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Comment gérer ses fax pendant les vacances ?

Garder son système de fax par internet actif

Les vacances approchent et vous êtes inquiets à l’idée de manquer des fax pouvant être primordiales pour votre entreprise ?

Certes, il faut savoir prendre du recul et lâcher prise avec son entreprise durant les vacances, mais il existe des outils qui vous permettront de garder un œil curieux sur votre activité.

Comme nous vous l’avons déjà expliqué dans nos post précédents, le fax par mail facilite le quotidien d’une entreprise étant donné sa simplicité de gestion et sa capacité à s’adapter à la mobilité des employés d’une entreprise.

Pendant vos vacances, c’est pareil. Vous pourrez accéder à vos mails et donc à vos fax reçus sans que vous ayez à être présent dans les locaux de votre entreprise. Alors oui, vous serez sûrement au bord de la piscine ou à la plage et répondre à vos fax ne fera pas partie de vos priorités, cependant vous conserverez un œil attentif au fonctionnement de votre entreprise durant votre absence.

Les avantages du fax par internet lorsque vous êtes en vacances :

  • Vous ne serez pas surpris à votre retour par la quantité de fax en attente n’ayant pas été traités.
  • Vous aurez le temps d’anticiper vos réponses.
  • Vous pourrez garder un certain contrôle sur votre entreprise.
  • Votre retour au bureau sera moins brutal car inconsciemment sans même avoir réellement prêté attention aux fax reçus sur votre boîte mail, vous saurez plus ou moins à quoi vous attendre.

Appliquer l’option « ne pas répondre » pour décrocher pleinement du boulot

D’un autre côté, les vacances sont également synonymes de « décrochage » totale avec votre entreprise. Il existe donc une formule avec le fax virtuel appelé « ne pas répondre » qui indiquera à la personne ayant envoyé le fax, que vous ne l’avez pas reçu. Il comprendra que vous n’êtes pas disponible et pourra vous recontacter plus tard. Il s’agit sûrement de la solution la plus adéquate qui évite de laisser penser à la personne ayant envoyé le fax qu’il y ait eu un problème dans l’envoi de son fax.

L’option « ne pas répondre » est également envisageable et applicable pendant les ponts, les jours fériés ou les vacances scolaires.

Ce sont deux possibilités offertes par Faxvirtal à partir de 2.99 €/mois qui vous permettront de garder le contrôle sur la gestion de vos fax.

Raisons pour envoyer un fax un par Internet

Vous connaissez déjà peut-être le service de fax par internet, mais si vous avez oublié certains détails, ce post est là pour vous les rappeler.

 Le service de fax par internet vous offre la possibilité d’envoyer et de recevoir des fax directement sur votre boîte mail. Le destinataire ne se rendra pas compte du système que vous utilisez, de même rien ne changera pour vous.

 Voici quelques unes des raisons de souscrire le fax virtuel de Faxvirtual :

  • Economie de papier : en recevant et en envoyant vos fax depuis votre boîte mail, vous n’aurez pas à imprimer tous les fax pour pouvoir les lire ou pour pouvoir les envoyer, ils seront juste enregistrés dans le dispositif depuis lequel vous envoyez vos fax. Ajoutez ensuite la pièce jointe comme s’il s’agissait d’un document normal, puis n’oubliez pas d’ajouter l’adresse (numéro de fax du destinataire suivi de d’un code que nous vous donnerons au moment de la souscription, par exemple : 99999999@…) et enfin l’objet du fax. La procédure est exactement la même que lorsque vous envoyez un fax traditionnel. Vous n’aurez plus à cumuler les tonnes de papiers gâchés, car vous imprimerez seulement ceux dont vous avez besoin.
  • Economie d’encre : les prix des cartouches d’encre sont souvent exorbitants, qui ne serait donc pas intéressé pour économiser ses dépenses en encre ? Vous avez déjà un nombre important de documents à imprimer tous les jours, c’est pourquoi vous n’avez pas besoin de vous encombrer avec des fax inutiles. Les fax se recevant comme de simples mails, vous pouvez choisir quels sont ceux que vous souhaitez imprimer.
  • Economie de machine : le coût d’un système de fax par internet inclut uniquement l’achat d’un dispositif ayant accès à internet (ordinateur portable, mobile, tablette…), ce dont vous disposez certainement déjà. Un investissement qui sera quoi qu’il arrive plus rentable que d’investir dans une machine de fax qui occupe de l’espace et qui demande une maintenance régulière.
  • Mobilité et flexibilité : le fax par internet vous permet de recevoir tous vos fax sur tous vos dispositifs ayant accès à internet, et donc de les ouvrir n’importe où, n’importe quand. Vous n’aurez plus à repasser par votre bureau pour récupérer les fax en attente.
  • Commodité : vous ne dépendrez plus de l’envoi ou de la réception de vos fax. Ils seront stockés dans vos dispositifs et vous pourrez les gérer à votre convenance.
  • Sécurité : comme avec le fax traditionnel, vous recevrez un accusé de réception vous indiquant la bonne réception ou non de votre fax. La sécurité de l’envoi est garantie, il s’agit donc d’un système plus perfectionné qu’un simple mail.

