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12 outils indispensables pour les indépendants

Les tâches quotidiennes effectuées par les indépendants ou les freelances peuvent prendre beaucoup de temps s’ils ne sont pas bien organisés ou s’ils ne disposent pas des bons outils. Heureusement, il existe aujourd’hui une grande variété d’applications qui peuvent les aider à accomplir leurs tâches de manière simple et facile.

Voici une liste de certains d’entre elles qui peuvent aider les indépendants dans leur travail quotidien, classés selon les différents aspects auxquels un indépendant doit prêter attention:

Pour l’organisation des tâches et des projets

Ces outils, également connus sous le nom de logiciels de gestion pour les freelances, peuvent être d’une grande aide pour mieux s’organiser et être ainsi beaucoup plus productif. Parmi les plus remarquables nous pouvons citer :

  • ToDolst : cette application vous aidera à ne rien oublier afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres tâches nécessitant plus de concentration. Cette application est disponible pour n’importe quel appareil, et avec elle, vous pouvez faire des listes avec lesquelles vous pouvez organiser vos tâches, aussi bien spécifiques que récurrentes, de manière très simple.
  • Asana : est un outil disponible à la fois pour le web et le mobile qui vous aidera à travers les divisions en tâches, sous-tâches, délais et objectifs.
  • Trello : cet outil est beaucoup plus visuel et intuitif que ceux décrits ci-dessus, car il nous permet de créer un panneau avec des cartes pour chaque projet que nous voulons réaliser. Le fait d’utiliser des colonnes et des cartes rend beaucoup plus visuelles les tâches que nous avons en attente, celles qui restent à accomplir et celles qui ont déjà été réalisées. Il est idéal pour travailler seul ou en équipe.

Pour la comptabilité

Ce logiciel permet aux freelances d’avoir sous contrôle toutes les tâches quotidiennes qu’un freelance effectue au quotidien (facturation, contrôle de la trésorerie…). De cette manière, il est possible de se conformer aux obligations comptables en auto-entreprise de manière simple et efficace. 

Parmi ces applications, la plus remarquable et la plus fiable est Mon-AutoEntreprise. Il s’agit d’un logiciel simple et intuitif qui,  parmi d’autres fonctionnalités, nous permet de réaliser la facturation pour les indépendants de manière rapide, simple et intuitive, en étant capable de voir l’activité comptable de notre entreprise en un coup d’œil. Grâce à lui, nous éviterons les erreurs ou les fautes et nous respecterons la réglementation en matière de facturation auto-entrepreneur, tout en économisant du temps et de l’argent.

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Communication

Maintenir une bonne communication avec les clients permet de gagner du temps et de l’argent. Et dans cette tâche, la technologie s’est avérée d’une grande aide. Ainsi, certains des outils nécessaires aux freelances dans ce domaine incluent :

  • Teamviewer : il s’agit d’une application que vous pouvez utiliser aussi bien depuis votre ordinateur que depuis votre téléphone portable. Elle est très utile pour l’assistance en ligne, car il s’agit d’un bureau à distance avec lequel nous pouvons assister nos clients de n’importe où. Tout cela de manière sécurisée.
  • Fonvirtual : grâce aux solutions de cette société, il est possible de communiquer avec nos clients et notre équipe depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet. Il s’agit d’un outil très utile, car, en plus d’intégrer plusieurs canaux vocaux, de chat et de vidéo, il offre des fonctionnalités étendues, telles que la messagerie vocale, les files d’attente…

Marketing

Dans le domaine du marketing, les outils les plus importants sont les suivants :

  • Mailchimp : est l’application la plus populaire pour les campagnes de marketing par courriel. Ses principaux avantages sont une interface agréable, la possibilité d’utiliser ou de créer des modèles attrayants de manière simple et la gestion facile des listes d’adresses.
  • Google My Business : il s’agit d’une application très utilisée par les freelances qui ont un établissement physique. Il est utilisé pour indiquer à Google l’emplacement de votre entreprise afin qu’il puisse vous localiser sur sa carte avec vos coordonnées. De cette façon, vous pouvez recevoir des informations sur les recherches qui sont effectuées sur votre entreprise sur une base mensuelle.
  • Google Trends : il est très utile pour le positionnement SEO de votre entreprise, car il effectue des recherches afin de savoir comment les gens trouvent tous les services que vous proposez et donc, de mieux déterminer tous les mots-clés que vous devez utiliser sur votre site web ou vos profils sur les réseaux sociaux. 

