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Fax virtual dans le monde des finances

Bien que le service de fax semblait voué à une fin prochaine du fait de l’apparition de nouvelles alternatives plus modernes, de nombreuses entreprises se rendent compte de son utilité et réutilisent ce service pour l’envoi de leurs documents importants.

Ce fait est particulièrement vrai pour les institutions financières. Du fait du sérieux qu’attendent leurs clients et du caractère confidentiel des communications, les institutions financières n’utilisent pas le fax par choix mais par devoir.

Quels sont les avantages du fax virtual dans le secteur financier ?

  • Amélioration de la communication interne. Grâce à Fax virtual, vous pourrez vous défaire de la grosse machine encombrante pour recevoir vos documents importants provenant d’autres départements ou bureaux. Désormais, tous ces documents pourront être reçus sans bourrage de papier ou autre problème sur une simple boîte mail. Pourquoi ne pas utiliser le courrier électronique pour l’envoi ? Cette technique est bien trop vulnérable. Si vous envoyez des informations confidentielles de votre entreprise ou de vos clients, vous prenez le risque qu’une personne étrangère à l’entreprise voit ces informations. Imaginez que quelqu’un ait accès à toutes les informations de vos clients. Quel sera le coupable ? Cela peut détruire votre image et la confiance que vous avez construit avec vos clients. Cependant, en utilisant le fax virtual, vous avez la possibilité de sécuriser vos messages de deux manières. Vous pouvez les chiffrer avec un système   PGP (Pretty Good Privacy) qui vous donne la certitude que vos messages ne seront pas lus par des personnes indésirables, ou vous pouvez simplement compresser vos messages dans un fichier zip et établir un mot de passe.

 

  • Pas de limite dans la taille du fichier. Dans les institutions financières il est souvent nécessaire d’envoyer de longs documents et le faire avec un fax virtual est beaucoup plus facile qu’avec un fax traditionnel. Imaginez de devoir passer toutes les pages par la machine, une par une. Vous y passeriez un temps précieux, alors qu’avec le fax virtuel vous pouvez le faire en quelques secondes. Là aussi le fax virtual a un avantage sur le fax traditionnel puisqu’il n’y a pas de limite de taille du fichier à joindre. Vous pouvez envoyer toutes les pages que vous souhaitez.

 

  • Légalité. La légalité est un des éléments importants dans le monde financier. Nous avons souvent besoin d’un justificatif comme quoi les documents ont été reçus et utiliser le fax virtual est la meilleure façon de le faire. Après chaque envoi, une confirmation est envoyée sur l’adresse email de l’émetteur du fax.

 

  • Economie de coûts. S’il y a quelque chose que les professionnels du secteur financier savent apprécier, c’est de pouvoir faire des économies. Ils savent parfaitement l’importance qu’a la diminution des coûts. Comme nous savons que dans ce secteur l’usage du fax est indispensable, nous vous donnons des raisons pour l’utiliser de manière virtuelle. Oubliez les dépenses pour le maintien du télécopieur, l’achat d’encre ou de tonnes de papier. De plus, vous protégerez l’environnement et aurez tous vos documents bien stockés sur le cloud. Et tout cela pour seulement 2,99€ par mois.

 

 

Comme vous pouvez le constater, le monde financier et le fax virtuel vont main dans la main et aucun comptable ni financier peut se passer de ce service. Si vous voulez découvrir tous les avantages qu’apporte le fax virtual, visitez notre site et si vous avez encore des doutes, contactez-nous.

Conseils pour remplir et envoyer un fax

Si vous êtes à la recherche d’un emploi et que l’on vous demande d’envoyer votre CV par fax, disposer d’une bonne page de garde peut être l’élément de différenciation dont vous avez besoin pour obtenir le poste.

La page de garde que vous enverrez devra être suffisamment intéressante et informative, brève, précise et sans trop d’informations personnelles.

