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Comment envoyer un fax par internet?

Internet a révolutionné le monde et il a changé, non seulement la façon dont nous communiquons mais aussi la façon de nous exprimer, informer et même de nous élever. Un mode de communication très commun qui apparut au XIXème siècle et est encore utilisé actuellement est le fax. Son inventeur, un écossais appelé Alexander Bain, commença par construire une machine très rudimentaire qui transmettait des images à distance très courte. Pour cela il utilisait une montre qui synchronisait le mouvement de deux pendules pour scanner, ligne par ligne, un message. Ses débuts n’eurent pas beaucoup de succès. Cependant, avec le temps, d’autres scientifiques continuèrent son projet et à la fin du XXème siècle, le fax révolutionna le monde communications, en particulier au sein des entreprises.

Aujourd’hui, bien qu’obsolète, la machine de fax fait toujours partie des grandes entreprises. Un fax transmet une information graphique et il est utilisé principalement par les petites et moyennes entreprises pour envoyer des information d’un endroit à l’autre : documents, notifications urgentes, photographies, etc… Les documents peuvent être en noir et blanc ou en couleur selon l’appareil utilisé.

Avoir une machine de fax représente désormais une dépense inutile. En effet avec la révolution de l’internet, il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises qui offrent le fax online, parmi elles se trouve Faxvirtual. Ce type de fax offre de multiples bénéfices et est très facile à utiliser.

 

Comment utiliser le fax par internet

Envoyer un fax virtuel est très simple. Il vous suffit d’utiliser votre adresse email habituelle. Si vous avez déjà un numéro de fax, vous pourrez faire la portabilité de votre numéro et continuer à l’utiliser. Si vous n’avez pas encore de numéro, ne vous inquiétez pas, nous vous attribuerons un nouveau numéro.

Donc, ce que vous aurez à faire est écrire un courrier électronique depuis votre mail, joindre le document que vous souhaitez envoyer en format pdf et indiquer le numéro de fax de votre destinataire suivi de @petitenote.com. Une fois le fax envoyé, vous recevrez une confirmation par email.

Il est recommandé d’envoyer les fichiers en format pdf afin d’éviter toute erreur dans la transmission. Si vous l’envoyez sous un autre format il est possible que le document ne soit pas envoyé correctement au destinataire.

Vous saurez que votre fax est bien arrivé lorsque vous recevrez la confirmation d’envoi. Si jamais le fax n’a pas été envoyé, le système vous l’indiquera.

Vous pouvez envoyer des fax à des numéros fixes nationaux et internationaux sans aucun problème et à moindre coût.

De la même façon, lorsque quelqu’un vous enverra un fax, notre système le convertira en document pdf et vous le renverra sur votre adresse email. C’est aussi simple que cela!

Le fax virtuel ne demande aucune installation de software additionnel, ni de ligne téléphonique, encre, machine, ou papier… Tout se fera de façon virtuelle et digitalisée.

Vous pouvez commencer à recycler votre vieille machine. Votre ordinateur ou votre portable la remplaceront et vous pourrez envoyer tous les fax que vous voulez n’importe quand et depuis n’importe où.

Le philosophe grec Heráclito dit une fois: Rien n’est permanent, sauf le changement”. Ses mots ont un impact très profond dans la société actuelle. En effet nous affrontons des changements permanents dans notre façon de vivre et de communiquer. Nous devons les accepter sans peur étant donné que les avantages qu’ils apportent sont nombreux. Le fax virtual n’est pas une exception. Il a évolué pour vous offrir un service plus commode et sûr. Unissez-vous à cette expérience et bénéficiez de nos services.

 

Pourquoi utiliser encore le fax dans cette ère technologique?

Le fax trouve ses origines il y a plus de 150 ans, mais son utilisation fréquente ne commença qu’il ya 50 ans, lorsque Xerox Corporation présenta la première version commercialisée de la machine de fax moderne sous le nom LDX ; cependant, celle-ci fut remplacée par une autre plus légère et facile à utiliser : le Magnafax Telecopieur en 1966.