Médias sociaux

Il n’est pas toujours possible de trouver le temps de tenir à jour nos réseaux sociaux. Heureusement, il existe des outils qui peuvent nous aider à les analyser et à les gérer de la meilleure façon possible. Voici quelques-unes des plus courants :

  • Metricool : est une application espagnole parfaite pour programmer et planifier les publications sur les différents réseaux sociaux, ainsi que pour les analyser.
  • Hootsuite : parfait pour le suivi et la programmation des publications, mais pas tellement pour leur analyse.
  • Feedly : si vous voulez avoir du contenu pour les réseaux sociaux tous les jours, cette application est idéale pour cela. Il offre la possibilité de pouvoir partager dans vos réseaux sociaux différentes nouvelles que vous trouverez dans un panel en fonction de vos intérêts, sans avoir besoin de faire une recherche quotidiennement.
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Fintech : qu’est-ce et pourquoi représente-t-elle l’avenir de la finance?

Si vous suivez l’actualité financière, vous avez certainement entendu le terme Fintech. Au cours de ces dernières années, ces entreprises ont connu un essor spectaculaire. Cela est dû, en partie, à l’accueil et à l’acceptation qu’elles ont reçus des utilisateurs du monde entier, qui continuent à nous montrer que leur avenir sera encore meilleur. 

Dans cet article, nous souhaitons vous donner une idée plus précise du rôle que joue une Fintech et pourquoi beaucoup la considèrent déjà comme l’avenir de la finance.

Origine de la Fintech

Fintech est un acronyme anglais qui provient de “finance” et “technologie”. Ainsi, en termes généraux, nous pourrions dire que ce sont des entreprises qui développent des services et des produits financiers grâce à l’utilisation de la technologie. 

La première utilisation formelle de ce mot remonte aux années 1990. Cependant, il est vrai qu’avant cela, le secteur bancaire faisait déjà ses premiers pas avec des propositions d’outils technologiques qui commençaient à être introduits dans les milieux financiers. Les guichets automatiques, les ordinateurs commençaient à être utilisés dans les maisons de courtage, les cartes de débit et de crédit… 

Mais ce n’est que dans les années 2000 que ce que nous connaissons aujourd’hui sous le nom de Fintech a commencé à émerger. La présence de nouvelles technologies est accompagnée du besoin des petites et moyennes entreprises d’obtenir de meilleures options de financement. L’apparition de nouvelles monnaies comme l’euro et la volonté des utilisateurs d’accéder à des propositions innovantes ont également été déterminantes pour rendre évidente la nécessité de systèmes plus avancés dans le monde de la finance. 

Que fait une Fintech ?

Une Fintech développe des produits et services financiers grâce à des technologies modernes dans le but de satisfaire et d’optimiser les besoins des utilisateurs en matière d’argent et de finance. 

Cependant, la proposition Fintech est assez large :

  • D’une part, elle couvre toutes les activités qui existaient déjà lorsque la Fintech a commencé à se développer. Par exemple, les prêts, les services de paiement, la fiscalité, la banque, l’assurance… 
  • D’autre part, il y a des nouveaux besoins qui sont apparus en raison de l’émergence de la technologie et qui ont nécessité la création de produits adaptés à ces besoins. 

Vous pouvez découvrir l’ensemble des fintechs sur ConnectBanque, un comparateur spécialisé dans les néobanques et autres acteurs 100% digital.

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Principaux objectifs des Fintechs

Bien que les objectifs des Fintechs puissent être variés, on peut dire que les principaux sont :

  • Innover dans l’offre de services financiers.
  • Ajouter de la valeur aux services existants.
  • Réduire l’écart d’intermédiation des transactions.
  • Réduire les coûts d’exploitation.
  • Assurer une démocratisation maximale et faciliter l’accès aux produits et services financiers.
  • Offrir de meilleures possibilités d’amélioration financière aux particuliers et aux PME.
  • Élargir l’accès aux marchés mondiaux

L’avenir des Fintech dans l’économie numérique

Comme nous l’avons dit précédemment, il ne fait plus aucun doute que la Fintech sera présente pendant longtemps encore. Il est également clair qu’elles continueront à évoluer dans une double perspective : d’une part, cette évolution consistera à s’adapter au développement de la technologie ; d’autre part, elles chercheront à satisfaire les nouveaux besoins des utilisateurs

Mais quelles que soient les raisons de leur croissance et de leur évolution, le fondement qui les soutiendra sera le renforcement et l’expansion de l’économie numérique. C’est-à-dire une finance basée sur l’utilisation de la technologie web. 

En ce sens, l’économie numérique comporte trois éléments clés :

  • L’utilisation de l’internet pour la commercialisation de produits et de services de toutes sortes. 
  • La possibilité de connecter les particuliers et les entreprises, quel que soit leur emplacement.
  • Infrastructure numérique largement disponible et utilisée par les utilisateurs, comme les ordinateurs, les téléphones mobiles, les tablettes, les logiciels spécialisés….

Étant donné que l’économie numérique dominera dans un avenir proche, la Fintech sera un élément incontournable de l’avenir de la finance. En fait, les objectifs les plus immédiats du secteur sont les suivants :

  • Améliorer la sécurité et la protection des données.
  • Créer une base réglementaire solide dans tous les territoires.
  • Élargir la participation de nouveaux secteurs de l’économie qui n’ont pas encore été incorporés. 