Caractéristiques basiques d’une page de garde de fax :

  • Avant tout, assurez-vous de vous présenter avec vos informations personnelles : Prénom, Nom, et numéro de téléphone. Il faudra aussi y inclure le titre du fax de manière visible pour qu’il puisse être localisé facilement.
  • Si votre fax est envoyé à un télécopieur corporate, assurez-vous de spécifier le destinataire sur la page de garde. Dans le cas contraire, votre fax pourrait terminer dans la corbeille…
  • Si votre envoi comprend différentes pages, assurez-vous de bien noter le numéro de page de chaque feuille. C’est un élément d’importance dans les cas de coupures de fax, le récepteur se rendra alors compte qu’il manque une partie du document.
  • Faites un fax lisible, en modifiant la taille de votre police. Rappelez-vous que votre page de garde doit être lisible de manière simple et naturelle.

 

Comment remplir votre page de garde ?

Il n’y a pas de modèle fixe pour créer votre page de garde. Vous devrez la personnaliser en fonction de vos besoins et de la nature du document à envoyer. Voici un exemple de modèle standard :

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Fax

De:

-votre nom

-votre entreprise

-numéro de téléphone

-courrier électronique

 

Pour:

-nom du destinataire

-entreprise

-numéro de téléphone

-message:

{message court et concis}

Page 1 de 8 (exemple)

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Votre page de garde est désormais prête à l’envoi. Assurez-vous que ce soit la première page et vous pourrez ensuite l’envoyer avec le reste de votre document en format PDF via courrier électronique de manière simple, rapide et sûre. Chez Faxvirtual, nous vous offrons le meilleur service, la seule chose que vous aurez à faire et de remplir le numéro du destinataire, mettre le document en pièce jointe et cliquer sur envoyer.

Réduisez vos coûts avec un fax virtual

Tous les entrepreneurs savent que la clé pour offrir aux clients des prix compétitifs est la réduction des coûts. Cependant, avoir de bas prix n’est pas l’unique facteur que les acheteurs prennent en compte : la qualité est un requis combiné aux bas prix. Il est possible que maintenir de bas coûts de production avec une haute qualité vous semble hors de portée. C’est la raison pour laquelle la recherche de réduction de coûts en dehors du processus productif est la solution, particulièrement dans les services comme l’administratif.

 

Comment réduire les coûts de la communication de votre entreprise ?

Nous savons que la communication est un des piliers de la vie d’entreprise et nous ne pouvons nous passer d’elle. Cependant, certains services peuvent nous revenir très coûteux comme par exemple, le télécopieur.

Il requiert l’achat d’une machine, dépenser de l’argent dans la maintenance ou encore l’achat régulier de papier et d’encre… Nombreux sont ceux désirant jeter leurs télécopieurs pour passer à l’usage unique du courrier électronique. Cependant, dans de nombreux cas, il est presque impossible de fonctionner sans ce service du fait de l’importance du fax dans de nombreux secteurs : juridique, médical, financier…

Nous proposons une alternative très simple pour résoudre ce problème : le fax virtuel.

Avec ce système, vous pourrez envoyer et recevoir vos fax depuis votre courrier électronique comme un fichier pdf sans rien à avoir à acheter de plus.

Vous n’aurez besoin ni de software additionnel, ni de ligne téléphonique. Vous pourrez aussi vous défaire de tous les papiers gaspillés. Et votre télécopieur ? Vous pourrez le vendre ou encore le garder comme élément de décoration vintage.

Quels avantages vous apportera le fax virtuel ?

Si vous souhaitez réduire vos coûts au maximum, pourquoi ne pas simplement vous passer du fax et n‘utiliser que le courrier électronique ? La réponse est simple : dans certains cas, le courrier électronique ne suffit pas pour l’envoi de vos documents. Si vous voulez joindre un document ou un message à caractère confidentiel, oubliez l’envoi par une autre méthode qui ne soit pas le fax. Les courriers électroniques fonctionnent très bien pour une communication basique avec vos clients ou fournisseurs mais lorsque des données de l’entreprise sont mises en cause, il faut se rappeler que c’est un canal de communication vulnérable aux attaques. Fax virtual vous permet de crypter vos messages que ce soit en comprimant le fichier ou avec un mot de passe. De plus, vous recevrez pour chaque envoi un accusé de réception ayant une valeur légale.

