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Gain de temps dans les soins hospitaliers, grâce au fax virtuel.

Le secteur des soins médicaux hospitaliers est l’un des secteurs extrêmement sensible au facteur temps. Les pratiques hospitalières d’urgence ou de routine signifient de nombreuses prises de décision et de validation qui exigent un nombre important d’heures de travail par jour de la part du personnel médical et administratif.

Dans certains cas, le temps passé dans l’industrie médicale est un facteur clé pour préserver la vie des patients. C’est pourquoi on estime que 90 % des établissements du secteur de la santé ont fait place à l’usage de fax virtuels.

De même, il a été démontré que son utilisation a permis de réduire de près de 89% le temps que les travailleurs consacrent à l’obtention de toute la documentation clinique préopératoire. Le fax virtuel est présent dans les macro-processus du travail propre et externe à l’industrie médicale.

Auparavant, lorsqu’un télécopieur traditionnel tombait en panne, la vie du patient pouvait être en danger en attendant la confirmation des mots de passe. En effet, les compagnies d’assurance doivent recevoir les documents à temps pour approuver la prise en charge du patient qui doit être admis en urgence.

Ensuite, les données préopératoires telles que les électrocardiogrammes, les listes d’allergies et les informations sur l’anesthésie doivent être transmises rapidement. Aujourd’hui, tout cela se passe presque en temps réel grâce au fax virtuel.

Des chiffres alarmants et des défis cliniques avec le télécopieur traditionnel.

Auparavant, faire fonctionner un télécopieur physique dans une clinique ou un hôpital était un défi. Voyons ces chiffres:

  • On estime que dans un hôpital de type III, en moyenne seulement 85% des fax sortants ont été délivrés avec succès, en utilisant des machines traditionnels.
  • Il y avait environ 150 fax ratés par jour, sans possibilité de changer le statut d’erreur.
  • Le personnel de l’assistance technique passaient presque dix heures à travailler sur la file d’attente des fax en panne.
  • Il ne se passait pas un jour dans les hôpitaux ou les cliniques, sans problèmes pour envoyer ou recevoir des fax par machine.
  • On estime qu’une personne sur quatre personnes a eu des complications en attendant un code d’urgence de la part des compagnies d’assurance.

Les avantages de la télécopie virtuelle dans les locaux médicaux.

Le fax virtuel a définitivement réduit le temps de travail dans l’industrie médicale et a ainsi amélioré de manière significative la qualité du service. Elle a également contribué à réduire le taux de complications médicales dans les salles d’urgence, puisque le pourcentage de fax réussies a atteint un 99,3 %.

Cela démontre amplement les avantages de l’utilisation de la télécopie virtuelle pour optimiser le temps et accroître la productivité des établissements des soins de santé.

Il est évident que le traitement des télécopies en ligne réduit les coûts, ce qui représente un autre avantage en éliminant les passifs comptables. Elle permet également de réduire les factures de téléphone à longue et courte distance.

La facilité d’utilisation du fax virtuel permet une rotation du personnel administratif de la clinique rapide et sans problèmes.

La confidentialité des informations partagées via faxvirtual

Les communications évoluent à un rythme rapide. De la rédaction manuscrite de lettres, nous sommes passés progressivement au courrier électronique, et du fax traditionnel au fax par Internet. La transition vers le courrier électronique a été progressive, donnant aux bénéficiaires l’opportunité d’adopter l’outil en toute tranquillité.

Ainsi, les machines traditionnelles que l’on utilisait depuis des années ont été abandonnées, laissant place à un système plus économique puisqu’il n’est plus nécessaire d’envoyer des messages utilisant de l’encre et du papier.

Cependant, l’usage du fax virtuel se heurte encore à la résistance des entreprises. Cela s’explique par des doutes sur la sécurité et de la confidentialité des informations.  En effet, de nombreux organismes publics et entreprises privées ne sont pas au courant de la confidentialité qu’offre un fax virtuel. De fait, ils n’osent pas se débarrasser de leur machine consommatrice de papier.

Système de confidentialité du fax virtuel

Aujourd’hui, le monde des télécommunications est entièrement virtualisé. De nombreuses entreprises et leurs clients n’ont plus d’espace physique pour opérer.  Le temps de changer tous les systèmes de communication pour la numérisation de l’information est venu.

Ceux qui n’ont pas encore abandonné leur télécopieur sont en retard. Les entreprises qui ont déjà évoluées exigent que leur information soit organisée dans le cloud. Le monde doit laisser derrière lui la consommation de papier et d’encre qui est si néfaste.