Il ne fait aucun doute que, comme nous l’avons mentionné à plusieurs reprises tout au long de cet article, la Fintech a changé à jamais la façon dont les gens travaillent avec les banques, investissent et achètent. Les solutions qu’elle apporte et celles qu’elle pourra apporter à l’avenir sont la garantie qu’elle est l’avenir de la finance à toutes les échelles. 

Meilleur opérateur pour votre fax virtuel

Bien que cela semble étrange au milieu de ce monde en ligne et les communications peuvent avoir besoin d’envoyer un fax. Cependant, vous n’avez probablement pas une grande machine de fax parce qu’ils sont déjà considérés comme obsolètes. Bien que vous avez également la possibilité d’acheter l’une des imprimantes magnifiques qui sont actuellement sur le marché capables d’imprimantes avec beaucoup de services inclus. Mais, au-delà de la modernisation de l’expérience, cela vous coûtera beaucoup d’argent.

Ce que vous pouvez faire en entrée est de trouver le meilleur opérateur pour votre fax virtuel. Un service qui vous offre la possibilité d’envoyer et/ou de recevoir des fax, via une plateforme efficace.

Ce service vous fournit un numéro de fax que vous pouvez utiliser pour envoyer ou recevoir des fax via un portail web, par e-mail.

Fax direct à partir du site

Au moment de choisir l’une des options proposées au niveau du web, vous devez vous concentrer sur certains détails. Pour nous, le meilleur opérateur pour votre fax virtuel doit avoir un logiciel qui inspire confiance dès que vous entrez.

De plus, vous devez avoir de nombreuses fonctions alternatives pour répondre à votre besoin actuel de communiquer. Mais, surtout, il doit offrir des tarifs, des plans variés et diverses méthodes de paiement. Vous devez penser que si vous utilisez souvent un service, vous devez trouver un service qui ne vous complique pas la tâche, mais qui vous simplifie les tâches.

Si vous cherchez un meilleur opérateur pour votre fax virtuel, vous êtes au bon endroit. Nos services dirigent le paquet avec des interfaces Web bien conçues et hautement fonctionnelles qui n’inhibent pas votre flux de travail.

Contrairement à d’autres entreprises qui ont des interfaces compliquées et qui se contentent d’envoyer des fax, nous vous offrons une plate-forme fiable et conviviale. Non seulement vous recevez et faxez, mais vous pouvez recevoir des courriels, gérer des appels et des dizaines d’autres fonctions.

Avantages des services de faxvirtual.com

Le principal avantage de nos services est que notre interface est très facile à utiliser. De cette façon, vous évitez les tracas qui peuvent vous causer voir tutoriels d’utilisation. Tout simplement, en adhérant au même site vous indique quelles sont les étapes à suivre.

Si vous adhérez à nos services, nous vous donnons un carnet d’adresses en ligne, ce qui facilite grandement l’envoi de fax au même contact à l’avenir. Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure une couverture avec votre fax dans la plupart des cas.

En termes de pièces jointes, tous les services de fax que nous fournissons prennent en charge un large éventail de types de fichiers, bien que la limite de taille du fichier varie. Vous pouvez prévisualiser les pièces jointes avant de les envoyer.

Envoi de fax mobile

Dans un souci d’amélioration, nous vous proposons de lier le service direct à votre courrier où vous pourrez savoir en temps réel quand vous avez reçu un fax via votre boîte mail.

Nous savons que de nombreuses PME et travailleurs indépendants se familiarisent avec les différentes méthodes de communication, le courrier électronique et les services de fax étant les plus utilisés.

Par conséquent, nous nous concentrons sur garder actifs les deux outils, bien qu’ils offrent des capacités similaires sera toujours interagir le fax virtuel vers le courrier électronique ou vice versa.

En simplifiant ce qui précède, le fax virtuel va convertir toutes les informations que vous envoyez en pièces jointes indépendantes dans votre boîte aux lettres. Et de la même façon tous les fichiers que vous souhaitez envoyer par fax vous pouvez le faire.

Ainsi, vous aurez toujours plusieurs alternatives pour pouvoir recevoir et envoyer des informations de n’importe où dans le monde, à l’heure que vous voulez. Et le mieux, c’est que les coûts du service sont plus bas par rapport aux dépenses mensuelles de papier, d’électricité et en même temps aider à préserver la planète.

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Fax virtuel pour les PME

Avec l’apparition des nouvelles technologies, des applications informatiques et de l’information numérique, de nouveaux canaux de communication sont apparus qui limitent l’utilisation des méthodes traditionnelles telles que la téléphonie analogique et le courrier postal.

Le fax virtuel est la solution la plus viable pour votre entreprise pour économiser de l’argent, du temps et surtout numériser votre entreprise. Ce service peut être offert de deux manières : sa version actuelle et la plus utilisée qui est dans le cloud (Cloud) ou dans On Premise.

