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Comment envoyer et recevoir un fax virtuel

Les technologies changent le monde et cela entraîne de nouvelles façons de faire pour atteindre les mêmes objectifs. Nous vous laisserons toutes les informations pour qu’il n’y ait aucun doute sur la manière d’envoyer et de recevoir un fax virtuel. Il s’agit d’un processus simple, rapide et sécurisé que tout le monde au bureau devrait connaître. 

Le fax virtuel traditionnel devait avoir toutes les informations sur papier et l’expéditeur et le destinataire disposaient d’une ligne téléphonique fixe, d’un télécopieur, d’encre et de plus de papier pour recevoir les informations. Avec le fax virtuel, tout est plus facile, il suffit d’être connecté à lnternet et d’avoir un fournisseur de courrier électronique à disposition. 

Comment envoyer un fax virtuel ?

La procédure est simple et rapide, ce qui vous permet de mettre des informations importantes entre les mains de l’expéditeur, où que vous soyez dans le monde et quand vous le souhaitez. 

En principe, vous avez besoin d’un fournisseur de services de fax virtuel pour accéder à une adresse électronique contenant les données requises. Ce sont ces informations qui permettent au courrier électronique d’être plus qu’un simple courrier électronique, mais de devenir un fax virtuel doté des propriétés de sécurité appropriées.

L’adresse que les fournisseurs délivrent se compose d’une série de numéros et d’un domaine de serveur de fax virtuel. Par exemple, 123456789@serveur.fax

  • Une fois que vous avez souscrit le service, vous pouvez accéder à l’application depuis votre ordinateur ou depuis le téléphone portable qui s’identifie avec le numéro de fax attribué.
  • Le courriel électronique aura un objet dans lequel il est habituel de placer la clé qui sera utilisée pour décrypter l’information, laquelle seul le destinataire doit connaître.
  • En pièce jointe, le fichier avec les informations que vous souhaitez envoyer et qui doivent avoir été préalablement enregistré sous un format non éditable : .zip, .pdf ou .tif
  • Une fois que le dossier fait partie des informations contenues dans la télécopie, il ne reste plus que cliquer sur « Envoyer ».
  • Un accusé de réception est envoyé une fois que le destinataire a accédé à la boîte de réception et clique sur le message,
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Comment en recevoir ?

Pour recevoir un fax virtuel, vous devez être abonné à une plateforme de service de fax virtuel, comme expliqué dans la procédure d’envoi.

  • En principe, vous recevrez la notification d’un nouveau fax dans votre boîte de réception
  • Le courrier est reçu en un seul clic sur le nouveau message
  • Pour ouvrir l’information, il faut la décrypter à l’aide de la clé envoyée par l’expéditeur
  • Suivez les instructions pour télécharger les informations sur l’ordinateur où elles doivent être reçues
  • Répondre de la même manière si cela est jugé nécessaire.

Les moyens pour envoyer et de recevoir de fax virtuel sont très simples et similaires à ceux que nous utilisons habituellement avec un courrier électronique ordinaire. Les petites différences sont marquées en ce qui concerne le fournisseur de services chargé de la sécurité des informations et la possibilité de protéger le téléchargement des fichiers reçus par un mot de passe.

Il existe déjà sur le marché de nombreuses entreprises de télécommunications qui offrent ce service, en faisant que les utilisateurs protège correctement leurs informations et soient toujours prêts à fournir une assistance en ligne si nécessaire.