Avec l’arrivée du XXIe siècle, de nouveaux outils sont apparus dont les experts garantissent la confidentialité et la sécurité. Les grandes organisations du monde entier ont déjà migré vers le fax virtuel pour envoyer et recevoir des informations.

Lorsque nous parlons d’un fax virtuel, nous ne parlons pas d’un simple courriel qui pourrait être piraté par n’importe quel intrus sur le web. Il s’agit d’une possibilité de configuration au sein d’un système de courrier électronique.

Garanties de sécurité du fax virtuel

Le destinataire du fax virtuel génère un courrier électronique et y joint un document comportant des éléments non modifiables pour garantir que les informations ne sont pas modifiées. Cela se fait au moyen des formats .zip, .pdf ou .tif.

Un autre mode utilisé consiste à capturer l’image du document physique s’il existe déjà. Le destinataire doit être un utilisateur d’un compte de fax virtuel disposant d’une adresse électronique composée d’un numéro de téléphone suivi par un arobase et le domaine de l’entreprise qui le fournit.

En outre, il existe un système de cryptage communément appelé PGP qui fonctionne grâce à un algorithme mathématique lors de son transit sur les serveurs Internet et qui sera décrypté une fois dans les e-mails de destination protégés par mot de passe si les deux partis sont d’accord.

Le temps est venu de s’approprier toutes ces avancées technologiques, de laisser derrière soi les excuses qui maintiennent l’entreprise dans le traditionalisme et de l’enterrer dans le passé. Il est temps d’accepter le monde virtuel où il n’y a pas de limites pour atteindre de nouveaux clients et exister face à la mondialisation. Le fax virtuel est un des outils les plus simples et les plus sûrs, ainsi que les systèmes de signature virtuelle, et de cryptage, afin de faire circuler l’information en toute sécurité.

S’associer à un bon prestataire de services qui offre la formation et le soutien adéquats est très important pour bénéficier de la meilleure communication.

Fax Virtuel VS Signature numérique

Fax virtuel vs signature numérique : Le monde des affaires est rempli de possibilités technologiques. Tout l’aspect communication peut être résolu à partir d’un ordinateur avec Internet.  La communication est devenue plus pratique et plus facile.

Fax virtuel vs signature numérique : différence entre le fax virtuel et la signature numérique

Aujourd’hui, les communications sont virtuelles, mais toutes ne se font pas de la même manière. Pour cela, nous souhaitons préciser la différence entre le fax virtuel et la signature numérique. 

Le fax virtuel est une option accessible aux entreprises grâce à laquelle vous pouvez vous adresser par fax à vos fournisseurs, vos employés et à vos clients de la même manière que par courrier électronique. Pour gérer cette option depuis l’entreprise, il n’est plus nécessaire d’utiliser le télécopieur et la quantité d’énergie qu’il consomme, ni une ligne téléphonique physique. Ce type de fax a permis aux entreprises d’entrer véritablement dans le vert, en consommant le moins de ressources physiques possibles pour rester en contact.

D’un autre côté, la signature numérique correspond au support de sécurité qu’Internet offre aux personnes qui souhaitent authentifier leur signature. Il s’agit essentiellement d’une image numérique qui est chargée à partir d’un ensemble d’algorithmes de sécurité informatique pour apporter de l’originalité et du support sur le document numérique. La signature numérique est uniquement disponible sous forme de mot de passe pour ceux qui ont eu la possibilité de l’acquérir. Cette image est non transférable et doit être utilisée avec une grande discrétion car elle pourrait mettre en danger des informations commerciales importantes.


La sécurité du fax virtuel et de la signature numérique

Lorsque l’on décrit les vertus de la télécopie virtuelle, on ne peut s’empêcher de parler de la sécurité que ce service offre aux entreprises. L’envoi se fait par courrier électronique, mais avec un processus de cryptage.

Un des processus consiste à transformer les fichiers en format .zip, .pdf ou .tif, en établissant au préalable un mot de passe de sécurité pour que les destinataires puissent accéder aux informations.

L’accent est mis sur le fait qu’une signature numérique n’est pas une image scannée ou photographiée de la signature d’une personne. C’est un produit qui est obtenu après cryptage de la signature par un système mathématique qui positionne les valeurs symétriques et asymétriques pour créer une image numérique de la signature.

