Archives de catégorie : Fax en ligne

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Comment envoyer et recevoir un fax virtuel

Les technologies changent le monde et cela entraîne de nouvelles façons de faire pour atteindre les mêmes objectifs. Nous vous laisserons toutes les informations pour qu’il n’y ait aucun doute sur la manière d’envoyer et de recevoir un fax virtuel. Il s’agit d’un processus simple, rapide et sécurisé que tout le monde au bureau devrait connaître. 

Le fax virtuel traditionnel devait avoir toutes les informations sur papier et l’expéditeur et le destinataire disposaient d’une ligne téléphonique fixe, d’un télécopieur, d’encre et de plus de papier pour recevoir les informations. Avec le fax virtuel, tout est plus facile, il suffit d’être connecté à lnternet et d’avoir un fournisseur de courrier électronique à disposition. 

Comment envoyer un fax virtuel ?

La procédure est simple et rapide, ce qui vous permet de mettre des informations importantes entre les mains de l’expéditeur, où que vous soyez dans le monde et quand vous le souhaitez. 

En principe, vous avez besoin d’un fournisseur de services de fax virtuel pour accéder à une adresse électronique contenant les données requises. Ce sont ces informations qui permettent au courrier électronique d’être plus qu’un simple courrier électronique, mais de devenir un fax virtuel doté des propriétés de sécurité appropriées.

L’adresse que les fournisseurs délivrent se compose d’une série de numéros et d’un domaine de serveur de fax virtuel. Par exemple, 123456789@serveur.fax

  • Une fois que vous avez souscrit le service, vous pouvez accéder à l’application depuis votre ordinateur ou depuis le téléphone portable qui s’identifie avec le numéro de fax attribué.
  • Le courriel électronique aura un objet dans lequel il est habituel de placer la clé qui sera utilisée pour décrypter l’information, laquelle seul le destinataire doit connaître.
  • En pièce jointe, le fichier avec les informations que vous souhaitez envoyer et qui doivent avoir été préalablement enregistré sous un format non éditable : .zip, .pdf ou .tif
  • Une fois que le dossier fait partie des informations contenues dans la télécopie, il ne reste plus que cliquer sur « Envoyer ».
  • Un accusé de réception est envoyé une fois que le destinataire a accédé à la boîte de réception et clique sur le message,
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Comment en recevoir ?

Pour recevoir un fax virtuel, vous devez être abonné à une plateforme de service de fax virtuel, comme expliqué dans la procédure d’envoi.

  • En principe, vous recevrez la notification d’un nouveau fax dans votre boîte de réception
  • Le courrier est reçu en un seul clic sur le nouveau message
  • Pour ouvrir l’information, il faut la décrypter à l’aide de la clé envoyée par l’expéditeur
  • Suivez les instructions pour télécharger les informations sur l’ordinateur où elles doivent être reçues
  • Répondre de la même manière si cela est jugé nécessaire.

Les moyens pour envoyer et de recevoir de fax virtuel sont très simples et similaires à ceux que nous utilisons habituellement avec un courrier électronique ordinaire. Les petites différences sont marquées en ce qui concerne le fournisseur de services chargé de la sécurité des informations et la possibilité de protéger le téléchargement des fichiers reçus par un mot de passe.

Il existe déjà sur le marché de nombreuses entreprises de télécommunications qui offrent ce service, en faisant que les utilisateurs protège correctement leurs informations et soient toujours prêts à fournir une assistance en ligne si nécessaire. 

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Fax online et la sécurité des communications

Garantir la sécurité des communications du fax online est un programme mondial mis en œuvre par des sociétés financières reconnues situées en France, qui traitent d’adopter les meilleures pratiques pour fournir un service irréprochable.

Le stockage et la sauvegarde des documents électroniques (y compris les fax online) pendant une période d’au moins sept ans est une pratique en vogue.

Le fax online est un sceau qui donne de la sécurité des communications

Comme vous le savez, le fax virtuel est un outil de communication très bien positionné dans le monde financier, reconnu par les principaux dirigeants du monde de la banque et des assurances.

En fait, ils s’appuient sur les possibilités infinies de stockage des pistes d’audit, grâce à la traçabilité générée par les transmissions des fax virtuels dans le nuage ou par courrier électronique.

N’oubliez pas que les notifications de remise et/ou de réception de faxes électroniques sont considérées comme une piste d’audit fiable et, avec d’autres domaines, l’activité complète du fax virtuel peut être connue.

Lorsque les gens s’inquiètent que le courriel attendu ne soit pas arrivé dans la boîte de réception, il n’y a certainement aucune preuve que cet échec de livraison soit tout à fait réel.

Et ces moments embarrassants peuvent être évités grâce au fax virtuel, qui protège et garantit la sécurité de la communication.