 

Le fax virtuel vous permettra de profiter des deux mondes ; la simplicité et la rapidité d’un mail et la sécurité d’un fax traditionnel. Tout cela pour seulement 2.99 euros par mois, sans engagement.

Demandez-nous plus d’information sur notre site ou par téléphone au 0176541562

 

Peut-on utiliser un fax sans ligne téléphonique ?

Si nous regardons en arrière, nous découvrons qu’il n’y a pas si longtemps, les fax s’envoyaient grâce à une ligne téléphonique par câble. Les entreprises et les particuliers obtenaient des lignes de téléphone et souscrivaient avec une ligne de fax.

Le problème de ce mode de fonctionnement est survenu lorsque la société s’est vue mutée avec l’arrivée des nouvelles technologies. La routine métro, boulot, dodo s’est vue remplacée par un mode de vie itinérant où les individus ne disposent plus de ligne téléphonique fixe ce qui complique l’accès au système de télécopie…

Mais alors, comment font ces individus ? Peut-on utiliser un fax sans ligne téléphonique ?

Si vous travaillez dans une petite entreprise ou que vous n’utilisez que très peu la télécopie, l’achat d’un télécopieur pour vos fax ne vous sera pas très rentable. Récemment, une nouvelle génération de la télécopie répond à ce problème.

Le fax virtuel

Depuis une dizaine d’années, la réponse est OUI. Il est possible d’envoyer un fax sans ligne téléphonique grâce au système de fax virtual.

C’est un service de fax par internet fonctionnant depuis le cloud. La seule chose dont vous aurez alors besoin pour faire tous vos envois est d’une simple boite email et d’un dispositif connecté à internet.

Le fax virtuel fonctionne au travers d’un courrier électronique, avec le numéro d’une ligne déjà existante (portabilité) ou un nouveau numéro. Vous pourrez alors envoyer et recevoir vos documents depuis votre propre boite mail. Ces fax seront stockés dans le cloud : vous les aurez alors toujours sous la main, depuis le dispositif de votre choix.

Le principal avantage de ce service ? Vous pourrez l’utiliser depuis l’endroit où vous vous trouverez car votre nouveau télécopieur vous suivra là où vous irez : mobile, ordinateur et même tablette. Au lieu de scanner un document vous pourrez simplement mettre en pièce jointe votre document en format PDF ou simplement le photographier.

Le système est totalement sûr : à chaque envoi, vous recevrez un accusé de réception indiquant si l’envoi s’est correctement réalisé.

 

Conclusion

Si vous n’avez pas de télécopieur, ou de ligne téléphonique dédiée à l’envoi de vos fax, pas de problème. Il n’est plus nécessaire de disposer de ligne téléphonique : informez-vous simplement sur les solutions de fax en ligne de Faxvirtual aux meilleurs prix.

Pourquoi le mail ne substituera jamais le fax ?

Le fax semble être une technologie du 20ème siècle et cela en surprendra plus d’un, mais de nombreuses professions utilisent toujours ce mode de communication…

Aujourd’hui, tout le monde a une adresse de courrier électronique du fait de sa gratuité et de sa facilité d’usage. Il est donc intéressant de se demander pourquoi certains utilisent toujours le fax ? Ces personnes se nient-elles à suivre la révolution technologique? La réponse est non. Si le fax est toujours utilisé de nos jours, c’est principalement du fait que ce système dispose de caractéristiques que le courrier électronique ne peut assurer.

Sécurité du fax

La sécurité est le premier élément défaillant du courrier électronique. C’est un moyen de communication très vulnérable face aux attaques des différents hackers. Ces derniers peuvent obtenir des informations confidentielles sur votre entreprise ou envoyer des messages en votre nom et détruire par la même occasion votre image corporative. Avec un système de fax virtuel, vous ne rencontrerez pas ce problème grâce à la possibilité de crypter vos fax de différentes manières afin d’assurer une sécurité et confidentialité complète.   