Ensuite, à la fin des années 70, de nombreuses entreprises du monde entier, particulièrement le Japon, arrivèrent sur le marché du fax et c’est ainsi qu’une nouvelle vague de machines, plus rapides et efficaces, inonda le marché mondial.

Or dans notre ère technologique actuelle, de nombreuses personnes du monde entier continue à utiliser la machine de fax et la question qui se pose est la suivante : “pourquoi”?

 

Raisons pour lesquelles le fax refuse de disparaître

 

De nombreuses entreprises préfèrent envoyer leurs documents légaux ou leurs factures par fax car elles ont ainsi la certitude que personne ne les manipulera en chemin, ce qui garantit un service fiable. Le fax a un degré de légalité que le courrier électronique n’a pas. Il semble que dans le monde du gouvernement, judiciaire et commercial, le fax possède plus de légalité que n’importe quel courrier électronique et cela rend son utilisation indispensable.

Cependant le système d’envoi et de réception du fax s’est adapté aux nouvelles technologies. Internet a été pionnier dans le développement des communications et le fax n’y a pas échappé.

Avantages du fax par internet

Le fax par internet se base sur le même système de transmission de données que le fax traditionnel. Il faut une ligne téléphonique mais sans l’appareil traditionnel puisque ce dernier est remplacé par une plateforme web qui digitalise tous les documents et garantit ainsi une meilleure réception et une moindre distorsion dans l’envoi.

  • Coût bas. Jadis, avec la machine de fax, il fallait payer un coût élevé pour envoyer un fax: la facture d’électricité, l’encre et le papier. Le fax par internet vous offre le même service mais beaucoup plus économique et efficace.

 

  • Le fax par internet collabore avec l’environnement. La quantité d’arbres qui sont coupés tous les jours pour produire des choses, entre autres le papier, n’est un secret pour personne. Cependant, avec le fax par internet, vous réduirez en grande mesure l’utilisation du papier et notre planète vous sera reconnaissante.

 

  • Mobilité. Cela signifie que là où vous avez accès au courrier électronique, vous pouvez envoyer votre fax (depuis un mobile, une tablette, un smartphone…) Ces dispositifs se convertiront en votre nouvelle machine de fax.

 

  • Sécurité du Fax par internet. Pour ceux qui ont peur que le fax soit intercepté sur le réseau par une tierce personne, il existe l’encryptage qui offre une sécurité totale. Vous pouvez également compresser le fichier en format zip avec une clé de sécurité de façon à ce que, si quelqu’un rentre sur votre courrier électronique, il ne pourra pas déchiffrer le code du fichier et celui-ci restera confidentiel.

 

  • Le fax par internet reste légal. Envoyer un fax par internet est toujours légal. La seule différence est que vous n’aurez plus besoin de machine pour envoyer le document car tout sera digitalisé. Pour savoir si votre fax a été envoyé correctement, vous recevrez un accusé de réception. Cela vous donnera une sensation de sécurité et de fiabilité. Cette confirmation s’enverra  automatiquement après l’envoi de votre fax.

 

La technologie avance chaque jour pour nous faciliter le travail. Alors, bien qu’il soit vrai que la machine de fax n’est pas complètement obsolète, il est également certain qu’elle représente une grande perte d’argent et de temps. Cependant, utiliser le fax par internet vous donnera une sensation de satisfaction et sécurité. Il vous offrira aussi économie et rapidité. Nous vous invitons à le découvrir et à faire partie de nos clients. Vous ne regretterez pas!

 

Comment gérer ses fax pendant les vacances ?

Garder son système de fax par internet actif

Les vacances approchent et vous êtes inquiets à l’idée de manquer des fax pouvant être primordiales pour votre entreprise ?

Certes, il faut savoir prendre du recul et lâcher prise avec son entreprise durant les vacances, mais il existe des outils qui vous permettront de garder un œil curieux sur votre activité.

Comme nous vous l’avons déjà expliqué dans nos post précédents, le fax par mail facilite le quotidien d’une entreprise étant donné sa simplicité de gestion et sa capacité à s’adapter à la mobilité des employés d’une entreprise.