Il y a aussi le système de cryptographie qui combine des techniques asymétriques et symétriques dans le cadre du Pretty Good Privacy ou PGP qui prend en charge les informations avec des signatures numériques et génère un mot de passe d’utilisation unique pour chaque transmission d’informations.

En d’autres termes, nous sommes arrivés au point où il est clair que la signature numérique crédibilise le fax virtuel. Ce service d’identification est utilisé pour soutenir et certifier l’autorité qui délivre le document. L’utilisation d’une signature numérique fait l’objet d’un usage exclusif de l’information.

Les deux systèmes d’envoi d’informations sont sécurisés et peuvent être validés avec certains des outils informatiques dédiés. Si l’objectif est de conserver les informations de l’entreprise en toute sécurité, tout en économisant et en simplifiant beaucoup de tâches, il est préférable de commencer à utiliser les deux services.

Le fax virtuel et la signature numérique garantissent ensemble la fiabilité et la sécurité du flux d’informations des entreprises. Un certain nombre d’algorithmes informatiques ont été créés pour sécuriser le processus de communication qui pourrait ressembler à un simple courrier électronique.

Le fax virtuel et la signature numérique sont les futurs outils que toutes les entreprises commencent à utiliser pour mettre à jour leurs systèmes de communication.

Fax virtuel pour les laboratoires cliniques

La plupart des gens ne savent pas ce qui se passe après la réalisation d’une analyse de sang. Cependant, il est généralement nécessaire de connaître les résultats précis rapidement. Cela est possible grâce au fax virtuel pour les laboratoires cliniques.

Aujourd’hui, le fax virtuel est l’un des moyens de transmettre l’information de manière sécurisée qui fait partie de l’infrastructure technologique des laboratoires cliniques. 

Les laboratoires cliniques s’efforcent de maintenir tous leurs équipements à jour, mais ils intègrent également des mécanismes automatisés pour l’envoi des résultats, et la plupart ont trouvé que le fax virtuel par e-mail était une excellente alternative.

Les résultats de laboratoire sont décisifs pour la prise de décision des médecins et le fait de connaître ces analyses sanguines à temps les conduit à utiliser l’envoi de celles-ci par un moyen efficace et fiable. Pour cela, il n’y a rien de mieux que le fax virtuel par e-mail.

Ces laboratoires sont aussi consciente de l’importance de la confidentialité de ces données. Ils trouvent donc dans l’envoi des résultats de laboratoire par fax virtuel une excellente option pour protéger ces données. 

Personnalisation des résultats de laboratoire clinique

Les laboratoires cliniques font tous les efforts possibles pour éviter les erreurs dans l’identification ou l’individualisation des échantillons. 

Dans le cas de l’envoi des résultats de laboratoire par fax virtuel, une page de garde comprenant les données du patient et du laboratoire peut être incorporée au fax, ce qui renforce le contrôle et la personnalisation des résultats de laboratoire clinique. 

Tout comme nous faisons confiance aux résultats émis par le laboratoire clinique, ils font à leur tour confiance à la sécurité offertes par la plateforme du fournisseur de fax virtuel sous contrat.

Avec l’utilisation de la télécopie virtuelle, les laboratoires cliniques protègent définitivement les données des patients et les fax sont stockées et il est facile de les identifier en plus de protéger la vie privée du patient.

Les défis des laboratoires cliniques 

Les laboratoires cliniques sont constamment confrontés à de grands défis basés sur l’amélioration continue de la qualité de leurs services et la minimisation de leurs coûts.

Afin de relever ces deux défis, l’utilisation du fax virtuel est sans aucun doute cruciale.

Le fax virtuel par courrier électronique améliore la qualité de service des laboratoires cliniques au stade qui comprend l’envoi des résultats aux patients ou aux médecins, en toute sécurité et dans un format non modifiable. 

Il permet aussi de réduire les dépenses des laboratoires cliniques en minimisant l’utilisation de papier et en évitant d’imprimer les résultats chaque fois que cela est possible.

Les cliniques, les patients et les médecins exigent un logiciel d’information de laboratoire clinique, qui permet d’envoyer les résultats par télécopie électronique et par courrier électronique.

Telle est la tendance actuelle, en termes de meilleures pratiques médicales existantes, pour relever les défis des laboratoires cliniques à travers l’Europe.

Tout comme les rendez-vous médicaux peuvent être pris en ligne, les résultats de laboratoire sont accessibles en toute sécurité si vous disposez d’un numéro de fax virtuel.