Le fax est toujours d’actualité presque deux siècles après sa naissance…

Difficile de le croire mais l’ancêtre du fax a presque deux siècles. C’était en 1843 quand l’écossais Bain,  a conçu le principe de la transmission de documents écrits par le réseau télégraphique.

Les innovations qui ont suivi ce prototype ont été nombreuses et ont ainsi amélioré le système de fax.

Cet appareil avec son bruit si particulier et caractéristique, a été le moyen le plus efficace pour l’envoi de documents urgents. Toutes les entreprises disposaient ou disposent d’un système de fax dans un coin de l’entreprise. Cependant, l’arrivée d’internet a bouleversé les systèmes traditionnels d’envoi de documents d’une manière général, et donc pourquoi pas le fax ?

Le fax par mail est le moyen à la pointe de l’actualité numérique qui permet à votre entreprise de bénéficier du même fonctionnement qu’un fax traditionnel sans ses inconvénients. C’est facile, rapide et sans papier. Les seuls et uniques outils dont vous devez disposer sont un dispositif ayant accès à internet (ordinateur portable, tablette, IOS ou Android), une connexion internet et le document à envoyer.

 Le fax virtuel

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser le fax par mail, le plus difficile sans doute pour elles étaient de s’y mettre.

Les avantages du passage d’un fax traditionnel à un fax par internet mélangent les avantages du fax et de l’email :

  • Envoi et réception rapide
  • Accusé de réception, vous saurez sûr de la bonne réception ou non de votre fax.
  • Commodité : vous envoyez et vous recevez vos fax depuis votre boîte mail et indépendamment ce que qu’utilise votre interlocuteur.
  • Ecologique : plus besoin ni de papiers, ni d’encre.
  • Economique : vous ferez des économies en encre et en papier.
  • Ne nécessite ni entretien, ni maintenance

Faxvirtual vous offre un service complet de fax par internet à partir de 2.99 €/mois qui inclut : une réception illimitée de fax, 50 pages d’envoi de fax en cadeau de bienvenue et 5 adresses mails autorisées pour l’envoi. Si vous n’êtes toujours pas convaincu de cette nouvelle technologie, vous pouvez nous envoyer un mail à l’adresse com@faxvirtual.com ou nous appeler au 01 76 54 75 62.

En plus des avantages énumérés ci-dessus, le fax par mail s’adapte à votre mobilité si l’exercice de votre métier l’exige. C’est-à-dire que vous n’aurez plus à repasser au bureau après une journée de formation ou un déplacement pour récupérer vos fax, depuis votre téléphone vous pouvez y avoir accès comme un simple mail.

Après avoir lu ces informations, je pense qu’il vaut la peine d’être essayé. N’est-ce pas ? 🙂

Pourquoi ne pas envoyer vos fax par Internet?

Aujourd’hui, internet est utilisé pour exercer bon nombre d’activités : parler, acheter, vendre, demander un rendez-vous chez le médecin, souscrire à de services, consulter ses comptes… Et pourquoi ne pas également l’utiliser pour nos fax ? Vous ne savez jamais quand est-ce que vous aurez besoin d’en envoyer un et avoir accès à une machine fax depuis n’importe quel endroit n’est pas possible…

Faxvirtual t’offre la possibilité d’envoyer un fax à travers internet où et quand vous voulez, si bien que vous n’avez besoin que d’un seul dispositif qui vous permet d’accéder à votre boite mail. Le fonctionnement est simple et pratique dans la mesure où vous pouvez envoyer un fax depuis l’ordinateur du bureau, depuis votre tablette chez vous ou depuis votre téléphone portable quand vous êtes dans la rue ou en voyage.