Pendant vos vacances, c’est pareil. Vous pourrez accéder à vos mails et donc à vos fax reçus sans que vous ayez à être présent dans les locaux de votre entreprise. Alors oui, vous serez sûrement au bord de la piscine ou à la plage et répondre à vos fax ne fera pas partie de vos priorités, cependant vous conserverez un œil attentif au fonctionnement de votre entreprise durant votre absence.

Les avantages du fax par internet lorsque vous êtes en vacances :

  • Vous ne serez pas surpris à votre retour par la quantité de fax en attente n’ayant pas été traités.
  • Vous aurez le temps d’anticiper vos réponses.
  • Vous pourrez garder un certain contrôle sur votre entreprise.
  • Votre retour au bureau sera moins brutal car inconsciemment sans même avoir réellement prêté attention aux fax reçus sur votre boîte mail, vous saurez plus ou moins à quoi vous attendre.

Appliquer l’option « ne pas répondre » pour décrocher pleinement du boulot

D’un autre côté, les vacances sont également synonymes de « décrochage » totale avec votre entreprise. Il existe donc une formule avec le fax virtuel appelé « ne pas répondre » qui indiquera à la personne ayant envoyé le fax, que vous ne l’avez pas reçu. Il comprendra que vous n’êtes pas disponible et pourra vous recontacter plus tard. Il s’agit sûrement de la solution la plus adéquate qui évite de laisser penser à la personne ayant envoyé le fax qu’il y ait eu un problème dans l’envoi de son fax.

L’option « ne pas répondre » est également envisageable et applicable pendant les ponts, les jours fériés ou les vacances scolaires.

Ce sont deux possibilités offertes par Faxvirtal à partir de 2.99 €/mois qui vous permettront de garder le contrôle sur la gestion de vos fax.

Raisons pour envoyer un fax un par Internet

Vous connaissez déjà peut-être le service de fax par internet, mais si vous avez oublié certains détails, ce post est là pour vous les rappeler.

 Le service de fax par internet vous offre la possibilité d’envoyer et de recevoir des fax directement sur votre boîte mail. Le destinataire ne se rendra pas compte du système que vous utilisez, de même rien ne changera pour vous.

 Voici quelques unes des raisons de souscrire le fax virtuel de Faxvirtual :

  • Economie de papier : en recevant et en envoyant vos fax depuis votre boîte mail, vous n’aurez pas à imprimer tous les fax pour pouvoir les lire ou pour pouvoir les envoyer, ils seront juste enregistrés dans le dispositif depuis lequel vous envoyez vos fax. Ajoutez ensuite la pièce jointe comme s’il s’agissait d’un document normal, puis n’oubliez pas d’ajouter l’adresse (numéro de fax du destinataire suivi de d’un code que nous vous donnerons au moment de la souscription, par exemple : 99999999@…) et enfin l’objet du fax. La procédure est exactement la même que lorsque vous envoyez un fax traditionnel. Vous n’aurez plus à cumuler les tonnes de papiers gâchés, car vous imprimerez seulement ceux dont vous avez besoin.
  • Economie d’encre : les prix des cartouches d’encre sont souvent exorbitants, qui ne serait donc pas intéressé pour économiser ses dépenses en encre ? Vous avez déjà un nombre important de documents à imprimer tous les jours, c’est pourquoi vous n’avez pas besoin de vous encombrer avec des fax inutiles. Les fax se recevant comme de simples mails, vous pouvez choisir quels sont ceux que vous souhaitez imprimer.
  • Economie de machine : le coût d’un système de fax par internet inclut uniquement l’achat d’un dispositif ayant accès à internet (ordinateur portable, mobile, tablette…), ce dont vous disposez certainement déjà. Un investissement qui sera quoi qu’il arrive plus rentable que d’investir dans une machine de fax qui occupe de l’espace et qui demande une maintenance régulière.
  • Mobilité et flexibilité : le fax par internet vous permet de recevoir tous vos fax sur tous vos dispositifs ayant accès à internet, et donc de les ouvrir n’importe où, n’importe quand. Vous n’aurez plus à repasser par votre bureau pour récupérer les fax en attente.
  • Commodité : vous ne dépendrez plus de l’envoi ou de la réception de vos fax. Ils seront stockés dans vos dispositifs et vous pourrez les gérer à votre convenance.
  • Sécurité : comme avec le fax traditionnel, vous recevrez un accusé de réception vous indiquant la bonne réception ou non de votre fax. La sécurité de l’envoi est garantie, il s’agit donc d’un système plus perfectionné qu’un simple mail.