En ces temps où la pandémie de coronavirus a affecté l’économie mondiale, il est important de disposer d’outils qui vous permettent de maintenir la communication avec les employés fournisseurs et clients.

En utilisant le Fax virtuel pour PME, vous pouvez effectuer l’envoi ou recevoir un fax où que vous soyez.

Avantages du fax virtuel pour les PME

Même si le Fax n’est pas souvent utilisé dans certaines entreprises, il est utile d’avoir un logiciel de fax virtuel pour les PME. Avec un investissement minimum, vous resterez en contact avec les fournisseurs et les clients de votre entreprise, qu’ils n’aient pas le service de fax virtuel et qu’ils aient un système de communication obsolète.

C’est pourquoi nous voulons vous montrer quelques-uns des nombreux avantages que vous offre le Fax virtuel pour les PME.

Investissement initial minimal

Ce que vous pouvez investir est totalement inférieur à ce que vous devriez faire si vous voulez acheter un fax.

Vous pourriez avoir besoin d’un peu plus d’argent dans l’investissement si, en plus de payer le logiciel de l’application, vous devez payer les frais d’un fournisseur de Voip, dans le cas où vous n’en avez pas.

Vous oubliez le coût d’entretien

En utilisant le Fax virtuel pour PME, vous oubliez de dépenser de l’argent pour la maintenance. Alors que si vous utilisez un fax conventionnel, vous devez dépenser en consommables.

Avec l’utilisation du Fax virtuel pour les PME, vous oubliez d’imprimer, donc vous n’aurez pas à dépenser l’argent de votre entreprise en encres.

Les télécopieurs ont également besoin d’une maintenance préventive pour éviter les dommages, donc vous devez ajouter un coût supplémentaire.

Nous contribuons à la protection de l’environnement

Le Fax virtuel pour PME est un moyen d’envoyer et de recevoir des informations d’une manière écologique, car en le faisant de manière virtuelle, vous n’aurez pas besoin d’imprimer. Cela permet de réduire la consommation de papier.

En diminuant l’utilisation des télécopieurs, vous réduisez l’utilisation des télécopieurs, les cartouches sont moins consommatrices, vous économisez de l’argent et vous polluez moins, car les cartouches sont difficiles à recycler.

Est très facile à utiliser

Ce n’est pas compliqué de recevoir et d’envoyer des télécopies virtuellement. C’est presque pareil que d’envoyer des informations par email.

Vous avez plus de liberté de mouvement

Avec un fax, vous devez recevoir et envoyer des fax à l’endroit où se trouve l’appareil. Avec un Fax virtuel pour PME, vous pouvez effectuer la même opération où vous vous trouvez, vous n’aurez besoin que de l’aide d’un appareil mobile et d’une connexion internet.

Envoyer Fax En ligne à partir de l’email de votre entreprise

Vous pouvez envoyer des fax par e-mail ou à partir du navigateur Web de votre choix. La meilleure solution dans le cloud (cloud) ou service On Premise.

Il vous permet d’économiser de manière significative sur l’utilisation du papier, la consommation électrique, cartouches ou, ligne et bien sûr vous n’aurez pas besoin de dépenser pour acheter une machine.

La réception de l’information est en format PDF modifiable, donc vous n’aurez aucun problème si vous avez besoin d’apporter quelques modifications au document.

Vous pouvez également recevoir et envoyer des informations dans de multiples formats tels que : tif, png, Microsoft Office, jpeg, txt, html, etc.

Vous pouvez utiliser le même numéro de fax ou choisir un autre numéro national ou local.

Pour plus de sécurité, vous recevez un SMS pour confirmer la livraison de l’information ou une alerte.

Pour garantir l’intégrité et l’authentification du document, les comptes ont une signature numérique externe.

En utilisant le service de fax virtuel pour les PME, vous n’aurez pas de problèmes juridiques, car il est conforme aux réglementations européennes, internationales et américaines CCPA, Dodd-Frank, GDPR, PCI-DSS et Mifid II.

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Fax virtuel en télétravail

Au niveau mondial, les entreprises sont confrontées à des défis dus au confinement qui a causé le coronavirus. Certaines entreprises ont donc dû mettre en œuvre l’utilisation du Fax virtuel dans le télétravail.

Certaines d’entre elles ont vu la nécessité d’utiliser les nouvelles technologies pour permettre aux employés de continuer à travailler à domicile normalement.

Une utilisation accrue de l’internet a été remarquée, les solutions dans le cloud ont été très demandées et des applications à distance sont utilisées pour permettre aux travailleurs d’avoir des capacités de flux de travail continu et efficace.

Les entreprises qui utilisaient les télécopieurs ont eu recours à des solutions virtuelles telles que l’utilisation du fax virtuel comme outil de télétravail, afin d’éviter la perte de communication.

En raison de la pandémie, de nombreuses entreprises sont physiquement fermées et leurs employés ne peuvent pas se rendre dans les bureaux.