L’importance de l’utilisation du fax virtuel pour les médecins

Les meilleures pratiques appliquées dans le secteur de la santé, notamment dans la gestion de l’émission et la diffusion des résultats cliniques, nous ont appris a respecter les professionnels de ce secteur. Les professionnels de la santé qui jouissent d’un taux élevé de crédibilité et de respect dans l’exercice de leur profession sont ceux qui appliquent des contrôles rigoureux pour envoyer et recevoir des données cliniques des patients. 

En ce sens, les médecins, les infirmières et le personnel administratif des cliniques et des hôpitaux, connaissent très bien l’importance de garantir la disponibilité des données inhérentes aux patients, ainsi que la confidentialité de ces résultats.

C’est pourquoi, en 2020, nous pouvons prédire que le fax virtuel pour les médecins des hôpitaux et des cliniques restera et se positionnera comme un outil fondamental pour ce type de profession.

Dans les situations d’urgence, où un diagnostic précis et rapide de la part des médecins est essentiel pour un patient sérieux, le fax virtuel joue un rôle important.

La protection des données médicales

De moins en moins de professionnels dans les hôpitaux utilisent les courriers électroniques pour envoyer des rapports médicaux, des résultats cliniques ou des traitements de santé. 

La plupart des membres de la profession médicale nécessite l’utilisation de la télécopie en ligne. Le format de la télécopie (virtuelle ou machine) étant connu dans le monde entier, il est recommandé de protéger les diagnostics médicaux et de garantir la confidentialité des données et la vie privée des patients. 

De nombreux médecins assurent qu’avec l’utilisation du fax virtuel, les résultats ne prendront pas un mauvais chemin, puisqu’ils procèdent généralement à des échanges de fax avec des collègues et/ou des patients, par le biais de courriers électroniques. 

Dans le domaine de la santé, la télécopie virtuelle est une tendance actuelle, c’est pourquoi les entreprises qui fournissent ce service présentent ce secteur comme l’un de leurs clients réguliers. Ainsi, il y a de plus en plus de cliniques avec des règlements sur la protection des données médicales, qui ont pris des mesures technologiques accélérées.

Cette situation est de plus en plus perceptible lorsque l’on voit les services commerciaux de télécopie virtuelle pour l’envoi, la réception et le suivi d’un grand volume de données dans le secteur de la santé. 

Les patients demandent l’utilisation du fax virtuel pour connaître leurs résultats 

Les informations relevant de la santé des patients doivent être traitées de manière professionnelle, c’est pourquoi de nombreux patients demandent à leur médecin d’utiliser le fax virtuel pour connaître les résultats de leurs analyses.

Dans les hôpitaux et les cliniques, la tendance est à l’utilisation du fax virtuel. Cela est évident car la réglementation HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability) oblige d’une certaine manière les professionnels du secteur de la santé, à utiliser des mécanismes efficaces de protection des données similaires à ceux offerts par le fax virtuel.

Dans certains pays, les professionnels de la santé qui, involontairement ou intentionnellement, brisent un secret professionnel, peuvent se retrouver en prison pendant une longue période.

Le fax virtuel pour les médecins est donc aujourd’hui presque indispensable pour ne violer aucune données confidentielles, dans le cadre des considérations juridiques que le patient peut exercer. 

Le rôle du fax dans le marketing : un outil efficace ?

L’ère des réseaux sociaux, des applications de messagerie et des outils numériques permettant de maximiser le flux d’informations d’un point à l’autre du monde, va durer longtemps. Avec cette évolution de l’immédiateté et de l’efficacité dans la transmission des messages, la mise en œuvre du fax dans le marketing peut sembler une absurdité, mais certains points d’analyse confirment que cet outil historique est toujours utile et fonctionnel.

Des millions de jeunes n’ont aucune idée de ce qu’est un « fax » et de ce qu’implique son utilisation. La raison est qu’ils disposent désormais de smartphones, ont recours aux courriers électroniques et aux applications de messagerie, en définitif, ils ont tout à portée de main sur Internet. 

L’avancée de la technologie est indéniable, cependant, une série d’analyses mondiales a confirmé que des entreprises au Japon, aux États-Unis et même en Allemagne, continuent à utiliser le fax pour transmettre des informations à leurs clients ou parmi leurs employés. Vous vous demandez pourquoi ? Voici le monde inconnu mais fonctionnel de la télécopie aujourd’hui.