 

Légalité du fax

La valeur légale est un autre élément dont dispose le système de fax et non le courrier électronique. Ce deuxième point est complémentaire avec l’argument de la sécurité mais a aussi sa propre valeur. La valeur légale du fax est un élément imposé dans différentes administrations (juridique, médicale…) afin qu’il n’y ait aucune contestation de réception grâce à la présence d’un accusé de réception propre à chaque envoi.

Bien qu’il existe des applications donnant accès à des accusés de réception ou de lecture de mail, elles n’ont en aucun cas la valeur légale et la sûreté du système de fax.  

 

Pourquoi un fax virtuel?

Comme vous avez pu le constater, l’usage du fax est toujours un indispensable dans une entreprise mais, nous savons tous que les télécopieurs traditionnels peuvent poser de nombreux problèmes. L’usage n’est pas aussi facile que pour le courrier électronique et de nombreux documents peuvent être perdus (car tous sont imprimés). Avec l’aide d’un service de fax virtuel, il est désormais possible de recevoir tous vos fax dans votre boite mail en combinant la rapidité du courrier électronique et la fiabilité de la télécopie.

 

Découvrez plus d’avantages sur le fax virtuel sur notre page web. Ne doutez plus et souscrivez à votre ligne de fax pour seulement 2.99 euros par mois, pour disposer de cette rapidité et fiabilité au meilleur prix.

 

La sécurité vitale des documents de votre entreprise.

Savoir comment gérer les documents de votre entreprise est une chose essentielle pour maintenir les informations qui y sont contenues de façon privée et sûre. Les données enregistrées dans n’importe quel ordinateur du bureau décrivent chaque transaction faite par l’entreprise et maintenir toutes ces données organisées nécessite une outil fiable. Cependant, toutes les entreprises n’emploient pas de stratégie spécifique dans la gestion de leurs documents.

Être efficace lors de la gestion implique de disposer d’un système informatique qui arrive à classer les informations pour faciliter la récupération et l’accès à différents niveaux d’utilisateurs. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent toujours des documents physiques et ces dernières doivent s’assurer qu’ils ne sont pas partagés sur un ordinateur.

Les entreprises qui partagent une grande quantité de documents, partenaires commerciaux et courriers électroniques inclus, encourent plus de risques au moment de savoir si ces groupes d’intérêts partagent aussi les informations contenues dan ces documents en externe et interne.   

Comment anticiper les menaces sur les informations confidentielles de votre entreprise?

 

  • Assurez-vous que l’environnement dans lequel vous allez sauvegarder vos documents physiques soit fiable et contrôlé afin d’éviter tout risque de perte, vol, ou autre détérioration. Un bon endroit de stockage doit être sûr pour que tous les documents se conservent à long terme.

 

  • Bien que cela puisse paraître étonnant, de nombreuses fraudes comptables et d’autres types sont réalisée par les employés mêmes de l’entreprise. De ce fait, laisser des documents à la vue de tous est une mauvaise pratique dans la gestion de votre entreprise. Une bonne option dans ces cas de figure serait le stockage de vos documents confidentiels dans des installations externes sûres et surtout bien protégés.  

 

  • Il est important, s’il s’agit de documents stockés sur un ordinateur, de les stocker dans différents dossiers de manière ordonnée. Ainsi, vous saurez où se trouve chaque information pour y avoir accès plus facilement.

 

  • Créez un programme de sécurité pour l’information. Ce dernier vous donnera un cadre dans lequel devra se situer votre entreprise pour rester en sécurité face à l’évaluation des risques préalablement effectuée.

 

L’administration les informations et documents de votre entreprise jouent un rôle très important et déterminant du succès de l’organisation. Faxvirtual vous offre le système de fax par internet le plus sûr du marché. Grâce aux envois et aux réceptions de vos documents les plus importants par courrier électronique, vous pourrez bénéficier de la commodité du mail combiné avec la sécurité et fiabilité du fax.

 

L’image d’une entreprise écologique, la clé du succès

Être une entreprise écologique n’est plus une mode ancienne, c’est devenu une obligation. L’écologie et le business vont chaque jour un peu plus de paires. Ce n’est pas une surprise car l’environnement est en danger et il faut faire quelque chose pour y remédier. De nombreuses grandes entreprises ont déclaré faire la guerre aux émissions de CO2.