Cela peut entraîner la perte ou le retard de télécopieurs importants ou d’urgence, car ils ne seront pas reçus en temps réel, sinon jusqu’à ce que l’un des employés ou le propriétaire peut récupérer les informations qui sont arrivés. Le temps de réponse est indubitablement retardé.

La solution à ces inconvénients est l’utilisation du fax virtuel. La modalité de travail virtuel, sans aucun doute, se développe et les services de téléphonie fixe permettent aux entreprises d’implanter le télétravail comme une solution à leurs problèmes.

Con este modelo pueden ahorrar una gran cantidad de dinero en costes y la productividad de los trabajadores aumenta.

Comment utiliser le fax virtuel dans le télétravail ?

Le fax virtuel permet aux travailleurs de rester en communication continue et en temps réel de la même manière qu’au bureau. Peu importe où vous vous trouvez, vous pouvez utiliser n’importe quel appareil mobile, il est important que vous ayez une connexion Internet pour pouvoir envoyer et recevoir les informations.

Avec l’utilisation du fax virtuel, nous pouvons vous assurer que les tâches et les documents importants arriveront à temps et ne seront pas plissés sur une table jusqu’à ce que quelqu’un les récupère.

Les télécopieurs peuvent être visualisés de manière numérique comme une pièce jointe qui se trouve dans le courrier de l’entreprise ou du travailleur et si vous avez besoin de retourner une réponse, vous pouvez utiliser le même numéro de l’expéditeur.

L’utilisation du Fax virtuel de la main avec le télétravail est la solution parfaite pour qu’une entreprise continue à travailler avec fluidité et ses revenus ne sont pas affectés par le fait que les travailleurs ne peuvent pas assister au bureau.

Avantages du fax virtuel et du télétravail

Les entreprises tirent un grand profit de l’utilisation de ces deux méthodes de travail. En raison de la pandémie de COVID – 19, les opérations numériques et les notifications certifiées ont augmenté d’environ 25 % et 70 % respectivement.

Tant les travailleurs que les propriétaires de l’entreprise ne cessent de travailler et sont en communication constante.

Flexibilité d’utilisation du fax virtuel

Les travailleurs sont libres de travailler, c’est-à-dire qu’ils peuvent travailler où qu’ils se trouvent.

Le fax virtuel : bien plus qu’un simple courriel

Avec l’apparition du courrier électronique, de nombreux télécopieurs traditionnels ont commencé à disparaître. Cela a représenté de grandes économies de temps et d’argent pour de nombreuses entreprises, mais aujourd’hui le fax virtuel est bien plus qu’un e-mail.

Le courrier envoyé à partir de l’ordinateur était généralement très utile pour ne plus consommer de papier et d’encre, en particulier dans des entreprises dont les normes de sécurité sont peu élevées et qui ont une grande confiance dans la destination de leurs communications. Il s’agit d’un excellent outil de communication permettant d’atteindre immédiatement n’importe quelle partie du monde, sans grandes dépenses.

Mais il est également vrai que les organisations les plus strictes n’abandonnent pas facilement le fax traditionnel. En effet, chaque détail et éventuelles fuites d’informations sur le web sont prises en compte, et il n’est pas certain que les informations soient bien reçues par le destinataire.

Un autre point important sont les cas où les destinataires indiquent qu’ils n’ont pas reçu l’information. Cela suscite beaucoup d’inquiétudes et la solution la plus fiable était de rester derrière la machine consommatrice de papier et encre.

Différences entre le fax virtuel et le courrier électronique

Le réseau est très étendu pour l’acheminement de l’information. Le courriel mérite à son tour d’être inscrit dans le champ de saisie. Le destinataire dispose d’une adresse électronique suivie d’un arobase et d’un nom de domaine avec son extension respective, comme nomprénom@domaine.ext.

Cet aspect de l’adresse électronique devait être précisé dans tous les détails pour que les informations arrivent là où elles devaient arriver. Dans de nombreux cas, toute erreur pouvait faire en sorte que l’information se rende à une autre destination.

Le fax virtuel contient une adresse très similaire à l’adresse électronique, mais il est formé d’un numéro suivi d’un arobase, du nom de domaine et de son extension. Par exemple 0123456789@faxvirtual.ext. Cependant, d’autres paramètres manquent encore pour que l’information puisse être diffusée.

Le fax en ligne attend, tout comme la machine traditionnelle, la confirmation pour pouvoir être reçu par le destinataire. À cette fin, un double cryptage est créé par accord entre les parties pour crypter les informations de manière à ce qu’elles ne puissent être décodées et lues que par l’expéditeur et le destinataire.

Deux autres aspects font du fax virtuel la solution pour se débarrasser définitivement de l’appareil physique. L’une d’entre elles est le cryptage des informations dans des formats non éditables tels que .pdf, .tif et .zip, où l’expéditeur est mis au courant de toute modification qui pourrait avoir lieu durant le transit.