Le monde de la finance parie sur le Fax Virtuel

Les secteurs financiers génèrent une centaine de données hautement critiques et extrêmement confidentielles et ces informations doivent être disponibles en temps utile dans n’importe quel pays du monde, de manière sécurisée.

Ces données doivent être transmises selon un mécanisme qui garantit la confidentialité des données économiques, par exemple : rapports bancaires, hypothèques, résultats d’audit, factures, entre autres.

Étant donné que le format offert par un courrier électronique n’est pas accepté à 100 % dans le secteur financier, le fax virtuel est l’option, étant donné que les fax virtuels sont considérés comme des enregistrements électroniques, le sceau de sécurité recherché par les entrepreneurs.

La mise en œuvre de ressources technologiques telles que le fax virtuel atténue dans une large mesure la possibilité d’altération des documents, en tant que mécanisme de contrôle contre d’éventuels actes de corruption. 

En ce sens, lorsque les entreprises françaises souscrivent les services du fournisseur pour la transmission de fax virtuels, elles doivent vérifier qu’elles disposent de la plate-forme technologique permettant d’assurer la sécurité et la garantie de la communication.

Tenez compte de ces points lorsque vous souscrivez un service avec la société Fax Virtual :

  • Vous devez avoir la possibilité d’envoyer et de recevoir des fax directement à toute application et au numéro de fax du destinataire.
  • Offrir des notifications de réception.
  • Permettre le routage des fax entrants vers des boîtes de réception ou des imprimantes sécurisées.
  • Garantir la transmission sécurisée et en temps réel des faxs.
  • Flexibilité pour une intégration sécurisée du fax virtuel avec d’autres systèmes de gestion financière de l’entreprise.
  • Disposer d’une offre commerciale et d’une expérience client qui vous donne des niveaux de crédibilité.

Il est de toute évidence que les fonctionnalités du fax online aident à la sécurité et à prévenir les activités frauduleuses et à tirer parti des communications par un canal sûr et transparent.

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Eco-friendly fax : le service de messagerie qui se soucie de l’environnement

Le monde a besoin de personnes qui veulent en prendre soin et contrôler leur consommation de manière responsable. Les entreprises utilisent le fax virtuel pour prendre soin de l’environnement et développent des stratégies pour aider à réduire la consommation dans les usines, les bureaux et les foyers. Les entreprises désirent mettre en place de nouvelles technologies qui font de leur personnel et de leurs clients des meilleurs citoyens pour le monde. Dans le but de laisser une planète habitable aux générations futures, de petits changements apporteront de grands résultats. Découvrez aujourd’hui l’eco-friendly fax.

Responsabilité des entreprises lors de l’utilisation du fax virtuel

Les entreprises de tous types de services et de filières de production ont la responsabilité de travailler en causant le moins de dommages possibles à l’environnement. Ils doivent bien étudier l’impact qu’ils causent à la planète lorsqu’ils produisent et mettre en oeuvre toute stratégie qui minimise leur consommation. 

L’utilisation du fax virtuel offre la possibilité de mobiliser des informations importantes entre les entreprises et leurs contacts, qu’ils soient fournisseurs, partenaires commerciaux, employés ou clients, sans dépenser de ressources naturelles pour des produits qui ne sont pas nécessaires aujourd’hui. C’est l’eco-friendly fax.

Le fax traditionnel, auquel les entreprises étaient habituées,  exige une consommation régulière de papier, d’encre, de câbles et une ligne téléphonique fixe pour fonctionner. Tout cela suppose un coût élevé, sans pour autant offrir des garanties de sécurité. 

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Dans les agences gouvernementales ou les entreprises de services de renseignement confidentielles, on pouvait voir à côté de la machine de fax une déchiqueteuse qui détruisait immédiatement d’innombrables quantités de papier qui ne devaient être lues que par les intéressés. Cela gênerait un coût supplémentaire et un gaspillage pour l’entreprise. 


Le fax virtuel est le meilleur moyen de communication pour devenir eco-friendly

Avec le fax virtuel tout a changé. L’idée de consommation est complètement éliminée et vous n’avez plus besoin que de votre ordinateur habituel ou d’un smartphone avec un signal Internet. Spécifiquement, pour l’utilisation du fax virtuel, seul un numéro virtuel et l’accès à internet sont nécessaires.

La question de la sécurité gagne la confiance des utilisateurs et peu à peu, de plus en plus d’entreprises adoptent et acceptent cette stratégie de communication. Le système de sécurité et de cryptage est maintenant plus largement connu et cède la place à une nouvelle génération de personnes de meilleure qualité sur la planète. 

Petit à petit, le fax virtuel montre la sécurité de son système de transit d’informations. Les informations ne sont accessibles qu’à l’expéditeur et au destinataire qui, en vertu d’un accord préalable, cryptent leurs paquets d’informations dans un format non modifiable et avec une clé d’accès. 