Pourquoi?

La société est de plus en plus consciente de l’impact de l’homme et de la société sur l’environnement. C’est une situation qui préoccupe de nombreux consommateurs qui ressentent un sentiment de culpabilité. Nombreux sont ceux qui choisissent les entreprises en fonction de leurs valeurs et notamment de la degré de respect de l’environnement. Ces derniers tendent à choisir les entreprises écologiques bien que cela implique des prix plus élevés. Soignez la planète n’apporte pas seulement la confiance des clients, cela permettre d’augmenter ses horizons et de s’offrir à certains partenaires qui ne travaillent qu’avec des éco-entreprises.

 

Comment être une éco-entreprise?

Certains pourraient penser que c’est un objectif de grandes entreprises uniquement, qui peuvent se permettre de dépenser des millions pour des conseils éco ou des campagnes marketing orientés vers l’environnement. Cependant, les PME et même les auto-entrepreneurs, sont tous en mesure de changer les choses.

De nombreux entrepreneurs associent le fait d’être ecofriendly à de grosses dépenses mais ce n’est pas le cas. Avoir une mentalité écologique vous aidera à trouver des solutions qui requièrent moins de ressources et améliorent l’efficacité des activités de votre entreprise. Un simple exemple de ce fait pourrait être le fax virtuel.

Le système de la télécopie est un service indispensable pour la vie d’entreprise mais disposer d’un télécopieur implique des coûts et surtout un grand usage de papier, d’encre toxique et d’entretien. Tous ces éléments “négatifs” peuvent être évités grâce au fax virtuel. Pour seulement 2,99 euros par mois, vous aiderez la planète mais en plus, vous économiserez en temps, argents et autres éléments très importants pour toutes organisations.

Découvrez tous les avantages apportés par le système de Faxvirtual sur notre page web ou en nous contactant au 0176548126.

Restez connecté à vos fax, où que vous soyez

Nous sommes tous conscients de l’importance de rester connecté à internet dans la société actuelle, et ce d’autant plus dans le monde professionnel. Nous vivons dans un monde global dans lequel ne pas être connecté peut avoir de graves conséquences et parmi elles  la perte d’un client.

Les barrières/frontières n’existent plus pour la majorité des clients qui achètent et travaillent avec des entreprises du monde entier. Grâce aux avancées technologiques et aux diverses innovations, les entreprises n’ont plus de problèmes de communications avec tous les groupes d’intérêts.

Pourquoi est-il important que la relation avec les clients aille au-delà de la simple opération commerciale ? Car générer un sentiment d’appartenance, un esprit de fidélité et un sentiment de redevance envers l’entreprise ne se fait pas uniquement après la signature d’un contrat.

Il existe de nombreuses façons pour les entreprises de rester en contact avec ses clients sans pour autant rester bloquer dans les bureaux. Avec des appels téléphoniques, les réseaux sociaux et même les conférences Skype, toutes peuvent rester en contact et construire une bonne relation avec leurs clients.

 

Gardez vos fax à portée de mains

Il est vrai que lorsque vous avez besoin d’envoyer ou de consulter un fax de manière urgente, cela semble être compliqué car personne ne peut se balader où qu’il aille avec son télécopieur encombrant sur le dos…

Grâce au système de Faxvirtual, vous trouverez une solution à cette problématique. Ce système de nouvelle génération permet l’envoi et la réception de fax depuis un courrier électronique : vous y aurez donc accès depuis n’importe quel endroit du fait de son fonctionnement par internet. Votre smartphone se transformera en télécopieur! Vous n’aurez plus à attendre d’arriver au bureau pour consulter des documents importants que vous aurez reçus.

Ce système est particulièrement utile lorsque vous devez envoyer un document urgent à un client : vous n’aurez qu’à entrer dans votre boite mail sur votre mobile ou sur une tablette et voila!

Le simple fait d’être connecté avec vos clients personnellement apporte un sentiment de sécurité et de confiance dans votre entreprise.

 

Comment envoyer un document signé via Faxvirtual?