Et une autre option importante est l’accusé de réception, au choix de l’expéditeur. Cette option est contrôlée par l’expéditeur et est activée dès que le destinataire insère les données convenues dans le double cryptage. C’est ainsi que le système de fax virtuel renvoie un accusé de réception pour savoir que l’information a été reçue correctement.

Il est devenu vital dans le monde de l’informatique de créer et d’innover sur des solutions qui mettent fin une fois pour toute au consumérisme gaspillé qui existe depuis les années 1980. Sans négliger les demandes des utilisateurs qui réclament de nouveaux services.

Internet continue d’être alimenté par des stratégies de sécurité et s’engage à sauvegarder les informations jusqu’à ce que tout le monde ait l’impression que les données se déplacent en toute sécurité.

Un concept simple et innovant basé sur un algorithme de matching:

Contrairement aux sites classiques de comparaisons logiciels, matériels et services, Foxeet accompagne les entreprises en recherche de fournisseurs informatiques jusqu’à la mise en relation en prenant soin d’une totale adéquation entre fournisseurs informatiques et entreprises ayant un projet digital. Un algorithme réalise une première passe en analysant les besoins des entreprises, couplé à une analyse humaine de façon à vérifier l’adéquation totale entre le projet du client et les fournisseurs.

« Les sociétés d’informatiques prétendent en général pouvoir répondre à tous vos projets constate Thomas Spanier CEO de Foxeet, résultat, quand une entreprise cherche un prestataire / fournisseur dans un domaine spécifique, elle ne trouve pas nécessairement les fournisseurs experts du sujet. »


Signature électronique pour donner de la valeur au fax virtuel

La réticence à passer de la télécopie traditionnelle au fax virtuel s’explique en partie par le fait que les utilisateurs ne connaissent pas les conditions juridiques régissant l’utilisation des signatures électroniques pour donner de la valeur à un fax virtuel.

Dans le cadre du système d’envoi d’informations par fax virtuel, un aspect de grande importance est la sécurité. Il est nécessaire que l’information, même si elle n’est que sous forme numérique, soit dûment signée.

La légalité est un aspect important lors de l’envoi d’informations de la part des entreprises. Pour cela, il y a le pied de page, destiné à recevoir la signature électronique.

Une signature électronique et une signature numérique, est-ce la même chose?

À l’origine, la signature numérique est née lorsque est apparue l’idée de capturer la signature manuscrite en image. Une fois passé par quelques arrangements numériques, un fichier .gif ou .jpg de l’image a est créé et celui-ci devient un fichier à l’usage exclusif de son auteur. Toutefois, ce n’était pas un système fiable puisque n’importe quelle astuce informatique pourrait faire glisser cette signature à travers Internet.

Nous souhaitons faire la différence entre signature numérique et électronique parce que les deux sont très différentes. Cette dernière décrit un processus entièrement numérisé et le cryptage de ces données est rigoureux.

La signature électronique est une image générée à partir d’un algorithme informatique. Elle a un concept juridique particulier et sert à sauvegarder les informations. Elle utilise une signature manuscrite estampillée, mais elle est cryptée et stockée par un logiciel qui la compare à une signature existante dans le système biométrique.

Étapes de la création d’une signature électronique

1. Autographer la signature sur un système numérique, que ce soit avec un stylet, une souris ou même directement avec votre doigt.

2. Les données biométriques identifiées dans la forme physique et biologique de la signature sont enregistrées.

3. Les caractéristiques de la signature sont comparées avec le reste des caractéristiques déjà stockées dans le système biométrique et, si possible, elles sont étayées par la lecture de l’empreinte digitale, la reconnaissance faciale ou la voix.

4. La signature passe par un système de cryptage qui génère un mot de passe confidentiel via un processus mathématique. Il est donc impossible que la signature soit utilisé par un tiers car elle est non transférable et son justificatif doit être conservé avec soin.

5. Une fois que le fichier à envoyer a été créé, il est enregistré dans des formats non éditables tels que .zip, .pdf ou .tif. Il est signé électroniquement par l’autorité correspondante et envoyé selon un système de cryptographie symétrique.

Le système de cryptage de la signature sécurise le fax virtuel. Il génère une cryptographie symétrique par accord préalable entre l’expéditeur et le destinataire du message afin qu’il circule sur le réseau sans être décodé par des intrus et arriver à destination en toute discrétion.

Une attention particulière doit être accordée à l’utilisation de la signature électronique, car elle confère une validité et une fiabilité qui valident toutes les informations que contiennent le document.

Le système avancé de la signature électronique ou de la signature biométrique permet d’identifier le signataire et de relier toutes les données fournies à chaque fois qu’il est utilisé. Ainsi, l’on suppose que les données sont fiables et que le document est valide.

Gain de temps dans les soins hospitaliers, grâce au fax virtuel.