Le fax est toujours d’actualité presque deux siècles après sa naissance…

Difficile de le croire mais l’ancêtre du fax a presque deux siècles. C’était en 1843 quand l’écossais Bain,  a conçu le principe de la transmission de documents écrits par le réseau télégraphique.

Les innovations qui ont suivi ce prototype ont été nombreuses et ont ainsi amélioré le système de fax.

Cet appareil avec son bruit si particulier et caractéristique, a été le moyen le plus efficace pour l’envoi de documents urgents. Toutes les entreprises disposaient ou disposent d’un système de fax dans un coin de l’entreprise. Cependant, l’arrivée d’internet a bouleversé les systèmes traditionnels d’envoi de documents d’une manière général, et donc pourquoi pas le fax ?

Le fax par mail est le moyen à la pointe de l’actualité numérique qui permet à votre entreprise de bénéficier du même fonctionnement qu’un fax traditionnel sans ses inconvénients. C’est facile, rapide et sans papier. Les seuls et uniques outils dont vous devez disposer sont un dispositif ayant accès à internet (ordinateur portable, tablette, IOS ou Android), une connexion internet et le document à envoyer.

 Le fax virtuel

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser le fax par mail, le plus difficile sans doute pour elles étaient de s’y mettre.

Les avantages du passage d’un fax traditionnel à un fax par internet mélangent les avantages du fax et de l’email :

  • Envoi et réception rapide
  • Accusé de réception, vous saurez sûr de la bonne réception ou non de votre fax.
  • Commodité : vous envoyez et vous recevez vos fax depuis votre boîte mail et indépendamment ce que qu’utilise votre interlocuteur.
  • Ecologique : plus besoin ni de papiers, ni d’encre.
  • Economique : vous ferez des économies en encre et en papier.
  • Ne nécessite ni entretien, ni maintenance

Faxvirtual vous offre un service complet de fax par internet à partir de 2.99 €/mois qui inclut : une réception illimitée de fax, 50 pages d’envoi de fax en cadeau de bienvenue et 5 adresses mails autorisées pour l’envoi. Si vous n’êtes toujours pas convaincu de cette nouvelle technologie, vous pouvez nous envoyer un mail à l’adresse com@faxvirtual.com ou nous appeler au 01 76 54 75 62.

En plus des avantages énumérés ci-dessus, le fax par mail s’adapte à votre mobilité si l’exercice de votre métier l’exige. C’est-à-dire que vous n’aurez plus à repasser au bureau après une journée de formation ou un déplacement pour récupérer vos fax, depuis votre téléphone vous pouvez y avoir accès comme un simple mail.

Après avoir lu ces informations, je pense qu’il vaut la peine d’être essayé. N’est-ce pas ? 🙂

Pourquoi ne pas envoyer vos fax par Internet?

Aujourd’hui, internet est utilisé pour exercer bon nombre d’activités : parler, acheter, vendre, demander un rendez-vous chez le médecin, souscrire à de services, consulter ses comptes… Et pourquoi ne pas également l’utiliser pour nos fax ? Vous ne savez jamais quand est-ce que vous aurez besoin d’en envoyer un et avoir accès à une machine fax depuis n’importe quel endroit n’est pas possible…

Faxvirtual t’offre la possibilité d’envoyer un fax à travers internet où et quand vous voulez, si bien que vous n’avez besoin que d’un seul dispositif qui vous permet d’accéder à votre boite mail. Le fonctionnement est simple et pratique dans la mesure où vous pouvez envoyer un fax depuis l’ordinateur du bureau, depuis votre tablette chez vous ou depuis votre téléphone portable quand vous êtes dans la rue ou en voyage.