Qu’est-ce que le fax et comment fonctionne-t-il ?

Les plus anciennes générations d’employés de bureau savent qu’un fax est une information sur papier qui est envoyée par une machine, appelée télécopieur. Les machines ressemblent à un photocopieur. Il faut y insérer le papier avec les données que l’on veut envoyer, composer le numéro du télécopieur récepteur et scanner le message. 

Bien que cela semble être un processus compliqué, il prend seulement quelques minutes et à l’autre bout du fil, le message arrive à destination et est enregistré sur papier. Dans le cas des Japonais, ils conservent encore tous les fax entrants et les archivent à l’ancienne. Il faut dire que de cette façon, ils maintiennent leur structure de contrôle et toutes les informations sont là où elles devraient être. Une autre raison pour laquelle ils utilisent le fax dans le marketing digital est de minimiser les coûts.

L’utilisation de la télécopie dans le marketing

Les grandes entreprises doivent recourir au fax en raison de sa rapidité et de son caractère privé. De nos jours, les machines se sont adaptées aux progrès de l’informatique, si bien qu’il existe sur le marché des télécopieurs virtuels qui remplissent toutes les fonctions. Dans ce cas, l’utilisation du fax dans le marketing numérique est d’une efficacité et d’un avantage inattendus. La première chose est que les entreprises peuvent envoyer à leurs clients potentiels des informations sur leur marque, leur entreprise ou leur produit uniquement en utilisant le fax. La transmission d’informations publicitaires aura un coût minimum et ne pourra pas être violée par des attaques de hackers informatiques.

Il convient de noter que la stratégie du fax dans le marketing numérique est utilisée par des agences de marketing telles que NeoAttack, qui parient sur la sécurité des affaires et la protection maximale des documents envoyés aux clients.

Le fax domine toujours

Bien que les tendances informatiques continuent à accroître leur sophistication technologique, l’utilisation du fax dans le marketing, en tant qu’outil commercial, peut faire la différence entre votre marque et la concurrence. L’utilisation de cette ressource permettra de réduire les coûts en matière de personnel et de sécurité informatique, et de garantir que vos acheteurs potentiels disposent de toutes les informations dont ils ont besoin, où qu’ils soient dans le monde, avec la certification légale appropriée et sans risque de falsification.

Il est clair que le fax n’est pas mort, il se réinvente avec l’avancée de l’informatique et offre des avantages. Essayez d’utiliser le télécopieur dans le domaine du marketing et apprenez une autre façon de gérer vos communications et d’obtenir des clients en un temps record.

La numérisation du fax

Au Japon, une culture qui mélange de façon équilibrée le traditionnel et le moderne, c’est une condition sine qua non.  Dans le reste du monde, l’utilisation de la télécopie est encore utilisée aujourd’hui, mais par le biais de la machine virtuelle. Elle occupe également une place très importante dans le monde des télécommunications.

Le télécopieur a été converti en logiciel à cette fin (envoi et réception de fax virtuels) tout en conservant les caractéristiques et les avantages de la machine. Sans introduire de bruit ou de gêne dans les activités inhérentes aux chaînes de production des entreprises, où l’émission ou la réception d’un fax se faisait par la machine. 

Quels changements la numérisation de la machine a-t-elle entraîné dans le format du fax ? 

Aucun. En effet, le seul changement est le support d’envoi, qui a été numérisé. Le format de fax reste plus valable et utilisé que jamais grâce au fax virtuel. 

Pendant des décennies, l’envoi de fax a été nécessaire pour la prise de décision dans les affaires et les transactions des grandes et petites entreprises dans le monde entier, seulement maintenant il est appelé fax virtuel. 

Certaines personnes conservatrices ont du mal à franchir le pas, comme pour les appels téléphoniques, qui n’ont jamais disparu si ce n’est que les appareils téléphoniques et les moyens de transmission ont évolué sur le plan technologique. 

L’appareil spécialisé avec scanner, modem et imprimante (fax) a été virtualisé tout comme la ligne téléphonique a été remplacée par la fibre optique, de sorte que le fax se met en sourdine pour devenir une version virtuelle. 

Le positionnement et le classement du fax en ligne 

Actuellement, le service de fax en ligne est de plus en plus utilisé, et les fournisseurs de ce service qui offrent la possibilité d’envoyer et de recevoir des fax virtuels, savent qu’ils ont beaucoup de clients potentiels. 