S’il existe une raison au fait que la société utilise toujours le fax comme mode de communication, c’est bien l’aspect de la sécurité des documents importants. Tous les documents envoyés par fax doivent obligatoirement porter la signature de l’expéditeur. Alors qu’avec un fax traditionnel cela ne posait aucun problème, pour le système de fax virtual, la signature peut en effrayer quelques uns.

L’insertion d’une signature dans vos fax est très simple et nous vous expliquons les étapes.

Scanner les documents

Si vos documents sont en format papier, le plus facile sera de les signer à la main et de les scanner afin de pouvoir les envoyer via le système de fax virtual. Cependant, cela implique de disposer d’un scanner dans vos locaux ou à votre domicile. Que se passe-t-il si vous n’en avez pas ? Acheter un scanner de documents peut être une solution assez coûteuse. Heureusement, il existe des applications qui remplissent cette fonction depuis un simple smartphone transformant l’appareil photo en scanner.

Signer digitalement

Si vos documents sont uniquement en format digital, l’impression et le scannage du document peuvent être assez laborieux et non respectueux de l’environnement. Avec faxvirtual, cet élément n’est pas un problème. Avec l’avancée des technologies, de nombreux programmes permettent d’insérer une signature digitale directement depuis vos dispositifs connectés à internet. Depuis Faxvirtual, nous conseillons Adobe Reader qui est le système de signature électronique le plus faible : vous n’aurez besoin que d’un certificat digital ou simplement d’une souris pour reproduire votre signature.

 

Comme vous pouvez le voir, il n’est pas difficile d’envoyer vos documents de manière sûre et avec la garantie que ces derniers sont passés par vos mains : votre signature.

Le système de Faxvirtual vous offre l’efficacité des nouvelles technologies tout en respectant l’environnement. Découvrez tous nos services sur notre page et n’hésitez pas à nous contacter pour toute information supplémentaire.

Service de Fax dans le cloud

Dans la société dans laquelle nous évoluons, il existe de nombreux modes de communication. Que ce soit avec sa famille, avec ses amis, ses collègues ou encore les clients, personne ne rencontre aujourd’hui de problèmes de communications grâce aux grandes avancées technologiques.

Cet article a pour but de démontrer l’utilité du système de fax dans le cloud aussi connu sous le nom de fax virtuel face aux autres modes de communication.

Le fax virtuel est un système de télécopie virtuel permettant l’envoi et la réception de documents fax via internet. Contrairement au fax traditionnel, le fax virtuel utilise un courrier électronique, il ne nécessite donc ni papier, ni encre… Aucune machine, ni logiciel ne sont nécessaires pour le bon fonctionnement, ce qui en fait un mode de communication relativement simple et efficace.

 

Mais, pourquoi le fax dans le cloud plutôt qu’un autre moyen de communication ?

  • En premier lieu, il est important de mentionner le mode de communication par excellence : le téléphone. Il est indéniable que les appels téléphoniques sont un moyen de communication utile et plus que répandus mais si vous cherchez à envoyer ou recevoir des documents, le téléphone ne vous sera pas très utile en comparaison avec un système de fax dans le cloud.

 

  • Un autre mode de communication bien connu est la messagerie instantanée : messenger, whatsapp, viber… Ces canaux de communication via message en temps réel, peu importe la distance physique entre les personnes communiquant. La seule ombre au tableau de la messagerie instantanée est qu’elle a initialement été créée pour l’échange de messages courts et non de documents officiels. En plus du manque de sécurité, ds erreurs peuvent se produire et ce systèm reste moins fiable que le fax dans le cloud.

 

  • Le troisième mode de communication que nous allons aborder est le fax traditionnel. Nécessitant une machine encombrante et coûteuse pour son fonctionnement, la télécopie traditionnelle est “l’ancêtre” du fax dans le cloud. Le fax dans le cloud combine tous les avantages du système traditionnel (valeur légale, immédiateté…) à ceux des nouvelles technologies (économies financières, espace, …)

 

Si vous souhaitez faire des économies, n’hésitez pas à visiter la page de Faxvirtual qui propose des solutions s’adaptant à tous les profils aux meilleurs prix.