Vous recevrez vos fax comme à votre habitude, il n’y a aucune différence aux yeux du récepteur. Votre destinataire ne remarquera pas que vous êtes en train d’utiliser un fax virtuel. En échange, vous devrez uniquement avoir accès à : internet, votre boîte mail et au document que vous souhaitez envoyer. Ce document, vous l’avez soit enregistré dans vos fichiers sinon une photo ou un scan feront l’affaire, ils sont disponibles sur IOS, Android ou Windows Phone si vous souhaitez envoyer un fax depuis votre téléphone portable.

Et maintenant, si vous voulez, vous pouvez essayer gratuitement sur notre site internet notre service afin de voir comment le fax par internet. Pour cela, vous devez seulement disposer du numéro de fax à qui vous souhaitez l’envoyer et du document à joindre au message. Notre système se chargera de le transformer en un fax traditionnel et de la correcte réception du fax. Soyez tranquille, nous vous enverrons un courrier de confirmation quand le fax aura été correctement reçu par le récepteur. Trois essais d’envoi se feront depuis le système de fax, si le fax du récepteur n’accepte pas sa réception nous vous enverrons un email si jamais le fax n’a pas pu être remis.

Si vous êtes déjà client et que vous souhaitez envoyer un fax par internet, n’oubliez pas d’insérer votre code secret dans le sujet du message, le numéro de téléphone récepteur dans « destinataire » et d’y joindre le document (en format PDF de préférence). Aussi facile que cela ne le paraît. Si vous avez toujours des doutes, n’hésitez pas à nous contacter, nous résoudrons votre problème le plus rapidement possible.

Comment envoyer des fax par Internet ?

Vous avez certainement été confronté au moins une fois dans votre vie au besoin d’envoyer un document par fax sans avoir les moyens physiques pour le faire. Avec le fax par internet, ce genre de problème n’existe plus, si bien que depuis votre bureau, de votre maison ou bien lorsque vous êtes  en train de déjeuner au restaurant, vous pourrez envoyer un fax.

Le fax par internet vous permet d’envoyer des documents de la même manière qu’un fax physique traditionnel, mais à condition que le dispositif utilisé pour envoyer le fax ait accès à internet et à votre boîte mail. En effet, vous devrez disposer du document à envoyer sur le dispositif utilisé, bien qu’aujourd’hui ceci ne pose pas tellement de problèmes : tous les documents que nous avons sont en format électronique et si ce n’est pas le cas, il est simple de le faire avec une photo et de la scanner grâce à des applications gratuites disponibles sur IOS et Android.

Une fois votre document en main accessible sur votre dispositif (mobile, ordinateur portable, tablette…), la seule chose qui vous reste à faire est d’envoyer un courrier électronique sans oublier d’indiquer le numéro à qui vous voulez envoyer le fax ainsi que votre clé de sécurité indiquée par faxvirtual comme sujet du mail. Si vous êtes déjà client et que vous avez des doutes sur ces deux explications, n’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions vous éclairer. Si vous n’êtes pas encore client, vous pouvez également nous joindre pour obtenir plus d’informations.

Comment envoyer un fax gratuitement ?

Si le fax par internet ne vous a pas encore convaincu et ne fait pas preuve de la fiabilité dont vous avez besoin, vous pouvez réaliser un essai gratuit à travers notre site internet. Si vous désirez envoyer un fax par internet gratuitement, vous avez juste à entrer sur notre page web et à cliquer sur l’onglet « Comment ça marche ? ».

En plus de son utilité dans votre entreprise, avoir un système de fax qui envoie des fax depuis n’importe quel lieu où vous vous trouvez et si je vous dis en plus que vous pourrez avoir un nouveau numéro en moins de 48 heures, sans quota de lignes et pour seulement 2.99 € par mois, il mérite d’être essayé. Il est important aussi de vous signaler que si vous disposez déjà d’un numéro de fax connu par vos clients, nous pouvons le porter avec le même quota et sans aucun coût de portabilité.