Le secteur des soins médicaux hospitaliers est l’un des secteurs extrêmement sensible au facteur temps. Les pratiques hospitalières d’urgence ou de routine signifient de nombreuses prises de décision et de validation qui exigent un nombre important d’heures de travail par jour de la part du personnel médical et administratif.

Dans certains cas, le temps passé dans l’industrie médicale est un facteur clé pour préserver la vie des patients. C’est pourquoi on estime que 90 % des établissements du secteur de la santé ont fait place à l’usage de fax virtuels.

De même, il a été démontré que son utilisation a permis de réduire de près de 89% le temps que les travailleurs consacrent à l’obtention de toute la documentation clinique préopératoire. Le fax virtuel est présent dans les macro-processus du travail propre et externe à l’industrie médicale.

Auparavant, lorsqu’un télécopieur traditionnel tombait en panne, la vie du patient pouvait être en danger en attendant la confirmation des mots de passe. En effet, les compagnies d’assurance doivent recevoir les documents à temps pour approuver la prise en charge du patient qui doit être admis en urgence.

Ensuite, les données préopératoires telles que les électrocardiogrammes, les listes d’allergies et les informations sur l’anesthésie doivent être transmises rapidement. Aujourd’hui, tout cela se passe presque en temps réel grâce au fax virtuel.

Des chiffres alarmants et des défis cliniques avec le télécopieur traditionnel.

Auparavant, faire fonctionner un télécopieur physique dans une clinique ou un hôpital était un défi. Voyons ces chiffres:

  • On estime que dans un hôpital de type III, en moyenne seulement 85% des fax sortants ont été délivrés avec succès, en utilisant des machines traditionnels.
  • Il y avait environ 150 fax ratés par jour, sans possibilité de changer le statut d’erreur.
  • Le personnel de l’assistance technique passaient presque dix heures à travailler sur la file d’attente des fax en panne.
  • Il ne se passait pas un jour dans les hôpitaux ou les cliniques, sans problèmes pour envoyer ou recevoir des fax par machine.
  • On estime qu’une personne sur quatre personnes a eu des complications en attendant un code d’urgence de la part des compagnies d’assurance.

Les avantages de la télécopie virtuelle dans les locaux médicaux.

Le fax virtuel a définitivement réduit le temps de travail dans l’industrie médicale et a ainsi amélioré de manière significative la qualité du service. Elle a également contribué à réduire le taux de complications médicales dans les salles d’urgence, puisque le pourcentage de fax réussies a atteint un 99,3 %.

Cela démontre amplement les avantages de l’utilisation de la télécopie virtuelle pour optimiser le temps et accroître la productivité des établissements des soins de santé.

Il est évident que le traitement des télécopies en ligne réduit les coûts, ce qui représente un autre avantage en éliminant les passifs comptables. Elle permet également de réduire les factures de téléphone à longue et courte distance.

La facilité d’utilisation du fax virtuel permet une rotation du personnel administratif de la clinique rapide et sans problèmes.

Fax virtuel et logistique de pièces détachées avec livraison en urgence.

La gestion de l’envoi et de la réception de fax virtuels joue un rôle essentiel dans l’industrie de la logistique.

Dans le monde de la logistique d’urgence, le fax virtuel est le système de communication idéal pour effectuer des envois ou des livraisons en temps réel, pour faire face à des situations d’urgence ou des incidents.

Les demandes urgentes de pièces détachées sont généralement effectuées par courrier électronique dans le cadre du système de fax virtuel.

Dès que les fabricants et/ou les fournisseurs de pièces reçoivent le fax virtuel avec cette commande, un processus est déclenché dans les stocks de l’entrepôt.

De même, la logistique aérienne ou terrestre (par avion ou par camion) est mise en place avec une série de confirmations ou de validations qui sont déclenchées, le tout par le biais du fax virtuel.

Dans l’industrie de la logistique de pièces non conventionnelles, la livraison d’urgence est utilisé par les principales firmes du monde entier.

À quoi ressemble un service de demande d’urgence par fax virtuel ?

Les entreprises de logistique qui fournissent des services de livraison express travaillent 365 jours par an (24/2h4, 7/7j).

Dès réception d’un fax virtuel par courrier électronique avec la commande d’urgence, les entreprises font immédiatement confiance à l’exactitude du fax et diffusent des informations logistiques.

Grâce aux informations contenues dans le fax virtuel, les étapes suivants sont réalisées : protocoles de confirmation des itinéraires critiques, validation des heures et des itinéraires, établissement de l’heure exacte de la récupération et de la livraison de la pièce et même des instructions avec des codes strictement confidentiels peuvent être fournies.

Le fax virtuel joue un rôle fondamental dans chacune des étapes pertinentes du processus d’envoi de pièces urgentes et exclusives.

Les envois importants sont toujours accompagnés d’une note de fax, c’est ainsi que fonctionne la logistique d’urgence.

Il ne peut y avoir ni pause ni interruption, et le télécopieur traditionnel a toujours accompagné ces livraisons d’urgence, mais souvent avec quelques retards.