Vous recevrez vos fax comme à votre habitude, il n’y a aucune différence aux yeux du récepteur. Votre destinataire ne remarquera pas que vous êtes en train d’utiliser un fax virtuel. En échange, vous devrez uniquement avoir accès à : internet, votre boîte mail et au document que vous souhaitez envoyer. Ce document, vous l’avez soit enregistré dans vos fichiers sinon une photo ou un scan feront l’affaire, ils sont disponibles sur IOS, Android ou Windows Phone si vous souhaitez envoyer un fax depuis votre téléphone portable.

Et maintenant, si vous voulez, vous pouvez essayer gratuitement sur notre site internet notre service afin de voir comment le fax par internet. Pour cela, vous devez seulement disposer du numéro de fax à qui vous souhaitez l’envoyer et du document à joindre au message. Notre système se chargera de le transformer en un fax traditionnel et de la correcte réception du fax. Soyez tranquille, nous vous enverrons un courrier de confirmation quand le fax aura été correctement reçu par le récepteur. Trois essais d’envoi se feront depuis le système de fax, si le fax du récepteur n’accepte pas sa réception nous vous enverrons un email si jamais le fax n’a pas pu être remis.

Si vous êtes déjà client et que vous souhaitez envoyer un fax par internet, n’oubliez pas d’insérer votre code secret dans le sujet du message, le numéro de téléphone récepteur dans « destinataire » et d’y joindre le document (en format PDF de préférence). Aussi facile que cela ne le paraît. Si vous avez toujours des doutes, n’hésitez pas à nous contacter, nous résoudrons votre problème le plus rapidement possible.

Comment envoyer des fax par Internet ?

Vous avez certainement été confronté au moins une fois dans votre vie au besoin d’envoyer un document par fax sans avoir les moyens physiques pour le faire. Avec le fax par internet, ce genre de problème n’existe plus, si bien que depuis votre bureau, de votre maison ou bien lorsque vous êtes  en train de déjeuner au restaurant, vous pourrez envoyer un fax.

Le fax par internet vous permet d’envoyer des documents de la même manière qu’un fax physique traditionnel, mais à condition que le dispositif utilisé pour envoyer le fax ait accès à internet et à votre boîte mail. En effet, vous devrez disposer du document à envoyer sur le dispositif utilisé, bien qu’aujourd’hui ceci ne pose pas tellement de problèmes : tous les documents que nous avons sont en format électronique et si ce n’est pas le cas, il est simple de le faire avec une photo et de la scanner grâce à des applications gratuites disponibles sur IOS et Android.

Une fois votre document en main accessible sur votre dispositif (mobile, ordinateur portable, tablette…), la seule chose qui vous reste à faire est d’envoyer un courrier électronique sans oublier d’indiquer le numéro à qui vous voulez envoyer le fax ainsi que votre clé de sécurité indiquée par faxvirtual comme sujet du mail. Si vous êtes déjà client et que vous avez des doutes sur ces deux explications, n’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions vous éclairer. Si vous n’êtes pas encore client, vous pouvez également nous joindre pour obtenir plus d’informations.

Comment envoyer un fax gratuitement ?

Si le fax par internet ne vous a pas encore convaincu et ne fait pas preuve de la fiabilité dont vous avez besoin, vous pouvez réaliser un essai gratuit à travers notre site internet. Si vous désirez envoyer un fax par internet gratuitement, vous avez juste à entrer sur notre page web et à cliquer sur l’onglet « Comment ça marche ? ».

En plus de son utilité dans votre entreprise, avoir un système de fax qui envoie des fax depuis n’importe quel lieu où vous vous trouvez et si je vous dis en plus que vous pourrez avoir un nouveau numéro en moins de 48 heures, sans quota de lignes et pour seulement 2.99 € par mois, il mérite d’être essayé. Il est important aussi de vous signaler que si vous disposez déjà d’un numéro de fax connu par vos clients, nous pouvons le porter avec le même quota et sans aucun coût de portabilité.