Il est nécessaire, pour le bien de la planète, de cesser de dévorer les ressources naturelles pour son usage indiscriminé. C’est le moment de commencer à utiliser la technologie, pas seulement pour son propre bénéfice mais aussi pour le bien de tous dans le monde. 

Peu à peu, nous éprouvons la satisfaction de savoir que nous économisons un peu de ce dont les générations futures auront besoin pour vivre. En même temps, nous apprenons à connaître les nouvelles technologies et à les utiliser utilement, en améliorant les systèmes de communication entre nous tous. 

L’espace de stockage du nuage est jusqu’à présent non quantifiable, de sorte que nous avons tous la possibilité de mettre nos informations dans ce panier sous une protection adéquate. Chacun doit décider entre choisir d’envoyer un courrier électronique ordinaire ou convertir ses informations en un eco-friendly fax virtuel en sachant que ce système est sécurisé et respectueux de l’environnement. 

Créez une entreprise internationale depuis chez vous grâce au fax en ligne

Dans l’espoir de renouer avec la croissance et la rentabilité de votre entreprise, il s’avère nécessaire de renouveler son modèle et son fonctionnement économique. Aspirer à un développement à l’internationale est un premier pas pour apporter de l’élan à votre activité.

 

Se développer à l’international constitue une réelle opportunité pour l’entreprise afin de conquérir de nouveaux clients et d’entamer un changement profond de stratégie commerciale.

A l’heure où les frontières sont devenus quasi inexistantes avec le développement technologique, il paraît judicieux de penser à profiter des nouvelles innovations afin de faire de votre entreprise une entreprise mondiale. 

 

Le fax en ligne joue un rôle très important dans l’internationalisation d’une entreprise. 

 

Comment un fax en ligne peut-il vous aider à vous ouvrir sur le monde ?

 

Dans le milieu professionnel, on est enclin à tout faire pour offrir un service de bonne qualité à toutes les parties prenantes. On cherche tous ce qui pourrait convenir à nos clients et collaborateurs. C’est dans cette optique que le fax en ligne s’utilise, parce qu’il est considéré comme un gage de qualité.

Le fax en ligne permet d’envoyer et de recevoir vos documents et fichiers sur votre périphérique connecté. Que vous soyez au bureau, en déplacement à l’étranger ou en vacances, vos fax vous suivent là où que vous soyez. Vos fax arrivent par email au format PDF, il vous est donc possible de les consulter depuis n’importe quel outil connecté à Internet.

Vos messages et documents vous seront livrés immédiatement après l’envoi depuis le périphérique de votre émetteur. Vous les recevrez de la manière la plus sécurisée possible. Le fax vous octroie la possibilité d’envoyer des documents administratifs, car les tampons ainsi que les signatures sur les documents de format fax sont reconnus presque dans tous les bureaux administratifs du monde.

 

Le fax en ligne est un moyen innovant d’échange à distance dans le monde professionnel. Il sert à contacter d’une manière très professionnelle vos clients et collaborateurs en joignant le fichier  que vous souhaitez communiquer en pièce jointe. 

Le fax en ligne est le moyen qui vous permet de travailler d’une manière professionnelle n’importe où et n’importe quand en se connectant sur un dispositif de votre choix.

 

 

Les avantages pour une entreprise qui présente des produits et services à échelle international 

 

Étendre ses activités au niveau international est un atout extrêmement important dans le développement de l’entreprise. Mais ce n’est pas tout, voici quelques points non exhaustifs des avantages apportés par la présence de l’entreprise à l’international.

 

Pénétrer de nouveaux marchés est un axe de développement efficace qui  permet à l’entreprise de se positionner comme leader. L’internationalisation permet de renforcer la valeur des entreprises. Proposer des produits et services adaptés aux besoins locaux leur permet de se démarquer par rapport à la concurrence. Le développement international permet aux entreprises d’adopter une dynamique nouvelle et de développer de nouveaux atouts compétitifs. 


S’imposer sur un nouveau marché n’est pas simple. Cela requiert de nombreux efforts et l’adoption des outils digitaux le permettant, parmi lesquels se trouve le fax virtuel. 

 

La présence internationale a le pouvoir d’agir pour le bien de l’entreprise. Il s’agit d’un levier stratégique qui permet à l’entreprise de sortir de la dépendance domestique.

L’internationalisation permet d’élargir son champ d’activité et de ne pas rester restreint à un marché qui souffre d’une saturation extrême dans une certaines activités.

 

L’utilisation d’un fax en ligne permet à l’entreprise de s’armer pour se lancer dans une aventure de grande taille. Le fax en ligne octroie pleins de possibilités facilitant la communication dans le monde entier. Créer de nouveaux réseaux commerciaux annexes sur des territoires où le développement est en plein essor, constitue une possibilité de contrer agilement la concurrence, tout en se rapprochant de partenaires locaux déterminants. 

 

Pour en savoir plus, contactez Faxvirtual