Choix de la société de fax en ligne en fonction de vos besoins

L’année 2020 est arrivée et avec elle la nécessité impérieuse de choisir l’entreprise à engager pour utiliser le service de fax en ligne qui convient le mieux au mode de consommation d’un ou plusieurs utilisateurs.

Le changement de fournisseur de fax en ligne devient également un défi pour cette année. Il est notoire que les clients ou consommateurs du service de fax en ligne sont de plus en plus exigeants et demandent un service de qualité qui garantit le niveau de satisfaction souhaité. 

La compétitivité des entreprises de télécopie virtuelle 

Les fournisseurs de services de fax virtuel sont en concurrence les uns avec les autres et ont soigneusement défini les exigences des particuliers ou des entreprises, en les regroupant en fonction de la fréquence ou de la récurrence avec laquelle une télécopie en ligne doit être envoyée et reçue. 

Ainsi, cette industrie en plein essor des visages virtuels, a conçu des structures de coûts avec des tarifs compétitifs. Beaucoup de ces entreprises sont maintenant reconnues et pratiquent des tarifs très attractifs, tandis que d’autres sont un peu plus chers. La vérité est que selon les services que vous voulez affilier, les coûts augmentent ou non.

Voici la première information, étudiez et comparez vos besoins en fonction des coûts proposés par plusieurs sociétés de télécopie virtuelle et choisissez le forfait qui vous convient le mieux. 

Mais cela ne suffit pas, le besoin de télécommunications pour une personne peut être occasionnel, alors que pour une petite entreprise ou une grande société, il est constant. Ce secteur mérite donc une société de télécopie virtuelle qui offre un ensemble de services avec une perspective commerciale. 

Nous mentionnerons ci-dessous les aspects que vous devez prendre en considération lors du choix d’une entreprise pour couvrir vos besoins en matière de service de fax virtuel. 


Les aspects relatifs au choix correct de votre fournisseurs de fax électronique 

Il est presque impossible aujourd’hui d’effectuer une quelconque procédure dans la sphère professionnelle ou personnelle sans faire appel à une entreprise qui fournit le service de télécopie virtuelle ou électronique. 

Les aspects suivants doivent être étudiés et combinés afin que la prise de décision soit basée sur les caractéristiques réelles et disponibles sur le marché européen et que le rapport qualité/prix soit équilibré :

  • Coûts 
  • Coût de la transmission des télécopies virtuelles excédentaires
  • Taxes incluses ou exclues
  • Frais par rapport au nombre de pages (vérifiez s’il y a des frais supplémentaires ou cachés)
  • Contrats annuels ou mensuels
  • Modes de paiement

Sécurité 

  • Règles de confidentialité – envoi de fichiers (secrets)
  • Politiques ou réglementations en matière de protection des données 
  • Protéger le fax électronique par un mot de passe 
  • Incorporation des signatures électroniques 
  • Disponibilité de fonctions de suivi virtuel des fax
  • Traçabilité des télécopies électroniques

Essentiel

  • Envoi de télécopies virtuelles par courrier électronique
  • Plusieurs adresses de courrier électronique par compte de télécopie virtuel
  • Formats de fichiers, par exemple .PDF.DOC  
  • Stockage des télécopies (organisation et indexation) 
  • Télécopie virtuelle internationale
  • Disponibilité d’une application mobile pour Android ou iOs
  • Capacité de stockage dans le nuage
  • Mise à disposition d’un portail web avec une interface visuelle facile à explorer et intuitive

Soutien

  • Adresse électronique pour d’éventuelles suggestions ou plaintes
  • Support multi-utilisateurs et calendrier
  • Mise à disposition de tutoriels ou d’infographies
  • Configurations 
  • Le marquage virtuel des fax
  • Personnalisation de la première page
  • Planification ou programmation de l’envoi de fax en ligne
  • Mesure de la qualité des services
  • Délai pour recevoir l’accusé de réception
  • Délai entre la sortie de la télécopie virtuelle et la réception de l’accusé de réception
  • Robustesse de la plate-forme technologique
  • Période d’essai gratuite (simulateurs)