Quelles informations doit contenir un fax ?

Les documents envoyés par fax sont souvent très longs et il est fort probable que vous ne soyez pas le seul à envoyer un fax à votre correspondant qui peut se retrouver avec divers documents dont il ignore l’origine et le contenu.

C’est pour cette raison qu’il est important de créer une entête pour que vos fax aient toute l’information nécessaire. C’est aussi un élément bénéfique lors de l’organisation de vos documents envoyés/reçus. Mais, que doit contenir une entête de fax ?

Information sur le client

Cela peut sembler futile mais il est très important d’indiquer à qui est adressé le fax. L’accès au télécopieur dans les entreprises est souvent ouvert à tous ou vous pouvez tout simplement vous tromper de numéro. En vous adressant concrètement à une personne, vous vous assurerez que le récepteur saura à qui le document s’adresse. Il est recommandable d’insérer tous les éléments de contact dont vous disposez : nom, entreprise, numéro de téléphone, courrier électronique, adresse…

Information sur vous-même

De même que vous avez besoin d’avoir les données de contact de vos clients, eux auront besoin des vôtres pour pouvoir vous contacter si besoin. Insérez dans l’entête votre nom, numéro de téléphone, mail et adresse.

Résumé

L’entête doit contenir un petit résumé de ce que contient le document. Commencez par la nature du document (facture, contrat, formulaire). En second lieu, inclure le nombre de pages (ainsi votre client saura à quoi s’attendre). Indiquer aussi si le fax est urgent ou attend une réponse est aussi une bonne option pour que le récepteur anticipe la marche à suivre.

Date et heure de l’envoi

Il est très important d’insérer la date et l’heure de l’envoi car le récepteur ne le lira pas forcément dès réception. Cette information vous permettra aussi d’avoir une preuve que le document a été envoyé à temps.

Conseils

Avec ces informations, vous pourrez créer une entête complète pour vos fax. Nous vous conseillons de rester bref dans cette entête : choisissez une police d’écriture lisible en format standard.

 

En utilisant le système de Faxvirtual vous pourrez insérer directement grâce à des mises en forme automatiques vos entêtes sur vos documents à envoyer. Contactez-nous vite à com@faxvirtual.com