et recevoir leurs documents depuis leurs PC, smartphone, tablette et même smart TV, et ce, sans avoir besoin de papier, d’encre ou de télécopieur.

Le système de fax par internet est en plus, bien plus respectueux de l’environnement que son prédécesseur.

Si vous désirez tester les manipulation de ce système révolutionnaire, rendez-vous sur notre site pour simuler un envoi ou une réception.

Cela vous tente? Nous avons mieux : la valeur légale et la sécurité du système de fax virtuel est la même voire meilleure que celles du système de fax traditionnel.

Un autre des aspects non négligeable en faveur du fax virtuel est son prix : différents tarifs plus avantageux les uns que les autres sont à disposition des professionnels qui trouveront tous chaussure à leurs pieds.

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Les services de fax traditionnel requièrent pour leur fonctionnement différentes fournitures comme le papier, l’encre, l’électricité, … Cela suppose des coûts indirects pour l’entreprise sans oublier la nécessité d’investir dans la machine et dans sa maintenance.

Au contraire, le service de fax virtuel permet à votre entreprise d’économiser grandement en comparaison avec la télécopie traditionnelle car elle ne nécessite ni d’investissement initial, ni d’installation pour bénéficier des services. Oubliez donc le papier, les cartouches d’encre et les factures d’électricité…

Le service de fax virtuel vous permet d’envoyer et de recevoir vos fax grâce à votre boîte de courrier électronique avec un nouveau numéro ou en faisant la portabilité de votre numéro actuel. Si vous désirez un nouveau numéro, ce dernier pourra être géographique, national ou international.

Il est très important de noter que fax virtual est particulièrement respectueux de l’environnement. L’usage du fax virtual permet une plus grande protection de l’environnement car il ne requiert aucune machine, il ne génère aucun résidu et n’a besoin d’aucune fourniture. Le fax virtuel ne génère presque aucun impact sur l’environnement en comparaison avec le système de télécopie traditionnel. Le fax par internet se reçoit et s’envoit depuis un courrier électronique : une solution 100% éco friendly.  

Bénéficiez de tous les avantages du fax virtuel dans votre entreprise tout en protégeant l’environnement. Si vous voulez en savoir plus, contactez-nous.