Il existe déjà de plus en plus de niches de marché qui achètent le service de télécopie en ligne et l’intègrent dans leurs cadres procéduraux, pour donner une continuité aux activités qui ont été exécutées avec le télécopieur, par exemple : le secteur hôtelier, les compagnies d’assurance, les compagnies de vente de billets d’avion, les mairies, les hôpitaux, entre autres.


L’approche obsolète de la télécopie virtuelle vs l’approche moderne 

Si un client appelle une compagnie d’assurance maladie pour réclamer une assurance, l’opérateur l’informe de le faire par fax et non par e-mail. Dans ce cas là, il est beaucoup plus rapide et efficace pour les deux partis d’opter pour un service de fax par email. 

Sans aucun doute, l’équilibre culturel et technologique de la télécopie virtuelle se renforce, car l’écart qui existe en raison du mélange de l’utilisation de machines physiques et virtuelles se réduit, tendant à faire disparaître l’envoi de fax traditionnels. 

Les grandes entreprises axées sur la numérisation de leurs processus comprennent de plus en plus clairement que les utilisateurs ou les clients (anciens et/ou nouveaux) ne disposent plus de ces machines.

Cette population (dont l’orientation est moderne) a acquis des services qui offrent la réception et l’envoi de fax virtuels. Les entreprises ont donc adapté leurs procédures à l’utilisation de la télécopie virtuelle pour maintenir la satisfaction des clients et la qualité du service ou du produit à la pointe de la technologie, en réduisant au minimum l’utilisation de matériel (équipement) grâce à la numérisation.

Choix de la société de fax en ligne en fonction de vos besoins

L’année 2020 est arrivée et avec elle la nécessité impérieuse de choisir l’entreprise à engager pour utiliser le service de fax en ligne qui convient le mieux au mode de consommation d’un ou plusieurs utilisateurs.

Le changement de fournisseur de fax en ligne devient également un défi pour cette année. Il est notoire que les clients ou consommateurs du service de fax en ligne sont de plus en plus exigeants et demandent un service de qualité qui garantit le niveau de satisfaction souhaité. 

La compétitivité des entreprises de télécopie virtuelle 

Les fournisseurs de services de fax virtuel sont en concurrence les uns avec les autres et ont soigneusement défini les exigences des particuliers ou des entreprises, en les regroupant en fonction de la fréquence ou de la récurrence avec laquelle une télécopie en ligne doit être envoyée et reçue. 

Ainsi, cette industrie en plein essor des visages virtuels, a conçu des structures de coûts avec des tarifs compétitifs. Beaucoup de ces entreprises sont maintenant reconnues et pratiquent des tarifs très attractifs, tandis que d’autres sont un peu plus chers. La vérité est que selon les services que vous voulez affilier, les coûts augmentent ou non.

Voici la première information, étudiez et comparez vos besoins en fonction des coûts proposés par plusieurs sociétés de télécopie virtuelle et choisissez le forfait qui vous convient le mieux. 

Mais cela ne suffit pas, le besoin de télécommunications pour une personne peut être occasionnel, alors que pour une petite entreprise ou une grande société, il est constant. Ce secteur mérite donc une société de télécopie virtuelle qui offre un ensemble de services avec une perspective commerciale. 

Nous mentionnerons ci-dessous les aspects que vous devez prendre en considération lors du choix d’une entreprise pour couvrir vos besoins en matière de service de fax virtuel. 


Les aspects relatifs au choix correct de votre fournisseurs de fax électronique 

Il est presque impossible aujourd’hui d’effectuer une quelconque procédure dans la sphère professionnelle ou personnelle sans faire appel à une entreprise qui fournit le service de télécopie virtuelle ou électronique. 

Les aspects suivants doivent être étudiés et combinés afin que la prise de décision soit basée sur les caractéristiques réelles et disponibles sur le marché européen et que le rapport qualité/prix soit équilibré :

  • Coûts 
  • Coût de la transmission des télécopies virtuelles excédentaires
  • Taxes incluses ou exclues
  • Frais par rapport au nombre de pages (vérifiez s’il y a des frais supplémentaires ou cachés)
  • Contrats annuels ou mensuels
  • Modes de paiement

Sécurité 

  • Règles de confidentialité – envoi de fichiers (secrets)
  • Politiques ou réglementations en matière de protection des données 
  • Protéger le fax électronique par un mot de passe 
  • Incorporation des signatures électroniques 
  • Disponibilité de fonctions de suivi virtuel des fax
  • Traçabilité des télécopies électroniques