Aujourd’hui, la logistique d’urgence est toujours assurée partout dans le monde, mais les fonctionnalités du fax virtuel garantissant la livraison rapides des pièces pour les entreprises du monde entier.

Dans les mouvements d’urgence, un retard n’est pas envisageable. De fait, grâce au fax virtuel qui fonctionne avec les protocoles d’Internet et les plateformes technologiques, l’information est connue presque en temps réel.

Cas de gestion de la logistique d’urgence avec le fax virtuel

1) Lorsque des ouragans de catégorie cinq ou plus se produisent, un volume important de la population affecté est privé d’électricité, et les autorités activent automatiquement l’achat de générateurs.

L’activité commerciale d’achat de ces équipements doit se faire dans l’urgence et c’est là que les entreprises de logistique aérienne et terrestre exploitent au maximum l’immédiateté de l’envoi et de la réception d’un fax virtuel pour minimiser les délais.

2) Lors de l’épidémie de grippe H1N1, il était nécessaire de distribuer les médicaments avec une extrême urgence dans les foyers d’infection et dans le contrôle de la logistique associée et de leurs confirmations de livraison, le fax virtuel est intervenu dans toutes ses modalités.

3) Dans les centres de données équipés de gros serveurs, les onduleurs ne peuvent pas tomber en panne et doivent être restaurés en quelques secondes pour éviter la perte de données critiques.

Dans ces cas-là, les protocoles d’achat et de transfert d’urgence sont activés, cette partie critique devant arriver en temps utile et le fax virtuel rentre en action.

L’achat de turbines, l’envoi de mots de passe pour réactiver les plateformes de communication, tout cela implique une logistique et le fax virtuel se distingue dans ces moments-là.

LA FACTURATION EN LIGNE ET LA TÉLÉCOPIE VIRTUELLE

La facturation en ligne est déjà une réalité pour de nombreuses entreprises en Europe. Des pays comme la France, le Portugal, l’Italie, l’Espagne et l’Allemagne sont des pionniers dans l’utilisation de ce nouveau système de facturation. 

Cependant, l’envoi et la réception de factures électroniques face aux cyberattaques est une préoccupation pour de nombreux entrepreneurs. C’est pour cela que la sûreté du service d’envoi et de réception de fax virtuels leur correspond et permet de répondre à leurs besoins.  

Il convient de noter que le système de facturation électronique repose sur le cadre réglementaire que l’Union européenne a formulé (B2G) pour que les entreprises adaptent leurs systèmes de facturation.

En ce sens, les fonctionnalités du fax virtuel dans la mise en œuvre de la facturation électronique permettent d’effectuer des transactions et d’échanger des documents électroniques B2B, B2G et B2C de manière sécurisée.

Le plan numérique 2025

La CEOE, la Confédération espagnole des organisations d’entreprises, a formulé un macro-plan pour promouvoir la numérisation des PME espagnoles.

L’un des objectifs de ce plan est de parvenir à la facturation numérique et à la mise en place de solutions ou d’outils technologiques pour la gestion des entreprises, et l’un d’entre eux pourrait être l’utilisation du fax virtuel.

Cependant, certaines PME ne sont pas conscientes de l’importance et des avantages de la numérisation.

C’est pourquoi, pour les fournisseurs de solutions de fax virtuel par e-mail, qui souhaitent tirer parti du Plan numérique 2025 en Espagne, ce manque de conscience, pourrait être une grande opportunité commerciale pour attirer de nouveaux clients, en offrant des services de fax virtuels, à l’essai ou en mode gratuit.

Protection de la réception des factures électroniques dans l’entreprise.

Les entreprises, lorsqu’elles échangent des factures électroniques, doivent mettre en place des outils de protection pour éviter les fraudes électroniques. L’un des services qui protègent ces informations est le fax virtuel.

Traditionnellement, les factures sur papier étaient envoyées et reçues par le biais du télécopieur.

Aujourd’hui, toutes les étapes du processus de facturation des entreprises (petites et moyennes) sont automatisés, car la facturation électronique et l’envoi du fax virtuel via le courrier électronique, sont très répandus.

Les conseillers en technologie émettent leurs évaluations sur la numérisation des entreprises, en fonction de la quantité de papier qu’ils utilisent. Et c’est précisément sur la base des résultats de cette évaluation qu’ils recommandent la mise en place de logiciels sécurisés pour l’envoi et la réception des factures électroniques de l’entreprise via fax virtuel.

Les fournisseurs de logiciels de fax virtuels et de facturation électronique ont compris que la compatibilité et la mondialisation de leurs fonctionnalités sont nécessaires, pour l’efficacité des mécanismes sécurisés dans les entreprises.

Le remplacement des pratiques de facturation manuelle et des télécopieurs physiques, bien qu’il puisse paraître controversé pour certains entrepreneurs, est une réalité pour l’envoi et la réception des factures électroniques des entreprises, ainsi que des devis et des impôts.