Essentiel

  • Envoi de télécopies virtuelles par courrier électronique
  • Plusieurs adresses de courrier électronique par compte de télécopie virtuel
  • Formats de fichiers, par exemple .PDF.DOC  
  • Stockage des télécopies (organisation et indexation) 
  • Télécopie virtuelle internationale
  • Disponibilité d’une application mobile pour Android ou iOs
  • Capacité de stockage dans le nuage
  • Mise à disposition d’un portail web avec une interface visuelle facile à explorer et intuitive

Soutien

  • Adresse électronique pour d’éventuelles suggestions ou plaintes
  • Support multi-utilisateurs et calendrier
  • Mise à disposition de tutoriels ou d’infographies
  • Configurations 
  • Le marquage virtuel des fax
  • Personnalisation de la première page
  • Planification ou programmation de l’envoi de fax en ligne
  • Mesure de la qualité des services
  • Délai pour recevoir l’accusé de réception
  • Délai entre la sortie de la télécopie virtuelle et la réception de l’accusé de réception
  • Robustesse de la plate-forme technologique
  • Période d’essai gratuite (simulateurs)

Fax virtuel pour les avocats

L a simplification des processus induite par l’Internet et ses protocoles de communication a en quelque sorte modernisé le fonctionnement des bureaux d’avocats et des cabinets d’avocats, puisqu’ils exploitent pleinement les fonctionnalités du fax virtuel.

En délivrant des documents selon la modalité offerte par les fournisseurs de services de télécopie virtuelle, les avocats renforcent la crédibilité et la légitimité des leurs documents numériques transmis via Internet. 

Le fax virtuel, un outil de grande importance pour les avocats

Il est courant pour un journaliste, une infirmière, un pompier, d’envoyer des informations sur son emploi par courrier électronique. Mais il n’en va pas de même pour les avocats, puisque les colis qui voyagent sur Internet sont des écrits numériques qui doivent avoir une légitimité accréditée. 

C’est-à-dire qu’en tant que support juridique dans le domaine administratif et juridique, un e-mail (ainsi que son contenu) manque de nombreux aspects qui le soutiennent en tant que preuve juridique, ce qui n’est pas le cas du fax virtuel. C’est pourquoi les juristes ont intégré cet outil de travail pour optimiser leur rendement au travail.  

Par exemple, pour envoyer des preuves, des certifications, des notifications judiciaires, des procès-verbaux, des contrats, entre autres, les juristes utilisent le fax virtuel par courrier électronique, ce qui rend les informations transmises plus solides et plus utiles.  

Les experts juridiques font appel aux services du fax virtuel pour optimiser leur temps car, lorsqu’ils sont au tribunal par exemple, ils peuvent contrôler en temps réel l’envoi et la réception de leurs documents, en évitant de se déplacer vers leur bureau. 

Les sociologues expliquent que l’avalanche technologique du XXe siècle ne pourra pas modifier ce que, par l’usage et la coutume, les sociétés ont mis en œuvre dans leur communication. Les canaux et les médias de communication ne sont pas remplacés mais perfectionnés.

Les prestataires de services et les fabricants de produits s’adaptent également à ces changements technologiques. C’est le cas du fax virtuel, qui conserve toutes les caractéristiques du fax traditionnel, à l’exception du fait qu’il utilise l’autoroute de l’internet et le cyberespace. 

Importance du fax virtuel pour les professionnels du droit

Les avocats qui ont (récemment) obtenu leur diplôme universitaire enseignent à des avocats moins jeunes à faire le saut technologique nécessaire pour perdre leur peur du changement et à se montrer moins sceptiques face aux avantages imminents de l’utilisation de services de fax virtuels.

De même, les experts en informatique encouragent les avocats à faire appel aux services de sociétés qui proposent différents forfaits pour l’envoi et la réception de fax virtuels. Ils protègent près de 95 % de l’authenticité des paquets transmis ainsi que l’intégrité et l’authenticité des informations. 

Dans toute l’Europe, de plus en plus d’avocats souscrivent des forfaits qui vont de trois à quatre euros par mois, pour envoyer et recevoir des informations professionnelles par le biais d’un fax virtuel. Beaucoup d’entre eux se sont adaptés aux nouvelles cultures technologiques qui intègrent des traditions telles que l’accusé de réception, qui sont requises par le droit de la concurrence.

La fonctionnalité et la sécurité offertes par l’utilisation des télécopies virtuelles gagnent de plus en plus de terrain dans les milieux juridiques et professionnels connexes. 

Simplifiez l’envoi de vos documents grâce aux fax virtuels

L’objectif de votre entreprise en terme d’interactions avec ses clients est de générer de la fidélité et de conquérir de nouveaux prospects. Il n’y a pas de meilleure façon de le faire que d’offrir des produits et services de qualité et d’être professionnel en interaction avec ses collaborateurs et clients.

 

Monter en échelle et augmenter son chiffre d’affaire est un vœu souhaité par toutes les entreprises. Cela bien évidemment ne se fait pas du jour au lendemain, il s’agit des stratégies et approches qui se concrétisent en donnant le résultat escompté.

 

Mais comme les nouvelles technologies sont arrivées sur le marché pour faciliter la promotion des services des entreprises, il faut pouvoir adopter et intégrer celle qui marchent et correspondront aux besoin interne et externe de votre entreprise et aux attentes de vos clients. 

 

Plaire aux exigences des collaborateurs 

 

Avec l’internationalisation et la digitalisation, le management à distance apparaît comme une source non négligeable de productivité adaptée aux nouveaux besoin des entreprises.

 

Être présent dans le marché international et avoir une bonne réputation digne de votre entreprise est un achèvement qui exige un travail acharné. Ce travail doit se focaliser en majeur partie sur la satisfaction de ses parties prenantes, et spécifiquement les clients. Ces derniers se trouvent aujourd’hui devant un panel diversifié de choix et d’offres alléchantes, ils ont juste à choisir l’entreprise qui réponds à leurs besoins et qui offre un service supplémentaire en outre de ce qu’elle présente comme activité. C’est ce qui fait la distinction d’une entreprise par rapport à une autre.

 

Échanger avec les différents collaborateurs du monde entier 

 

Bien que la télécopie puisse sembler une technologie obsolète pour quelques-uns, on trouve de nombreuses organisations de quelques secteurs en particuliers qui dépendent toujours des fax pour l’envoi et le partage de documents.

 

De nos jours, le fax virtuel est une nouvelle version apparue, plus moderne et plus simple d’utilisation que le fax traditionnel, permettant l’envoi et la réception de fax via gmail. 

 

Le fax virtuel vous permet de télécharger des documents en version numérique sur un portail de fax en ligne, qui convertit et envoie en toute sécurité les documents au numéro de fax requis. Les télécopies entrantes seront envoyées sous forme de pièces jointes électroniques à votre adresse e-mail sélectionnée.

 

La distance pourrait sembler être un obstacle à la communication entre les entités organisationnelles, et le lien entre les collaborateurs semble se déliter avec la distance. Mais, grâce à de nombreux outils technologique, parmi lesquels le fax virtuel, la communication est possible dans le monde entier et les limites géographiques ne sont plus un obstacle aux relations professionnelles à échelle internationale.

 

Simplification de l’envoi de documents 

 

Le fax est depuis toujours l’outil permettant une communication des documents de manière simple et sécurisée. 

 

Il est facile d’utilisation et vous fait gagner du temps et de l’argent. Il permet d’éliminer les frais d’installation et d’entretien d’un télécopieur, tout en économisant sur la location de ligne de télécopie, l’achat de papier et d’encre. Oubliez ces frais mensuels chers liés à l’envoi des fax par machine.

 

Le fax virtuel permet de rester organisé et d’imprimer uniquement les documents dont vous avez besoin. Vos informations sensibles sont gardées de manière confidentielle et sécurisée car vous pouvez les recevoir discrètement sur votre boîte de réception

 

La qualité du service que vous proposez à vos clients est un élément clé, sur lequel s’appuie une grande partie de votre succès. Les moyens que vous utilisez pour communiquer avec vos clients font partie de ces éléments clés et impactent l’image de votre entreprise. Il est donc essentiel d’être bien équipé en matière de télécommunications. 

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Le fax virtuel est l’un des éléments faisant partie de l’équipement de votre entreprise en télécommunication. Ce service améliorera la fidélité des clients envers votre marque et votre entreprise. Les clients ont aujourd’hui plus d’alternatives que jamais. L’entreprise qui se montre évolutive et qui s’adapte aux changements technologiques et essaye de répondre aux besoins de ses clients sera toujours au sommet de ses prévisions en terme de chiffre d’affaire et réalisations.